科研院所档案管理信息化建设模式的思考与探索

马昌燕

(福建省农业科学院 350003)

科研院所档案管理信息化建设模式的思考与探索

马昌燕

(福建省农业科学院 350003)

随着社会信息化快速发展，档案信息化建设也越发迅猛发展。该文从科研院所档案管理信息化的意义和优势进行阐述，分析建设中存在的主要问题，并提出关于科研院所档案信息化管理的几点建议。

科研院所；档案管理；信息化建设

科研档案作为科研院所在各项科研活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录，是国家和社会的宝贵历史资源，具有巨大的服务社会、服务实践的价值。随着信息技术与社会生活的深度融合，信息技术已经在各行各业发展中留下了深深的烙印。同时，科学技术作为第一生产力对于经济社会发展的贡献率越来越大。在党的十八届六中全会中提出了“五大发展理念”，其中“创新发展”排在第一位，意味着创新对于建设国家创新体系和全面建成小康社会意义重大。科研院所对于转变经济发展方式和挑战经济结构中的支撑引领作用不断加强，在全面推进创新型国家建设中，需要科研院强大的科研综合实力，才能厚实国家创新的坚实基础。提升科研院所的综合实力，档案管理是重要环节，科研档案作为科研人员在各项科研活动中形成的各种形式的原始记录，对于科研活动的深入开展具有重要的作用。由此，实现科研院所档案管理信息化是发挥科研档案价值的必由之路。2016年4月1日，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，把档案作为国家基础性战略资源，并提出“档案管理信息化”的发展目标，明确了在“十三五”期间我国档案管理事业的基本任务。档案信息化对丰富和优化科研院所档案馆藏，提高档案公共服务能力，建设档案信息资源共享服务平台，增强科研院所档案工作的社会影响力，促进科研院所各项功能的发挥具有重要的现实意义和深远的历史意义。如何实现科研院所档案信息化并使之更好地服务社会、服务实践、服务科研创新工作，是科研院所档案管理现代化必须着力思考的现实问题。基于此，本文开展对科研院所档案管理信息化建设模式的思考和探索。

1 科研院所档案管理信息化的意义和优势

科研院所档案管理信息化是档案管理现代化的基本走向，体现档案工作的发展方向和趋势。在当前各行各业深度嵌入信息化的环境下，科研院所档案管理信息化、智能化是增强档案利用效率、实现档案价值再创造的有效手段。随着大数据技术、云计算的发展和大量电子档案的生成，档案管理信息化已成为科研院所档案管理的形势所需、发展所求，通过信息技术对档案的整合、挖掘和价值再造，将更好地实现科研院所档案服务社会的功能[1]。可见，当前档案管理信息化是一项紧迫而重要的任务。

1.1 科研院所实现档案管理信息化的意义

在整个社会步入信息化的进程中，科研院所档案管理仍然采用有纸化的人工服务模式，那么，其服务效率的低下以及服务范围的狭窄将为社会各界所诟病。信息化是现代社会最为显著的特征，并深刻改变了人们生活、工作和学习的范式，办公自动化和信息化已经实现。由此，科研院所档案管理信息化是档案事业适应时代和社会发展要求的必然选择，也将会给档案管理带来意想不到的效果。

1.1.1 实现档案管理的便捷化 在传统科研档案管理实践中，需要档案管理工作人员以手工的形式对各种形式的科研档案进行收集、整合、编辑、管理、查找利用，随着科研院所的发展，科研档案的数量以爆炸式的速度在增长，对于以手工形式进行档案管理的模式将是难以估量的挑战。实现信息化管理之后，只需要在存储之前将文本档案转换为电子档案即可，数据信息一经存储之后，可以反复利用、实时共享，在档案整理归类、查找利用时，也可以通过信息技术快速找到，大大提高了利用效率和工作效率。

1.1.2 实现档案查询的高效化 在传统手工形式的科研档案管理实践中，必须做好档案分类工作，否则要精确查找某一份档案，必然费时费力，难以找寻。实现档案管理信息化之后，只需要在数据录入时做好备注，就可以通过计算机的检索功能进行查询。此外，即使没有做好备注，也可以通过模糊查询、组合查询和分类查询等形式来查找所需要的档案信息。可见，档案管理信息化大大简化了查询程序，减少了工作人员的工作量，使工作人员有更多的时间进行档案信息的价值再造。

