计算机技术对办公自动化的具体影响探究

摘要：计算机技术的引入将办公的自动化成为现实，不仅提高了办公效率，而且大大降低了失误率，在各方面对企业的发展都有极大的推动和帮助。本文主要对办公室自动化领域计算机技术的应用现状进行了简要叙述，并围绕计算机技术在办公室自动化中的具体应用展開了一系列探讨，最后就基于计算机技术的办公自动化的发展趋势进行了展望。

关键词：计算机技术 办公自动化 应用 发展

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）10-0248-01

办公室自动化没有明确的定义，但凡为传统的办公室引入新设备、新技术和新机器的都统称为办公室自动化。办公室实现自动化的基础在于网络技术的发展，目前多数应用于行政单位、事业单位等，办公室与计算机技术的综合应用，大大提高了办公室的办公效率，具有重大意义。

1 办公室自动化领域计算机技术的应用现状

目前，事业单位、行政单位等相关企业单位已经普遍将计算机技术应用到办公中，从而使办公自动化的效率和便利程度都有所提高。计算机应用在办公室中的应用现状从以下几方面来阐述：（1）信息科技的快速发展，正在促使当前办公室中的计算机技术应用向智能化方向发展，使得办公进程与监督管理更加智能化，也更加高效。（2）计算机应用程序多种多样，应用到办公室的系统自然也是千差万别。各个企事业单位根据自己所需，引入不同的计算机应用系统，办公人员只需要掌握操作系统的流程与系统的各项功能即可，各种繁琐的计算已经由计算机代替了大脑，这在一定程度上降低了办公人员的压力并提高时效性。（3）我国已经将计算机技术规定为办公室自动化的首要技术，计算机技术的发展地位可见一斑。

2 计算机技术在办公室自动化中的具体应用

2.1 为办公自动化提供所需要的硬件和软件设备

办公自动化所需要的硬件设备主要是实际设备和装置，软件设备则主要指用于维护、管理、运行等的计算机程序。现代办公室人员的主要工作由信息处理、文字编辑、信息检索以及信息传输等，以上种种业务统统离不开计算机系统，工作的流程与操作都是以计算机为核心。例如信息的检索和传输都离不开通信设备如电话和局域网，输出设备如传真机、复印机和扫描机等，而信息的处理和编辑则需要相关软件的支持，如office软件、翻译软件和数据库管理系统等。

2.2 将办公数据进行集成处理，提高了管理的高效性

许多大型企业都需要进行商品进销存的管理，涉及到采购、入库、盘点、出库等环节。如果各个环节的数据没有统一的数据系统管理，仅仅靠人工，将会出现各种数据偏差，不仅繁琐，工作效率也是极其低下。例如某超市的诺达软件系统，便是一个强大的数据库管理系统。集合入库、出库、盘点、采购等多项系统为一体，操作者只需要确保录入的数据准确即可。管理者浏览销售情况也只需要通过该系统调取日常销售数据即可，各种所需信息便尽收眼底。

2.3 电子表格制作，数据处理软件

这是一个被数据充斥的时代，百分之九十九的企业都是以营利为目的，每天领导最关注的自然也是销售数据。几乎任何员工都是在与数字打交道，会计部们是资金流动，市场部是业绩数据，人事部是员工的保险、公积金、工资等，就算是一个简单的自媒体，每天也会密切关注自己的粉丝量涨跌多少。以上的种种数据自然无法依靠纸质文件来处理，既浪费资源又费时费力。如果用excel表格来统计，也就是敲几个数字的时间。Excel表格的筛选、排序、公式等功能都能起到很好的辅助效果。如排序功能可以将数据按照大小进行依次排列，对数据表格的阅览起到很大的帮助。

2.4 图文美化，操作演示

办公室工作需要涉及到office文档操作，如word、exccel、ppt、access等。如果仅仅是简单的文字罗列，文档的整体美观将大打折扣，利用计算机技术对文档进行简单的排版修饰，可以给人赏心悦目的效果。例如利用word在文章中插入几张图片，使文字分散开，以免阅读者产生视觉疲劳，另外插入适当的图片对文章观点会起到画龙点睛的作用。关于操作演示，具体指工作人员遇到问题无法解决时，即便远在千里，他人也可以通过专业软件对工作人员的电脑进行远程操控，帮助其解决难题。例如teamviewer就是一款专业的远程软件，它将一人同时操作不同地点的数台电脑成为现实，大大解决了时间和空间上的困扰，提高了工作的高效性。

3 基于计算机技术的办公自动化的发展趋势

网络技术依然在飞速发展，VR行业的兴起就是典型的例子，信息技术正在尝试让人类体会到虚拟世界的魅力。事实上，信息技术的发展方向在一定程度上决定了办公自动化的发展方向，虽然暂时无法确定网络具体向哪个方向发展，但是大体上可以归结为智能化、超高速、系统化和微型化的发展方向。办公自动化的计算机应用将会以自然语言、手写体、图像等人机互动的输出输入方式为主要形式，人机之间的交互将会发展到更高的级别。另外，计算机将会拥有更多的智能化表现例如黑屏体感，输入法设置也将会更加人性化，现在移动端微信、QQ等交友软件已经实现语音交流功能，相信日后PC端的语音输入法也将日益普遍，写日记、博客再也不需要手敲字母，取而代之的是某软件直接将语言转换成文字。因此，以后的世界将会是一个更加便捷的世界，也将是一个“懒”人的世界。

当今的办公自动化管理已经开始建立知识库，开始将“知识管理”为核心，为员工建立知识的氛围，激发员工知识交流的意识，知识对日后的企业而言不再是虚拟的存在，而是成为一种无形资产，为员工的创新和智慧提供平台，将会承担更加复杂的企业责任。

4 结语

计算机是办公自动化的核心，基于计算机技术的办公自动化发展趋势将主要依附于网络技术，因此计算机应用技术成为国家未来发展的首要任务。办公智能化、知识化也将是发展的主方向。

参考文献

[1]赵志鹏.计算机技术对办公自动化的具体影响探究[J].科技传播，2016，（10）：76-77.

[2]左旭楠.计算机技术在办公自动化中的应用与研究[J].黑龙江科技信息，2014，（32）：191-191.

收稿日期：2016-08-18

作者简介：李明艳（1976—），女，汉族，湖北仙桃人，本科，讲师，研究方向：计算机软件。