浅谈档案标准化工作

刘 敏，尤靖怡，孙毓函

（中国船舶重工集团公司 第七〇四研究所，上海 200031）

浅谈档案标准化工作

刘 敏，尤靖怡，孙毓函

（中国船舶重工集团公司 第七〇四研究所，上海 200031）

档案工作的进步离不开标准化的建设，文章通过分析船舶行业档案室的现状，强调了档案工作的实践意义，点明了档案标准化工作与质量和保障工作之间的联系，从而提出提升档案标准化工作的一些设想。

档案；标准化；质量

0 引言

随着船舶行业的不断发展，作为保障部门之一的档案部门，也必须加快前进的速度跟上时代的进步，新时期的档案工作任务是建设一个基础设施完整、信息资源充足、团队服务高效的可持续发展型的专业档案室，要达到更好地为科研生产服务这一目的，离不开建立一个完整的档案标准体系。

1 档案标准化工作的现状分析

档案标准化工作历来就是档案工作的一项重要内容。从档案的收集、整理到立卷、归档，至最后的利用、销毁，都无法离开“标准”二字。随着数字档案馆的迅速发展，档案标准化工作也面临一项项新的挑战，如何继承传统档案馆的精华并将之延伸到数字档案馆中去是每个档案工作人员都应该思索的问题，然而在这项转变中，依然存在着人才队伍建设不足、理论研究不够、缺乏整体规划的问题。

1.1 人才队伍建设不足

档案管理人员的整体水平是影响档案部门工作的重要因素。在大部分情况下，档案室普遍存在不重视、管理人员平均年龄较大等问题。在这种情况下，管理人员很难采取主动思考、主动探索的方式来应对新标准制定的问题，往往是新标准出了以后才进行培训，也没有深入思考，难以进行可持续的发展。

1.2 理论研究不够

因信息技术发展非常迅速，现有标准往往陈旧过时，不具备参考意义。如《磁性载体档案管理与保护规范》等规定，在如今普遍使用光盘、硬盘等存储介质的情况下显然已经不适用了。另外，一个成熟的档案标准需要反复论证和实践，而档案标准化的建设尤其是数字档案标准化的建设仍处在探索阶段，论证和实践都有些不足。

1.3 缺乏整体规划

档案标准化体系的建设是一项系统性的工程[1]，大至档案馆，小至档案室，在编制档案标准时都应当将之成体系地来规划，否则，标准之间无法联系，相互冲突，不仅无法达到发展的目的，反而会阻碍档案工作的进步。

2 档案标准化体系的特征

档案标准化管理体系的建设程度反映的是整个档案管理工作的综合水平和标准化程度，如何能够让一个单位的档案工作有序进行，且标准之间有机地结合成一个整体，首先就要了解其特征。

2.1 完整和配套

档案管理标准体系是由全部档案管理标准共同构成的具有内在联系的整体，各项标准之间相互依存、相互补充。每种标准的制定和实施都需要有相关的标准与之配套，否则就会受到限制[2]。如当需要对档案进行标准检索时，如果缺乏标准的档案著录规范、目录组织、标识符号等，就无法对档案进行标准检索，反而会影响档案的利用过程。因此，档案的标准不应是单独的、分散的，而应该互相配合，统一成一个体系。

2.2 协调和联系

档案标准体系的建设应当与内外部其他与之相关的标准体系相互衔接、共同发展。同为档案标准体系的要相互协调，如在搜索文书档案时，“档案号”和“分类号”在深度上要有一定的一致性。在与其他体系衔接时，要保持一定的协调性，如档案与图书、情报有一定的联系性。

2.3 适当的比例

不同种类和数量的档案管理标准应存在一定的比例，在制定标准时，要根据每个单位的实际情况、档案工作重点、业务特点等因素合理地分配各项档案管理制度在体系中所占的比例。

3 档案标准化的实践意义

3.1 档案标准化的目标

作为船舶行业的档案管理部门，其主要目标就是建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、高效服务、可持续发展的档案室，而要实现这个目标，很重要的一项任务就是实现档案工作的科学化和现代化。在档案工作及其信息活动中，各个组成部分虽有联系，但也存在着技术的衔接和配合问题，要让这些业务能够统一起来，就离不开档案标准化这个根本途径。

