上海财经大学云让校园文档管理更灵活

陶晋

随着云技术的发展，私有云存储成为学校校园数字化建设中文档管理的最佳选择。它能够有效控制数据及其安全性，可根据自己的需求特点，部署特定的安全策略，还能与学校的教学系统平台等第三方资源进行整合。我们将该私有云存储系统部署在安全数据托管中心，当学校师生访问该资源时，不会受到网络不稳定等因素的影响，能提供较高的服务质量。另外相对公有云而言成本较低，可免费给学校师生提供长期服务，在部署方式上也更为灵活，能更好地适应学校现有的软硬件架构体系。

文档管理现状

上海财经大学现有院系及某些部门机构的文档管理一般分两种模式，一种即原始的通过FTP文件服务器进行管理，在安全管理及多用户协作方面存在问题。另一种是部署SVN等服务器，可对文档进行多版本管理和多用户的协同操作，但是缺少在移动办公、即时沟通、随时分享等方面的功能，也不能根据学校现有的组织架构进行分配，建立灵活的教学科研等项目小组。而且这种版本控制软件比较专业，在使用规模上难以大规模推广，很多教师学生需要一个直观且容易使用的平台，来满足各种文档管理的需要。

校园“云”协作总体构思

针对以上问题，我们在上海财经大学校园网文档管理中设计了新的解决方案，提出私有云协作的概念。它是一个文件协作管理系统，通过整合组织架构和灵活的项目小组，给学校师生提供一个以文件为中心的工作学习协作平台。

我们设计的系统支持多类型终端。其中网页主要提供文档管理与查看、信息沟通和系统管理功能；PC客户端提供了文件同步上传和下载功能；移动终端APP提供文件查看和共享、信息沟通；微信企业号提供信息推送和文件浏览功能。上述文档包含了所有历史版本信息，哪个用户什么时候修改的，相关用户都能方便地进行查阅。

我们建设的私有云文档协作系统整合了组织架构和项目小组的协作模型，提供了高效便捷的文件共享与工作协同。该系统本身提供了全方位的安全保障机制，数据的传输和存储采用了高级数据加密技术，防止数据泄密。实现了多级细粒度权限控制，按需保护数据。可视化的文档工作区权限依次分为：公共空间-我的院系部门-负责及参与的小组-个人空间等多种形态，帮助学校打造专属的可控文档管理中心。

我们将私有云文档协作系统按功能分成了五个模块：File Management（文档管理），File Sharing（文档共享），File Collaboration（文档协作），File synchroniztion（文档同步）和System management（系统管理）。

1.文档管理包括了文件上传、文件下载、在线预览、全文搜索、文件管理、版本控制等功能。其中版本控制会对系统中所有文档进行版本管理，用户可通过网页端查看某文档的所有历史版本，包括每个版本号、修改人、修改时间，且可对每个版本进行预览、下载和删除操作。同时用户也可通过PC端的文档版本同步工具设置本地的一个同步文件夹，设置好自动同步的时间间隔，然后系统会自动将云端的所有文档同步到本地，如果本地文档有修改也会自动将本地文档同步到云端，因此用户只需在自己的电脑上对文档进行维护，然后由版本同步工具自动同步，其他用户可在云端查看到此文档的修改。

2.文档共享包括文件和文件夹的共享、部门及项目小组的共享、共享权限控制和外链分享等。其中文件共享是指用户可通过网页端和移动端APP共享文件，用户可通过网页端对文档进行内部分享，即分享给系统中公共空间（所有用户）或指定的部门和项目小组；而通过移动端APP，用户则除了内部还可以进行外部分享，包括QQ、微信与邮件分享，可以很方便地将文档分享给自己的同事、同学、好友。外链分享指分享人可通过外链方式，将私有云文档协作系统中的文件进行对外文件分享，可对外链的有效期、访问密码及下载权限进行设置，同时也支持通过邮件分享该外链的URL。

3.文档协作包括任务管理、即时消息发送、基于文件的讨论、通知推送等。其中通知推送指协作项目团队、部门和公共空间中的每个工作进展（包括文档的添加更新和成员的更新）都会推送到移动端APP，以便相关用户能第一时间掌握信息。同时考虑到微信的日益普及，上海财经大学微信企业号的师生用户数已有16000多人，普及率超过95%。因此在设计本系统时将通知推送功能集成到了学校的微信企业号中，通过建立消息型应用和配置自定义菜单，在移动端APP收到的消息通过微信同样能接收，方便部分没有安装APP的用户及时获取消息。即时消息发送指部门和项目小组成员可通过在组织内发送消息交流。

4.文档同步包括实时和差量同步、断点续传和文件秒传等功能。我们根据服务器上文件的MD5标识，只要存在相同文件内容，就可实现秒传。不仅节约同步时间，也节省带宽和存储空间，因此在服务器端重复文件只保留一份。

5.系统后台管理模块包括组织架构管理、权限角色定义、空间配额配置、审计日志和系统回收站等。系统后台管理主要由管理员在网页端进行控制，由于我们的认证采用与现有AD认证服务器对接的方式，因此所有用户的组织架构信息会自动从AD进行同步。

部署上，系统支持跨区域分布式云存储和集群部署，在代码层面实现了Node Manager和Metadata Manager，可通过系统配置灵活地增减系统的节点服务器，进行负载均衡，避免单点故障的发生。

校园“云”协作的整合扩展

面对大量非结构化文档，为了方便用户快速搜寻到相关文件的位置，在私有云协作系统中，整合了文本挖掘过程中的预处理分词技术。在具体选用中，我们选择了IKAnalyzer这个开源的基于Java开发的轻量级中文分词工具包，它包括IK AnalyzerForLucene接口单元、IK Segmentation主分析器、词元处理子单元、词典配置管理模块和扩展配置管理单元这几个模块。

我们还在该私有云文档系统内部集成了对学校Blackboard教学软件平台的支持，该平台是以课程为中心的网络教学环境，在国际国内各高校有着广泛的应用。通过扩展Blackboard的BuildingBlock，实現了校园教学网和文档协作系统的整合。可以方便地将文档系统中的教学资源课件及课程视频等文档发布到教学网相关课程中；通过在BB中增加模板，也可将教学系统中的文档同步到文档协作系统中去。通过系统整合，提升了学校教学信息化的整体水平，同时也方便了学校和院系加强教学质量监控。

我们在整合过程中使用了Building Block开发组件，该组件可实现Blackboard与外部系统的集成。它能作为课程和用户工具集成到课程首页和课程用户工具面板中，也能作为系统管理员工具集成到系统管理员面板中。组件本身基于servlet，提供可扩展API，支持热部署，可以方便地在当前系统增加集成功能。BuildingBlock组件还与外部系统间架设了桥连接，反过来也实现了通过调用Web服务在文档协作系统中来引入Blackboard内容。

经过私有云文档协作系统的建设和投入使用，学校人事处及科研处等职能部门与院系已经将文档管理的任务放在了本系统中，通过配置文档工作区权限，将部门及全校公开文档分别设置，相关人员可方便地在自己空间中查询到对应文档，比之前单一通过文件服务器来管理的模式要方便有效得多。在本系统中我们已经整合了文本挖掘技术，整合了教学软件平台及移动微信企业号功能，之后将会把它进一步推广成一个综合的文档协作管理平台，所有的文档都能在系统中进行操作和管理。