浅析当前高校办公室管理存在的问题与对策

杨慧婕

（莆田学院，福建 莆田 351100）

浅析当前高校办公室管理存在的问题与对策

杨慧婕

（莆田学院，福建 莆田 351100）

在高校管理中，办公室做为综合办事机构，是高校管理决策的“外脑”，又是协调各方面的“桥梁”，是总揽全局、沟通上下、联系内外的“枢纽”.办公室的水平、作风、效率等，关系到一所高校的形象和发展.所以，在新形势下如何发挥好办公室职能，更好的服务学校发展，就要对高校办公室管理的问题和解决方法进行探讨.

高校办公室；管理；对策

随着高等教育的不断改革发展，办公室作为高校的管理中枢，其运转水平关系着学校的办学和发展.解决当前高校办公室管理存在的问题，是高校改革发展的一项重要任务.

1 高校办公室的特殊性

高校办公室具有一般办公室工作的共性，又不同于其他单位办公室，有其特殊性.高校办公室工作要遵循一般办公室工作的统一规律，又要根据其独特性来运行其机制.

1.1 服务内容的特殊性

办公室服务的内容是以服务单位的职能为内容，而高校办公室的工作要围绕着高校人才培养这个首要任务开展工作.由于人才培养工作的特殊性区别于其他类型办公室的情况，因此在管理的内容设定上要服从于学校的人才培养工作，所以高校办公室在教学和科研上有更多的关注.

1.2 协调对象的特殊性

高校的协调对象除了校外的相关单位、校内的行政、教学部门，还包括教师和学生，这是与其他办公室不同的.高校聚集大量的高级知识份子，这就要求高校办公室在工作方法方式上要下大力气.要根据协调对象的特点，提供更人性化的服务.

1.3 自身定位的特殊性

办公室是一个行政部门，服务于高校的运行.高校办公室人员虽然有着“教师”的名份，但在繁重的工作压力下，较少参与教学科研工作.在以教学为中心的高校中，办公室人员的定位较显尴尬.

2 当前高校办公室管理存在的问题

2.1 机制体制不健全

高校办公室工作繁杂琐碎，然而事无巨细，每件事都要认真处理.目前，高校办公室在实际工作中往往依赖老经验、老办法、老习惯开展工作.以固有的方法方式，把目光对准处理事务性任务，忽略了新情况、新问题的发现和探究，整体工作水平以处理好事务性工作为标准，限制了办公室其他职能的发挥.同时，办公室在开展业务时，存在着制度不完善，程序不规范的现象，从而使办公室运转效率不高，造成不必要的人、财、物以及时间的浪费，甚至导致工作失误.

2.2 职能发挥不完善

高校办公室一向以来存在着忙于处理办文、办事、办会等综合性事务.这些工作涉及面广，工作内容琐碎繁复，从而影响了办公室其它职能的发挥.办公室人员疲于应对日常事务、领导交办事务以及各种突发事件，无暇顾及自身职能和工作范围与工作性质.基于这样乱序环境，进一步影响工作效率，从而使办公室的“参谋、督办、服务、沟通”这些职能大大削弱.

2.3 人员素质须提高

办公室人员面对复杂的业务，需要有相应的管理学专业知识.高校办公室人员很多都来自不同岗位、不同背景、不同专业，缺乏一定的办公室专业技能.“先天”不足，“后天”却因为办公室工作任务重、时间紧、随机性大，很难有时间进行系统的专业学习.办公室工作人员只凭着经验来处理问题，要应对快速发展的高校新形势显的力不从心，不能较好的适应.

3 改进高校办公室管理的对策

高校办公室出现的种种问题，在一定程度上制约了办公室职能的发挥.为了避免影响到高校办公室的正常运转，有必要对其进行行之有效的改进.

3.1 理顺机制，完善职能

3.1.1 重视办公室工作.随着发展，高校办公室越来越凸显其重要性，以往那种办公室建设可有可无，工作可大可小的思想已经不再适应形势.管理层一定要重视和支持办公室建设和工作，把办公室作为发挥其他职能科室作用的“龙头”.要敢让办公室挑担子、树威信，让办公室牵头工作，充分发挥办公室的综合协调、参谋助手、督办查办等职能.

在对办公室多提要求、多压担子的同时，要多加指导、多教方法.加强对办公室干部的培养，让他们在实践工作中得到锻炼和提高.把办公室人员的继续再教育工作摆在教师再教育工作的同等位置，提高办公室人员的政治素养和工作能力.

3.1.2 转变办公室职能.随着高等教育的改革和推进，高校机制体制也随之不断发展.高校办公室也应顺应这些变化积极合理的调整自身工作的状态和工作思路，不断理顺自身机制，发挥和转变自身应有的职能.要重新理清办公室的职能作用，把学校的发展规划和中心任务与办公室工作内容有机结合，用新的工作思路和理念开展工作.进一步分析摆正办公室在新形势下和高校发展新要求中应处的位置和应有的作用，建立有效的工作章程，制定相应清晰的工作目标，细化整合办公室业务范围.

