城建档案管理数字化建设问题的思考

黄桂华

摘 要：隨着经济的快速发展和科学信息技术的不断进步，档案管理也随着时代的脚步不断创新。城建档案管理在城市建设中占有非常重要的地位。在新时代的背景下，采取措施提高城建档案管理的数字化水平，极大程度地满足相关人员对档案管理的需求，是相关工作人员亟须考虑的问题。为了促进城建工作的发展，城建档案管理工作需要提高自身数字化建设的水平。因此，阐述了城建档案管理建设存在的问题，仅供参考。

关键词：城建档案；档案管理；数字化技术；计算机

中图分类号：G270 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.24.033

我国的档案管理工作以传统的管理模式为主，存在很多弊端，比如数字化水平低、员工素质有待提高等，这些问题成为了我国档案管理发展的绊脚石。因此，对档案管理数字化水平进行全面提升，不断改变管理理念，是我国档案管理事业发展进步的必经之路。一些城建单位还在用传统的档案管理方式，多依赖于人工操作，这些对单位的发展和数字化的实践造成了不利影响，对城建企业自身发展也不利。随着信息技术的发展以及城建系统数字化进程的逐步深入，给城建档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时，也给城建档案管理带来了发展机遇。传统的“实体档案”管理模式受到了全新的数字化网络环境的影响，文件的接收、储存、应用和文件的真实性、完整性受到了巨大的冲击，摆在我们面前的紧迫任务是怎样使城建档案数字化建设加快、使数字化技术得到充分利用。此外，电子档案的管理也渐渐被纳入数字化建设的日程中。

1 城建档案数字化技术概述

档案信息化发展达到一定阶段后，就产生了档案数字化，它对档案工作由传统管理变为现代管理有促进作用，对传统利用模式转变为现代利用模式也有促进作用。现代化档案管理采用了现代科学技术，比如网络技术和数字化技术。应用这些科学技术，从传统的纸质载体向“无纸”的数字载体进行了转变，使工程档案资料的数字存储和查阅得以实现。

1.1 数字化技术

信息的离散化表述、感知、定量、处理、控制、传递、存贮，以数字电子计算机软硬件、协议、周边设备为基础的集成技术就是数字化技术。在档案数字化技术中，把纸质载体转换成“数字”载体是关键的环节之一，是将纸质档案转换成计算机可使用的数字信息的过程，应用现代扫描技术是纸质载体转化成“数字”载体的过程。这种数字化扫描技术使用计算机、扫描设备等硬件设备，符合城建纸质档案数字化技术规范的要求。

1.2 城建档案的分类

城建档案纸质载体转化成“数字”载体的设备就是扫描设备。目前，依照档案数字化的发展方向，需要从纸质载体转换成“数字”载体的档案为：科技档案，包括对城市基本建设、生产等活动反映的档案；文书档案，即对行政、党务管理等活动反映的档案；照片档案，即对视察工程项目的照片、施工的照片、各种活动的照片等反映的档案。

1.3 数字化文件的要求

对数字化文件的质量技术要求包括图像的页面清晰可辨，不能有杂点、黑边等存在于数字图像中；图像的偏斜角度不能大于1°，图像的偏斜不可以超过页面内半个文字。

2 存在的问题

城建企业中应用电子档案还属于新兴事物，与纸质文档相比，虽然优势很大，但也存在很多不足。

2.1 安全系数低

对于使用数字设备生成的电子档案，只要其中一个操作环节出现问题，就造成全部文档均无法确定。电子数据的易复制性、易改动性、易消失性和网络的易被侵害性给电子档案的安全保密带来了极大的威胁。这些是如今数字化档案管理存在的较为突出的问题。此外，对于有些缺乏责任感的管理人员，未进行较好的备份和存档，导致文件损毁现象经常出现。