1.1.3 实现档案服务的效益性 在传统科研院所档案服务实践中，过分注重内部服务的职能，这与纸质档案本身的易损性、不易保存性、不可再生性有关。然而，档案的真正价值应该是服务社会，满足各类客户的需求。档案管理信息化之后，可以通过档案服务共享平台拓展服务空间，满足多元化利用需求。使档案不再是用于保管，而是作为一种信息资源转化为现实的生产力。同时，通过大数据、云计算等技术对档案信息的挖掘、整合和开发，将最大限度地提升档案信息的利用价值，发挥其经济效益和社会效益，进而提高科研院所的整体竞争力。

1.2 科研院所档案管理信息化的优势分析

信息技术之所以能够在全世界范围内得到广泛普及，并成为变革世界的关键性资源，必然具有其独特的优势。必须看到，信息技术在科研院所档案管理信息化实践中具有空间存储、便于维护和便捷运用等方面的优势。

1.2.1 空间存储优势 在科研院所各项业务快速发展的过程中，传统的纸质档案的数量快速递增，这就需要越来越多的空间来进行储存。然而，在将有纸化档案转换为电子化档案之后，只需要借助硬盘、光盘等存储载体就可以实现对爆炸式增长的档案进行保存。而这些储存载体体积小、容量大，不占用大量的空间，具有难以想象的空间存储优势。

1.2.2 便于维护优势 纸质档案对于储存环境的要求较高，要想实现长期保存，必须要避免受潮、虫蚀、风化、火灾等，这就需要投入较大的维护成本。此外，纸质档案在利用过程中被反复查阅，难免造成破损，也不利于维护和保存。而档案管理信息化却能有效解决这些问题，通过信息手段查阅档案，可以减少对原件的损坏，通过将档案存储在硬盘、光盘、网盘中，更加便于维护，也不需要过分担心受潮、虫蚀等问题[2]。

1.2.3 便捷应用优势 手工形式管理优质档案文件，对于检索、查询都是很大的挑战，对于档案利用更是带来不便。信息化管理之后，这些问题都将迎刃而解，尤其是在进行电子归档之后，检索更加便捷化。同时，信息化档案管理在嵌入大数据技术之后，在开发出档案管理信息平台之后，客户足不出户便可以实现对档案的查阅和利用，有效达成科研档案服务社会的价值。

2 科研院所档案管理信息化建设中存在的主要问题

档案管理信息化是一个动态发展的概念，是以信息技术为工具，需要人力、物力和财力相结合的过程。科研院所档案管理信息化是档案事业发展的必然趋势。但是，在档案管理信息化建设实践中，不仅仅是资金的投入，更需要人才队伍建设和新技术开发利用等多种要素。正是基于此，在科研院所档案管理信息化建设中，存在着诸多问题。

2.1 建设理念滞后与模式脱节问题

当前，一些科研院所档案管理理念还停留在：档案有空间储存，存入借出有记录，避免档案被损坏。所以，在档案管理实践中，只需要设立综合档案室，将档案存放于集中的地点即可。然而，这样的做法，实际上导致了档案管理整体上的零散无序状态，不利于对档案的整合利用。虽然有专人管理，但责任落实不明确，职能分工不明确，致使在管理中极其容易出现混乱、丢失或者损坏等情况，不利于档案的保存。此外，纸质档案不利于对档案信息进行价值再造。

2.2 队伍建设缺位与管理模式落后问题

马克思主义认为，人是生产力诸要素中最为活跃的要素。在信息化时代，人才资源是关键性和决定性资源，实现档案管理信息化最重要的是人才问题，要求这些人才必须掌握专业化的信息技术知识和技能，有能力开展对信息设备的维护、信息数据的开发、信息系统的更新等等。同时，还要求档案管理人员具有先进的管理理念和方法。然而，从当前科研院所档案管理队伍来看，信息技术、信息素养的短板明显，一些科研院所档案室甚至没有配备专业信息化人才，往往导致引进的现代信息设备闲置，档案管理信息化现状不容乐观。

2.3 建设设施不足与水平较低的问题

信息化的发展，衍生出诸如办公自动化、电算化、电子文档、视频资料等一系列文件，也实现了科研档案形式的多元化，尤其是在科研新设备投入使用之后，所生成的结构化、非结构化甚至半结构化的数据档案与日俱增。因此，如何储存、管理和应用这些档案信息，对科研院所档案管理工作提出了更高的要求。因此，要更新管理理念和模式，强化信息技术对档案管理的嵌入，建构现代化的档案管理信息系统。然而，由于一些科研院所负责人信息意识不强，在信息化基础设施方面的投入力度不足，导致档案管理信息化水平偏低，虽然配置了计算机、打印机、扫描仪等相关设备，但只是停留在简单的数据处理上，在数据共享、互联网运用等方面利用率偏低，致使科研院所大部分纸质档案只能躺在档案室里，不能物尽其用。