3.1.3 改善办公室条件.随着科技的迅速发展，越来越多的现代化管理设备已经普及到高校办公室.办公室电子化已经成为一种常态，无纸化办公也成为一种新模式.所以，在新时代背景下，要充分利用办公软件和网络的快捷性，提高资源利用效率[1]，迅速传达和收集各类信息，改变以往高校办公室传统纸质办公为无纸化办公，进而推进以及提高办公室的办事效率.同时，综合性大学可以利用计算机系别的人才资源，建立办公系统数据库工作中心，运用“大数据”方法分析学校相关情况，更好地实现办公室工作信息化、自动化、网络化的新变革，为管理决策提供强有力的数据支持.

3.2 确章立规，强化职能

制度的完善、管理的规范是高效运行高校办公室各项的工作的保障.要改变高校办公室应对临时性、突发性工作时产生的头绪多、杂事多、涉面广的情况，使之成为杂而不乱，管理有序的良好局面，就必须以完善的制度来约束和管理.

3.2.1 明确职责.从岗位与工作性质出发，建立岗位职责制度，明确岗位的工作重心，确定工作目标.以明确的岗位分工制定合理的权限以及工作流程，使得职责清晰、权限明了，分工明确.以可追溯的工作流程确保每个环节有章可循，可规可依.避免出现问题和矛盾的时候，相互推诿责任的现象.

3.2.2 制度创新.根据时代的变化和发展对制度进行适当的调整.积极吸收外界可用的新形势管理制度，避免制度滞后于工作，适应新形势的需要.不断总结工作经验，使之得以调整、补充和完善.

3.2.3 重在落实.严格执行制度，增强制度本身的约束力.并将制度透明化，使人为因素的干扰减到最少化，广泛接受师生的相关部门的监督，以达成制度建设的目的.

3.3 提高素质，体现职能

“以人为本”是高校改革和发展的核心思想所在，办公室人员要树立并增强主动服务的观念，不断强化全局意识和创新意识[2]，不断提高自身素养，提升自身能力，方能更好的执行办公室职能，实现自身价值.

3.3.1 提高政治素养.高校在社会功能中具有引领先进文化的地位，所以高校办公室的工作就很高的政策性.这就要求办公室人员必须要的更好的政治理论素养.在直接面向领导层，承担决策传达和措施落实过程中，就必须要做到是非分明，抗的住原则.否则就将影响到政策的有效执行.所以高校办公室人员要站得高，看得远，增强服务的主动性.做好具备良好的政治素养和较高的政策水平，才能做好本职工作.

3.3.2 提高业务能力.事务的多面性、广泛性要求了办公室人员业务的综合性.所以办公室人员要成为即是“专家”又是“杂家”的复合型人才.不但要熟练掌握本职岗位相关知识技能，还要对所在高校的学科有所涉猎，知识结构要深度和广度相结合.同时，在工作过程中，不断的积累经验，更重要的是总结教训.对内不断强化自身的业务能力，对外经常性地与本校其他部门或其他高校同行之间进行信息交换和交流，取长补短，博采众长，增进与其他部门的友谊，促进彼此之间的工作[3]，不断提高办公室的服务质量，更好的体现办公室的职能所在.

3.3.3 强化心理素质.高校办公室是学校运行的重要窗口，但主要是为教学这一中心工作服务，其工作横向兄弟院校、社会，纵向校领导、教师和学生，工作任务重，服务对象多，所以做为办公室人员不但要树立“以人为本”的服务理念，还要具备较强的心理素质，一方面要做到谦虚谨慎、自强自信、热情细致，同时还要正确处理自身定位，做到多事业心，少得失心.只有不断练就过硬的心理素质，增强工作的责任感和使命感，才能发挥好自身职能.

新形势要求高校办公室工作必须不断的自我完善、自我发展.在面对新要求、新问题时要勇于开拓、更新思想、紧跟形势、不断提升，使之真正成为“窗口”、“桥梁”、“参谋”、“助手”.办公室人员在日常工作中应变被动的“办事”为主动的“参谋”，提高辅助决策水平，在学校的发展、建设、管理等方面进行思考[4]，不断增强大局意识、服务意识和创新意识，以更好的作风、效率和精神面貌履行好各项职能，才能协助整个高校管理体系更好的运转.

〔1〕罗明非.高等学校二级学院办公室管理工作研究[J].高等函授学报(哲学社会科学版)，2011（05）.

〔2〕王娜.刘婷.浅谈高校院系办公室的管理工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊)，2011（08）.

〔3〕龚辉.刘辉文.和谐型现代化高校办公室建设探讨[J].科教文汇(上旬刊)，2011（07）.

〔4〕姚笛.浅谈高校院系办公室和谐工作[J].佳木斯教育学院学报，2011（04）.

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2017-01-22