浅谈房地产档案管理的现状及对策

冯彩练

摘 要：随着我国经济腾飞，房地产业也呈现蓬勃发展的趋势，本文结合工作实践，针对房地产档案管理存在的问题，提出了相应的对策。

关键字：房地产；档案管理；问题

一、房地产档案管理的现状

（一）产权档案的抗风险能力

近几年，房地产市场异常火爆，房子已经成为人们茶余饭后的重要话题。房地产档案在当下显得是十分重要，而我国的产权档案抗风险能力一直较低下。主要原因是受到经济因素的思想观念的影响，虽然我国房地产档案管理部门做好了基本的档案保护措施，但当遇到一些大型的自然灾害或不可抗力因素时，产权档案的抗风险能力弊病就会立刻突显出来。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的强大破坏作用，整个汶川基本被夷为废墟，还造成了巨大的财产损失和人员伤亡，很多产权档案已经不复存在，这给后期的财产理赔工作带来了很大的困难。另外在信息化管理过程中，大量数字信息都储存在硬件设备中，存储设备都有一定的保存年限，需要不断的拷贝和更新，更新不及时，也可能造成损失。

（二）产权档案具有明显的时代特征

随着现代科技和经济的发展，产权档案具有明显的时代特征。但是，我国产权档案管理人员的专业性普遍较低，管理人员的业务能力不高，不能及时发现问题，解决问题，材料档案的不规范问题时常发生。

（三）房地产档案的形式

完整的房地产档案中，必须包含除了文字、图表之外，还应有一些相关的照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。但随着时代的发展，这些资料已经无法满足人们的需要了，由于房地产档案的特殊性，它在保存中有特殊的载体，如果这些载体遭到损坏，整个管理成本会提高很多。因此，对于特殊的档案材料，一定要让专人管理，还要有特定的管理制度。

二、加强管理，解决问题

（一）加强做好基础性工作

实现档案数字化是现代房地产档案管理的主要趋势。电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数及其他相关数据。对于近些年的产权产籍档案都是直接由负责登记进件的工作人员录入的电脑的，但由于是人为录入，一定会存在误差，所以要求后面的审核人员一定要加强审核力度。但对于大多数建筑年限较长的房产都是只有纸质的档案，我们必须先把这些档案通过高速扫描仪进行扫描，形成数字化影像形式，形成电子档案达到通用标准文档存储格式，便于当下工作人员在电脑上查档调阅。由于这是一项技术工作，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。数字化后，还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失。

（二）建立统一的国家标准

国家档案局已经针对电子档案管理制定了相应的标准，这对我国的电子档案管理起到了很大的规范作用。房地产管理部门也必须结合时代和的行业的特点，制定与本行业档案管理相关的制度，提高档案管理的质量和有效性，实现房地产档案的数字化管理，并逐渐走向现代化，与世界接轨。

（三）必须保存双套档案

房产档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，对房地产档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证房地产档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的房地产档案信息搜索平台，让老百姓可以方便的搜索到信息；在实现房地产档案的逐页扫描，存入微机。另外特别强调一点电子档案在目前阶段不具备法律凭证，只有纸质原始档案才具有法律凭证作用。

（四）搞好事前控制

根据我国相关法律，房地產档案必须是真实、准确的，不得与事实相违背。如果房地产档案本身存在一些记录错误或者其它误差，那么房地产档案的法律效力就会大大降低，在发挥凭证作用的过程中就会出现证据错误和证据不足的问题。为了避免这一问题的发生，房地产档案必须做好事前控制。在档案归档前，一定要严格审查当事人的资料是否符合要求，并保证其提供的资料都是合法有效的。申请人在办理产权登记过程中，需按照相关规定填写表格和提供真实信息。只有做好产权的事前审查工作，才能为后期的档案管理打下基础。我们登记簿的提供是和房产证一样效力的，所以要求我们档案工作人员一定要熟悉自己的专业知识，核查登记信息，以便形成准确无误的登记薄。

（五）注重档案人才的培养

我们从房地产档案未来发展的角度来看，必须建设一支具有专业管理能力的数字化房产档案管理队伍。房产档案数字化的实施，既减少了档案管理部门的工作量，还能有效增强档案的安全性和可靠性，保护了老百姓的合法利益。

2015年天津市市区不动产登记事务中心成立，房地产档案管理在新的形势下，应该与时俱进，制定完善的管理制度，采取有效的措施，确保房产档案的完好无损，为良好的房地产经济保驾护航，为房地产事业贡献出自己的力量。

参考文献：

[1]孙绪奇.谈房屋产权档案管理的重要性[J].兰台世界，2007，（1）.

[2]肖爱娥.房地产产权档案管理探析[J].档案时空，2007，（6）.