电算化财务档案管理存在问题与建议

郑 姣

(四川省水利科学研究院，成都，610072)

电算化财务档案管理存在问题与建议

郑 姣

(四川省水利科学研究院，成都，610072)

随着企业会计核算电算化的全面应用，会计电算化已成为当今企业会计管理工作的主要方式，由此产生了电算化财务档案，电算化财务档案有其自身的特点。本文分析了目前电算化财务档案管理工作中存在的主要问题与不足，提出了提高完善该项工作的对策、措施和建议，以期对电算化财务档案的管理工作提供参考。

财务档案 会计电算化 档案管理 建议

1 电算化财务档案的概念及特点

电算化财务档案，是指存储在计算机中的财务数据和计算机打印出来的书面等形式的财务数据。财务数据是指记账凭证、财务账簿、财务报表等数据，以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档及其他财务资料。电算化财务档案有以下特点：

1.1 电算化财务档案的存储范围有所拓宽

传统的会计档案是指围绕财务核算形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等一系列原始财务资料和会计核算结果纸质材料的分类保管和存储，会计电算化普及后，利用计算机财务软件，按照会计准则和电算化会计规则录入数据后，形成的电子化会计凭证、账簿和报表等数据与资料，以及为电算化提供运行环境的计算机系统软件，财务软件及其开发文档等内容，也是电算化财务档案管理中不可遗漏的基础内容。这无疑扩大了电算化财务档案的存储范围，为管理工作带来了一定的难度。

1.2 电算化会计档案需要一定的软硬件支持

传统会计档案具有直观可视性，人们无需借助任何技术手段可以直接看到会计信息，而存储在介质上的电算化财务档案必须依靠特定的计算机硬件和软件系统，通过授予权限才能查看。

1.3 电算化财务档案便于数据共享

企业通过建立内部小型局域网，可以实现财务数据的互查和共享。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，极大地提高了工作效率和服务能力。

2 目前电算化财务档案管理中存在的问题

2.1 相关法律法规及企业内的管理制度不够完善

目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》。到目前为止，我国还没有形成一个完整的电算化财务档案管理规范制度，既没有把电算化财务档案管理纳入财务人员岗位责任制中，也没有配备专人管理，导致电算化财务档案管理的归档工作处于无序状态；其次，企业内部管理手段落后，电算化财务档案不光存储于纸质档案上，财务数据还高度集中在磁盘光盘介质上。存储在磁性介质上的档案资料容易被损坏、污染、拷贝、篡改、遗失、销毁等，如何做好防潮、防尘、防火、防盗、防过期、防篡改、防病毒、防失密等方面的安全工作，是电算化财务档案管理系统有待解决的问题。

2.2 电算化财务档案的信息安全难以保障

电算化财务档案的信息安全问题分为物理条件安全与网络环境下的安全，电算化财务档案的安全管理对存储电子档案信息的库房、设备以及管理人员的工作环境等都有专业和特殊的要求。如库房的温度、湿度、防水、防火、防盗能力，有无监控系统；设备的防盗、防毁、防磁能力，电源的安全等都对电子档案信息的安全存在影响。而这些又与企业自身是否有严格的规章制度和操作程序是密不可分的。管理人员和利用者之间没有严格的操作与技术规程约束，应急处理预案的处理能力和管理人员是否具有专业的管理知识，这些都直接威胁到电子档案信息的安全管理。

在网络环境下由于计算机网络系统本身存在的安全隐患，如木马程序、黑客等，他们的不断出现严重威胁着电子财务档案的信息安全，这些威胁主要是因为系统的非法入侵，档案信息在存储和传输过程中会造成篡改、泄露和破坏等，使得档案的完整性、机密性、真实性受到威胁。

2.3 从业人员的业务水平和职业素养有待提高

随着会计电算化的普及，当今会计档案管理工作对工作人员的素质要求越来越高，不仅需要掌握专业的会计档案管理专业知识，还需具备会计电算化基础、计算机基本操作、计算机维修养护、故障排除和相关应用软件开发运用的能力。而目前财务档案管理人员业务水平普遍不高，计算机维护、网络管理人才匮乏，对档案管理工作的认识和责任感不高，容易发生因人为操作不规范、使用不恰当等原因造成的财务数据丢失与损坏。

3 做好电算化财务档案管理工作的建议

3.1 完善相关法律法规、建立健全企业内部财务档案管理制度

在电算化财务档案实际业务不断发展变化的时期，我们应当围绕现有电算化财务档案管理的法律法规，逐步丰富和完善相关的制度规范和法律措施。如考虑到电算化财务档案的归档范围是实行“双套制”归档，还是“双轨制”归档，网络上的不法分子恶意入侵电子财务档案，我们该怎样追究法律责任，另外监督和检查工作由哪个部门管理等等。电算化财务档案的指导性办法和强制性法律要加以区分，法律和法规双管齐下，从政策措施和实施细则入手，陆续出台一些针对电子财务档案管理的具体办法，这样电子财务档案管理的相关法律法规就不是简单地局限在理论层面，在可操作性上也有了很大的空间。

就企业内部而言，应当制定以《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》等法律法规及文件规定为依据，结合企业自身实际的企业财务档案管理制度，做到制度管人管事，明确岗位和责任人，不断建立完善电子财务档案管理的各项制度，如归档制度、定期备份制度、保管制度、查阅和复制登记制度、多用户分权限调用制度、销毁制度、立卷制度、岗位责任制度、磁性介质保管制度、移交制度等，通过完善相应的制度最大程度地做好电算化财务档案的管理工作。

3.2 多策并举保障电算化财务档案的信息安全

电算化财务档案的物理安全保障应着力于基础环境建设，包括基础设施、硬件环境和人为环境建设。基础设施和硬件环境建设主要是为了保护档案信息的实体安全，包括网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾和其他环境事故的破坏，档案数据的“双套制”归档是有效的措施之一。所谓“双套制”就是将电算化财务系统生成的财务资料数据进行双备份，即同时制作两套相同档案分别保存于两个不同的地方。而人为环境建设主要是加强档案管理人员的安全意识和责任感，落实制度、积极防御，从思想上充分认识到电子档案信息安全保障的重要性。

网络环境下，电算化财务档案的信息安全保障主要依靠技术的不断升级，如加密技术、数字签名、身份认证、防火墙等。在这些现代技术的应用上，信息加密，是保护网络内数据信息和文件的口令以及控制数据信息的传输，确保数据信息不被非法公开。信息认证，在利用过程中进行身份验证，验证接收电子文件的数字签名，确保电子文件的完整性和真实性。信息备份和恢复是防止信息丢失和失真的补救措施，做到有备无患从而保证系统安全、完整运营的高度统筹规划。

3.3 提高财务档案管理人员的素养

相比传统的财务档案管理，电算化财务档案需要的不仅仅是传统意义上的财务管理模式，还需要精通计算机的专业人才，对软件硬件及管理系统进行日常维护。因此，企事业单位应加强人员素质建设，针对电算化财务档案的特点，培养一批有相应素质的复合型人才。

各单位还应不断进行工作人员的业务培训，加强工作人员的道德品质建设，这样才能尽量减少财务管理的不确定因素，才能确保电子财务档案系统的安全不受人为因素的威胁。

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