3 科研院所档案管理信息化的探索

科研院所本身就是科学技术的“代言人”，科学技术应用能力强，人才聚集优势明显，在实现科研院所档案信息化的实践中，不应该存在理念滞后、人才缺乏、水平较低的问题，但由于主客观原因的存在，致使这些问题长期存在，极大地阻碍了档案管理信息化的进程。对此，必须结合实际，立足当前，着眼长远，在基础设施建设、信息化标准体系、人才队伍建设等方面进行推进，努力建设好档案信息化的系统工程。

3.1 加大基础设施投入，筑牢基础环节

俗话说：“工欲善其事，必先利其器”。基础设施是科研院所信息化建设最重要的“器”，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，是不可或缺的基础条件。对此，科研院所必须从加大资金投入力度，购买和配备数字化设备，包括计算机、打印机、扫描仪等的更新换代升级，以及引进数字档案管理系统等，使档案室信息化设施得到完善，档案信息化水平得到提升。同时，要建设档案信息网络系统，网络是信息化的基本特征，只有建成规避“信息孤岛”、互联互通的网络系统，才能实现档案信息化整体效益的最大限度发挥。

3.2 抓好三大发展主线，厚实核心环节

在科研院所档案管理信息化实践中，必须要抓好三条发展主线，即电子文件管理系统、室藏档案数字化、档案信息网络服务，只有这三个方面做好、做实，档案管理信息化建设才算基本成形。所谓的电子文件管理系统，就是对传统的纸质档案进行电子档案的转换工作，做好电子档案的收集、鉴定、著录和归档等工作，实现档案信息存储的数字化。同时，对于那些具有重要价值的纸质档案，要实行电子档案和纸质档案保存的双轨制。所谓的室藏档案数字化，即是指重视档案室档案管理的数字化工作，实行档案处理的计算机化，有计划、有步骤地对传统纸质档案进行数字化采集和录入工作，将所有的档案都归档到档案数据库中。所谓的档案信息网络服务，即是抛弃传统档案只对内服务的弊端，开发档案信息资源，面向社会服务，强化信息共享，建设档案信息管理网站，完善网站功能，让客户在遵守一定规则的情况下通过网站即可查阅自身需要的档案，并合法地利用档案信息资源，实现档案管理的规范化和现代化[3]。

3.3 培养专业人才队伍，紧抓关键环节

人才队伍是科研院所档案管理信息化的关键性资源，必须要做好人才引进和人才队伍培养工作，打造一支符合档案信息化发展需求的专业化、高素质人才队伍。对此，在人才队伍引进过程中，要选拔具有档案学基础理论，熟悉档案工作规律，掌握信息处理技能的复合型人才，让人才在档案信息化建设中有用武之地。同时，加大对档案工作人员的培训力度，开展信息技术知识、网络化技术知识和现代管理技术知识的常态性培训，增强从业人员的信息素养和信息素质，提升其信息整合、信息挖掘和社会服务能力，为科研院所发展服务，为社会发展服务。

4 结语

科研院所档案信息化建设势在必行，必须大力推进，才能彰显科研档案信息在我国创新型国家建设中的关键性作用。对此，必须认真分析科研院所档案信息化建设的重要意义和优势，审视当前科研院所档案信息化建设中存在的问题，把档案信息化工作作为科研院所各项事业发展的关键性环节，认真规划、因势而动、顺势而为，以强有力的措施提升科研院所的档案信息化管理水平，让档案管理更好地服务社会、服务实践、服务发展，以档案管理信息化促进科研工作高效化、科研成果丰富化，确保科研档案信息在全面建成小康社会中创造更大的经济效益和社会效益。

[1]王莉芳,汪洁,辛红霞,等.农业科研单位档案管理探索与实践——以江苏省农业科学院为例[J].档案与建设,2013(10):67-69.

[2]赵丹丹.农业科研院所档案管理信息化建设研究[J].农业图书情报学刊,2015(4):52-54.

[3]刘丽丽.科研单位档案信息化建设存在问题与对策研究[J].兰台世界,2013(S4):64-65.

(责任编辑：黄金泽)

Thought and exploration on the informatization construction of archives management in research institutions

MA Chang-yan

(FujianAcademyofAgriculturalSciences,FujianProvince350003)

As the current society, the informatization construction for archives is developing quickly. In this study, the significance and advantages for informatization of archives management in research institutions were introduced, the main existing problems in the construction were analyzed, and then several suggestions were put forward.

Research institution; archives management; informatization construction

2017-04-05

马昌燕，女，1977年生，馆员。

10.13651/j.cnki.fjnykj.2017.04.026