3.2 档案的质量与标准化密不可分

现代档案标准化的意义在于规范不同档案信息间的接口，约束档案管理行为规范，正确引导档案工作的方向[3]。档案工作的实践性很强，在这种情况下，理论对实践的指导就显得尤为重要，如果没有一整套标准体系，势必造成档案工作的混乱，如档案著录项目和格式不一致、标识符号不清、整理和检索方式不统一等，容易影响档案的利用，甚至出现再次整理档案的重复性劳动。随着信息化的推广，档案信息资源的共享速度加快，没有一个成套的标准来制约、规范档案显然是不行的。因此，在档案工作的每一个环节上，都应当严格按照标准来执行，这样不仅节省了重复劳动的时间，更能够制作出高质量、有价值的档案。

3.3 标准化是档案部门对外联系的纽带

进入信息时代后，档案工作也进入到了寻求“信息共享”的阶段，如何能够更好、更便捷地将资源共享给有需要的人成了档案工作的一大主要目标。档案标准化则是保证“档案信息共享”的重要支撑力量，它能够为档案工作提供规范化的交流语言，将一份份看似“孤立”的文件有机地连接成档案，将看似“孤立”的档案部门与整个单位联系起来。

4 提高档案标准化管理工作的途径

在日常档案工作中，根据国家规定，正确的归档流程为“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理”[4]。这个最基本的流程涵盖了能够使档案标准工作得到提升的四大问题：源头文件的收集、标准的制定与修订、人才队伍建设和软硬件设施。

4.1 源头文件的收集

源头文件的标准化程度直接影响到成卷宗后档案的质量，尤为明显的例子就是公文的制发，只有严格按照国家标准和上级单位的要求制作的文件，才能符合公文的标准，这样，在后续的流转、上报、归档、查阅等一系列过程中，都会带来极大的便捷。

在这一环节中，也要注意与每个研究科室的沟通，最好每个科室都能配备相应的兼职档案员。如果档案兼职人员都能按照相关规定做好档案的预归档工作，而不是把一堆未整理的档案直接交给档案人员，就能在很大程度上保证源头文件不缺失、不遗漏，对提高档案的价值有很大的益处。

4.2 标准的制定与修订

要实现档案工作的现代化，极为重要的一项就是实现档案管理的标准化，这是实现目标的重要前提和保障。船舶行业的档案类型繁多，除文书档案和科技档案外，还有基建档案、声像档案和实物档案等，要使档案工作有序进行，就需要制定相匹配的归档标准，例如中国船舶重工集团公司第七〇四研究所编写制定的《档案工作管理归档》、《科技档案建档管理办法》、《文书档案建档管理办法》等六项管理办法，又在之后根据10号令和集团公司下发的规章制度修订了一部分档案管理办法，如《文件和记录管理办法》，使档案制度能够覆盖所内的档案工作范围，使档案工作有章可循、有法可依。

4.3 人才队伍建设

所谓“没有规矩不成方圆”，没有标准，档案工作就无法很好地推行。然而，档案标准的制定离不开人的参与。档案标准制定不是单一的事件，而是包括了标准制定、宣传、实施、评价、反馈、检查等一系列环节的动态过程，是一个不断深化和完善的过程，这就需要人的参与。任何一个标准，都离不开广大档案工作人员的积极参与。正是因为档案工作人员前期积极探讨制定、中期规范操作、后期思考反馈，档案标准才能够不断完善，档案工作才能有序进行，才能推动档案管理逐步向高质量、高效率发展。档案工作的进步和发展需要不断吸纳新知识、新技术，因此，档案管理人才队伍的整体水平直接影响到单位的档案管理现状。在传统意识中，档案部门属于单位的边缘部门，不太受重视，年轻员工也不愿意进入档案部门。要提升档案工作，档案人员队伍建设的重要性不言而喻。要提升人才队伍的整体水平，可从几方面入手：

1）吸纳年轻的档案工作人员，为他们创造可持续发展的良好环境，提升员工的归属感和积极性。

2）加强专、兼职人员尤其是专职档案工作人员的业务培训，不仅是档案专业知识，更要加强学习计算机技术、网络技术、法律法规等与档案业务相关的内容，多参与各类研讨会，由此来拓宽工作人员的视野，鼓励工作人员积极思考、主动创新。对于兼职档案人员，要增加源头文件辨识方面的培训，以便将有用的源头文件完整、完好地保存下来。

