做好档案管理从基层抓起

文/岳红艳

做好档案管理从基层抓起

文/岳红艳

做好直属各水文局的档案工作是做好我省水文系统档案管理工作的一部分，抓好基层单位档案管理工作对做好我省水文系统档案管理工作起着至关重要的作用

档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作，具有凭证和参考作用。人们通过档案了解过去的历史，通过档案借鉴过去的经验和教训，以提高自己的工作质量和工作效率。

2006年1月，省水文局机关档案管理工作通过陕西省档案工作目标管理认证AA级，使省水文局机关的档案管理工作逐步走上规范化、制度化的轨道。但与其它一些单位相比，我们的档案管理工作仍然存在一些问题，尤其是基层单位的档案管理工作。

一、档案管理工作存在的问题

1、档案管理人员。档案管理人员是管理好档案的最基本的条件，但要做好档案管理工作，既要有认真的工作态度，更应具备一定的档案方面的业务知识，档案人员利用所学的档案业务知识，结合单位的实际，制定出符合单位实情的档案管理模式。

基层档案管理人员，身兼数职。由于基层局人员缺乏，一般是一人身兼数职，既要负责文件的收发，又要负责全局文件的归档，有的还要负责宣传等其他工作，往往由于缺乏相应的档案方面的知识，只能应付工作，并不能做到很好地完成档案管理工作。

基层档案管理人员，业务能力不强。档案管理是一门学科，这就要求从事档案管理的人员必须经过掌握相关的业务知识，但基层单位从事档案管理的人员，由于业务能力不强，只能起到保管的作用，但并不能达到很好地管理及有效地利用档案。

2、档案装具。档案装具是保障档案延续存放时间的保障，不规范的装具，不能最大限度地延长档案的寿命，更不利于档案的利用。有的基层单位目前还采用塑料盒存放档案，有的基层单位用自行制作的科技档案夹、还有的仍沿用“卷”组文书档案，档案装具五花八门。

3、档案库房。档案库房是保障档案保管条件的最基本的要求。档案库房要满足“八防”要求，但有的基层单位是集中保管，各自管理；有的是分散保管，分散管理，往往是各自管理各自业务范围的档案，有的不符合永久性档案的保存条件。

4、OA办公自动化后，更淡化了纸质档案的保存意识。OA办公自动化实行后，水文系统内的文件都实行了办公自动化，无纸化办公，有的单位为了省事，更淡化了对纸质档案的保存。

5、档案统计前后矛盾。2013年水利部开始面向全国水利系统各单位的档案工作实行统计年报制度。我局系统的基层单位的档案管理工作也在统计之列。在统计过程中，出现了很多问题。简单的一张报表，但对于统计人员来说，却是一头雾水，由于对档案业务术语搞不懂，统计结果，前后矛盾。

二、出现问题的原因

一是基层单位与省局档案管理脱节。省局只负责省局的档案管理，由于基层最早只是一个科级建制，并没有独立，产生的材料也不多，也不被重视，但随着领导高配，业务范围的扩大，产生的材料也随之增加。

二是大部分档案管理人员没有经过专业培训。由于基层人员少，一般都是身兼数职。由于分担的工作比较多，无暇顾及管理档案，都抱着用时能找到就行，也仅能保证近几年的文件，对于历史档案的管理比较混乱。

三是用于档案管理的专业经费严重不足。由于档案管理工作本身不被重视，而且也看不见实在的效益，投入档案的业务经费也严重不足。

四是档案管理划归不同部门。各基层单位一般都会存在文书档案、会计档案、科技档案。但由于分属不同部门，一般文书档案都由办公室分管，会计档案由财务部门保存管理，科技档案划归业务部门管理，都是各自管理，互不干涉。

五是认识上的误区。0A办公自动化实行后，大部分基层单位，都认为纸质档案可以不用归档保存了。

三、解决对策

省水文局下设延安、宝鸡、西安、汉中、安康、商洛6个市级水文局。担负着全省水文勘测、水文情报预报、水资源调查评价、水文分析计算、水环境监测、水文仪器检定、保护水文设施等职能。肩负着雨量、水位、流量、泥沙、蒸发、冰情、水温、水质等项目的监测工作。主要是为防汛、抗旱、抗洪、抢险、救灾等提供水文信息服务，为管理和合理开发利用水资源、保护水环境，解决经济建设与社会发展中的水问题提供科学依据。为防汛抗旱、水利水资源开发利用、水资源管理与配置、国民经济建设收集科学详实第一手资料。