2.2 信息管理水平不高

城建档案管理的概念比较陈旧，并没有随时代的发展而出现实质性的改变。在我国城建单位中，信息管理水平仍处于初级阶段，而档案处理还处于人工操作阶段，计算机应用技术很低。这个文件管理模式不是真正意义上的数字化。在我国，信息技术的工作尚处于起步阶段，应用时间不长，各种技术装备的配置不完善。由于信息技术是推动档案管理数字化建设的根本保证，因此，大量的软件和硬件设施有待改进。同时，由于缺乏文件管理的经验，城建单位档案管理的错误也将浪费资源和企业的资金。

2.3 对数字化档案的管理不重视

城建单位通常对加快城建工程的建设较为注重，却对单位档案建设忽视。有些领导认为，档案工作对企业的发展不能够起到实质性的作用，不重视档案管理工作和库藏档案资源的管理，对档案管理数字化、网络化的重要性没有充分意识到，未改变封闭守旧的档案管理观念，导致档案管理电子化的建设受到了影响。

3 城建档案管理数字化建设策略

3.1 统筹规划，注意风险防控

城建档案数字化建设属于很复杂的一项系统工程，涉及到管理、技术、法规、标准以及政策等各个方面。要统筹策划，科学、合理设计，并进行严格的管理，从而保证安全。规划和立项时，要将档案数字化的风险防控当作非常重要的一项内容进行严密的科学论证，并将经费预算做好。建设城建档案数字化的信息系统时，要保证系统平台的可扩展性、前瞻性、安全性和兼容性，要有合理的备份策略，稳定、安全的操作系统，可靠、稳定的数据存储系统，实时备份系统，功能强大的数据库管理软件，强大的数据容错能力等；满足业务技术标准，开发档案管理系统，不违反计算机信息系统管理的法律法规，设计与相关档案工作相符；系统必须具备可移植性、易操作性、安全性、开放性、可扩展性以及兼容性，还要记录完备操作日志，具有严格的权限管理功能；加密存储和传输属于机密级的数字化档案信息，保证档案数字化信息系统的安全；对进口的计算机和数字化转换工具进行安全保密检查，没有问题后才能使用。

3.2 做好备份工作

在城建档案数字化信息系统存储介质和设备的选用上，要选择质量可靠和成熟技术的设备和存储介质，并将设备定期检测、更新、存储介质、技术升级和技术跟踪等工作做好；做好

载体更新和数据迁移工作，以免设备和存储介质的老化而引发一些问题；加强对数据迁移和载体更新的监督管理，检验经过转换之后的档案信息，对其结构、背景信息、内容完整性和准确性进行核实，并保证数字档案的真实性和完整性；定期备份档案，防止人祸天灾等突发事件造成数字档案的毁灭性破坏，对于一些珍贵的档案，日过条件允许，则要利用各种介质、格式以及软硬件进行异地保存。

3.3 提高档案管理工作人员的素质

信息技术的日新月异为档案数字化带来了新的挑战，档案管理人员要适应数字化发展的需要，不断学习，提高自身的素质。在信息大环境下，相关工作人员应提升自身的管理操作能力，以高度的修养和敬业精神面对数字化技术带来的挑战；要根据当今时代的数字化特征，积极学习专业知识，并进行理论知识和档案管理实践的有效运用，积极创新，从而提高自身的管理能力。因此，城建部门需要增加档案管理人员的培训机会，提升档案管理人员对信息化的掌握程度，打造一支高素质的人才队伍。

4 结束语

随着公开信息程度逐渐的变高，相应的档案社会性质也在慢慢强化，使档案利用范围也在慢慢增大。档案管理工作者要根据实际情况，实事求是地开展工作，明确工作目标，并不断改进和完善档案管理制度，慢慢地将传统的档案管理模式转变为符合时代特征的新模式。城建档案信息应顺应当今发展形势的需求，把目光放长远，对档案采用数字化技术对其进行数字化建设，使其更好地服务于社会。

参考文献

[1]李志兴，王芳.城建档案信息化建设的前景与展望[J].价值工程，2011（03）.

[2]吕姝红.城建档案工作中的数值化建设探究[J].卷宗，2015（07）.

[3]彭琼.浅谈如何实现城建档案管理数值化[J].中文信息，2013（06）.

〔编辑：张思楠〕