3）建立奖惩制度，做到赏罚分明，尽量避免不合理的人员流动，提升工作人员的责任感和归属感。

4.4 软硬件设施的建设

充足的后勤保障是实施档案标准化的基础条件。在大数据时代，每个单位都进入了信息化阶段，除去计算机、扫描仪等硬件设备的购买，还应该注意软件的配备。由于市场上现有的档案软件繁多，数据格式不统一，通用性不好，在购买软件之前就应做好调研工作，选取适合本单位标准的软件。软件启用后，要严格按照单位的规章制度来设置人员权限等，并不断完善，实时更新，使得档案软件符合上级电子档案存放和查阅的要求。

另外，订购标准尺寸的档案盒、档案袋，符合标准的光盘、库架等装具和载体也是保证档案工作有序进行，避免出现错误的重要一环。

5 结论

总之，档案工作的宗旨是为科研生产而服务，其运作离不开每个档案工作人员的努力和探索。做好档案的标准化工作，建立完整完备的档案标准体系，是档案室可持续发展的前提，更是档案工作迈向新时代的重要基石。

[1] 韩子静, 孙晓菲, 熊健敏, 等. 我国数字档案标准规范体系建设现状分析[J]. 兰台世界旬刊, 2015(2): 39-40.

[2] 张春艳. 档案标准化体系基本特性和构成初探[J]. 农业与技术, 2013(11): 251.

[3] 王晓源, 徐刚. 档案标准化工作的实践意义[J]. 档案与建设, 2003(4): 11-12.

[4] 上海市档案局. 档案管理[M]. 上海: 上海社会科学院出版社, 2003.

3）在为海上钻井平台等钻采设施运送燃料、钻井泥浆和其他专用散装货物时，均采用适合于在MAT下操作的诸如软管、阀门、附件等相关设备。

4）救生艇和救助艇设置罩盖，运动部件设置电伴热保护。

5）冰区双燃料平台供应船具有GR B(100)船级符号，具备救助100人的能力，对于救助区域应在下述部位设计电伴热防冰措施：（1）左右救助区域间的甲板区域；（2）救助区域的栏杆与扶手；（3）通向起居处所或治疗区域的通道。

6）消防总管及消防炮、消防喷头设置整齐伴热和隔热绝缘。

7）确保脱险通道安全通行，在主脱险通道设置电伴热装置，并且在设计脱险通道时通道尺寸比常规增加了10%，主要考虑穿着极地服的人员的通行需要。脱险通道的门，选择穿戴极地手套可以开关的形式。

8）航行灯选用能够自发热型式的灯，确保能产生足够的热量，防止冰冻。

4 结论

随着全球变暖，越来越多的船舶选择在北极以及高纬度寒冷区域航行。本文总结分析了IMO国际公约以及主要船级社的规范规则，针对各个船级社的规范差异给出了对策，并基于具体项目阐述了冬季化船级符号的相关要求在设计中的应用。在分析规范规则和设计应用中提出如下建议：

1）各船级社已针对设计温度的定义开展沟通，在不久的将来会形成一个统一的定义，需要重点关注和持续跟踪IMO和国内外船级社冬季化要求的最新进展；

2）加强与厂商和船级社的合作沟通，探求更加高效节能并符合船级社规范的冬季化防冰冻措施，达到优化设计方案的目的。

参考文献：

[1] ABS. OSV-PART6, Offshore Support Vessel, Optional Items and Systems [S]. 2015.

[2] 中国船级社. 钢质海船入级规范 第8篇第23章[S]. 2016.

[3] DNV GL. Rules for Classification Ships Part 6 Chapter 6[S]. 2016.

[4] LR. Provisional Rules for the Winterization of Ships[S]. 2015.

[5] IMO. IMO International Code for Ships Operating in Polar Waters: MSC. 385(94)[S]. 2015.

[6] 刘剑峰. 75 m海洋平台供应船的设计[J]. 船舶标准化工程师, 2013, 46(3): 30-33.

Brief Introduction of File Work Standardization

Liu Min, You Jingyi, Sun Yuhan

(Shanghai Marine Equipment Research Institute, Shanghai 200031, China)

The improvement of file work is based on standardized foundation. The paper analyzes the situation of file work in the ship industry and emphasizes on the practical significance of file work. The connections between the standardization of file work with quality control and the indemnificatory work is elucidated. Furthermore, the paper puts forward some suggestions for the promotion of file work standardization.

file work; standardization; quality

G271

A

10.14141/j.31-1981.2017.02.003

刘敏（1990—），女，助理馆员，研究方向：档案标准化管理。