水文系统的档案管理工作，应实行统一领导，分级管理，各基层单位应建立起符合基层工作需要的档案管理模式，制定出符合基层工作要求，满足基层发展，规范管理的档案管理模式。

一是建立档案的规范化管理工作制度。领导往往重视的都是大事，对于一些细小的工作无暇顾及，只有建立起规范化的管理模式，才能避免工作中出现纰漏。目前，我们不仅有文书档案、会计档案、水文业务资料方面的档案，而且从2011年陕西省中小河流水文监测系统开始建设，大量的水文工程项目开始启动，涉及的水文建设工程项目档案也越来越多。怎样做好工程档案的管理？怎样才能使我们的工程项目尽快投入运行？做好工程项目的验收成了领导最头疼的事情，按照《水利档案工作规定》(水办[2003]105号)、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）、《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办[2008]366号）中规定，工程项目验收的标准，只有档案符合了验收，才能对工程项目进行验收，这就要求基层单位必须做好工程项目档案的收集、整理归档工作。因此，建立规范化的档案管理对工程项目的验收也是至关重要的。

各基层单位要针对不同门类的档案，制订符合本单位情况，利于工作需要的文件材料归档制度，及时制订基层单位各类文件材料的归档范围和保管期限表；建立档案收集、保管、利用、统计、鉴定和销毁等档案管理方面的规章制度；建立档案人员岗位责任制，明确档案人员的职责；建立工程项目档案专人负责制，做到工程进度进行到哪一步，相应的材料收集就要做到哪一步，做到应收尽收、应归尽归。

二是必须配备两名专业档案管理人员。档案的管理不仅体现出的是一个单位档案管理水平，更能准确地为单位的各项管理提供建设性的意见，基层局应配备一名综合档案管理人员，一名业务档案管理人员。

综合档案管理人员应纵观基层局，比如文件的运转、上报，通过档案的管理，能发现单位文件在运转、上报过程中存在的一些问题，通过文件材料的归档，防止了个性装订，无约束成册现象。文字材料的厚度为20mm，文字材料与图纸混合组成的厚度以30mm为宜，盒装厚度不得超过50mm。可以防止文件与档案之间的脱节，可以做到随时办理完毕，随时归档。

业务管理管理人员，要掌握基层单位的业务内容，指导水文业务工作中产生的档案，督促业务人员加强归档意识，保证水文业务成果的延续，为水文事业赖以生存的基础，提供有力的支撑服务。

三是建立集中统一的档案库房。更好地保存档案是为了以后有效地利用，因此对档案库房的要求是很重要的，基层局应建立集中统一的档案库房，由于基层局的主要业务都在水文站，留在机关的人员偏少，且相对档案较少，集中管理有利于减少人力，也保证档案存放的安全性。

四是OA办公自动化不能代替纸质档案。虽然目前水文系统已经实行了OA办公自动化，从某种程度上方便了职工查询，但并不能取代纸质档案的保存，而且由于目前办公软件的不完善，应该在保存电子档案的前提下保存纸质档案。

五是不断完善档案管理工作。做好《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》等法规的宣传，做好职工归档意识的宣传，把材料的归档范围、归档责任等知识普及到每一个职工。对于办结完毕的文件材料，及时收集齐全，做到过手有签字，移交有移交清单，重要材料要有相关负责人确认，做到各方面都重视，职工自觉归档的档案管理工作机制，这样才能保证归档材料的齐全完整，才能为我们做好档案管理奠定基础。

目前，水文工作越来越受到国家及省上领导的重视，我们的业务范围也在不断地扩大，怎样很好地为领导决策提供服务？怎样能引起社会的关注？就是要依靠我们保管好这些来之不易的成果，它是我们为之骄傲的至宝。加强基层档案的管理工作对我们又是至关重要，因此做好档案管理工作对服务水文大局起着关键性的作用，对水文工作为领导决策起着决策性的作用，我们有责任把水文档案工作做的更好。

（作者单位：陕西省水文水资源勘测局）