浅谈塘沽中法供水OA信息系统建设

王得光

摘 要：随着重组和改制工作的基本完成，公司逐渐从体制转换转入了制度建设和规范管理的体系建设工作。为了更好地建立企业现代管理制度，在管理上与局、各兄弟单位接轨，急需建设办公OA平台来提高工作效率，规范机关及各项目管理，为领导决策提供管理平台。

关键词：OA信息系统；项目实施；信息发布；办公流程

中图分类号：F299.24 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.05.055

1 项目实施背景

天津塘沽中法供水有限公司系原天津市塘沽自来水公司改制重组的中外合作经营企业，于2005-04-01正式运行，由天津市自来水集团滨海水务有限公司与中法水务投资有限公司合作经营，公司拥有新村水厂、新河水厂和新区水厂3座净水厂，供水设计能力3.1×105 m3/d。公司负责为塘沽地区提供饮用水的生产、销售，供水管网的建设、维护，以及相关的客户服务。

公司领导为了进一步提高公司办公能力、工作效率以及公司信息化水平，决定于2016-01启动办公自动化项目。经过1年多时间，历经需求调研、系统搭建测试和试用，系统二次调整，OA系统现已进入稳定运行阶段，在公司总部及下属3个水厂正式使用。

2 系统实施过程中遇到的问题

塘沽中法供水有限公司是有悠久历史的供水企业，在公司实施OA系统之前，已经按照ISO 9001：2008《质量管理体系—要求》标准规定建立质量管理体系，完善了企业的各项规章制度，规范了企业的流程以及标准化了相关的表格。这些都为OA系统的建设提供了很好的基础，但是也存在员工习惯于纸质办公现状、员工年龄偏大等问题。

3 塘沽中法OA系统主要模块介绍

OA系统总共有6大模块，分别是企业信息发布模块、公司办公流程模块、人力资源模块、企业知识管理模块、公司内部邮件模块和管网部工程管理模块。

3.1 企业信息发布模块

企业信息发布模块实现了企业知识文档、人力资源、业务流程、公司管网工程管理等各种企业应用系统的有效整合。

无论是普通员工，还是公司领导，OA系统都能让其迅速获取公告、流程和邮件等方面的信息。通过搭建OA企业信息门户系统，提高员工的业务处理效率，使信息的时效性更强；合理整合公司资源，实现系统互联和信息共享。最终实现最大化节省企业成本，利用企业资源，提升企业综合竞争力的目标。

3.2 公司办公流程模块

公司办公流程模块是OA系统实施的最重要的内容：共分成8个类别50余条工作流程，完成公司各种行政类、采购类、人事类、施工类流程的审批，同时完成流程监控、流程效率统计、流程督办以及相关报表的生成。公司合理的工作流程使工作分配合理、高效，指明了工作事项的活动流向顺序，使企业内部发生的某项业务从开始到归档，由多个部门、多个岗位、多个环节协调及顺序工作共同完成，提升了企業管理的规范性和效率。同时，在流转的工作流中，我们按照公司同事的要求，提取相关流程的字段形成报表，以便同事按照搜索条件查询相关数据，导出Excel表格定期备份数据，为员工整理报表工作提供了极大的便利。

3.3 人力资源模块

人力资源模块也是使用较多的模块，我们通过与人事科的积极合作，整理出一套比较完整的公司组织架构，把每个公司员工职责、权利、层次、岗位、电话号码等信息都录入到系统中，方便了大家的日常沟通，管理员可以根据公司人事科提供的信息，及时调整上下级关系，同步企业通讯录。个人用户查看、编辑、导出通讯录可进行权限范围设置；支持公司领导联系方式查阅授权，支持多种检索查询方式。

3.4 公司内部邮件模块

公司内部邮件模块满足了企业内部沟通的需要。公司以前的邮箱无法做到人员信息的同步，每次增加一个用户，就需要员工自己把新的通讯录同步到邮箱。新的OA系统与人力资源模块联动，每次在人员管理模块中添加一个用户信息，用户的邮箱也自动生成。这样，既减少了邮件平台的软硬件投资问题，又兼容了各种版本的浏览器，让收发邮件简单、易用。同时，与工作流程模块的结合使工作效率更高，随着OA移动端的部署，公司员工还可以在手机、ipad或者平板电脑上浏览邮件信息，更加及时地为大家提供信息。

3.5 企业知识管理模块

企业知识管理模块可以解决知识共享和再利用的问题。以企业信息发布模块为载体，把企业通知、公告、规章制度、各种类型文档等快速推送出去；提供一个功能区域，供员工上传资料并收集企业在流程中形成的各类信息资源、文档资料，形成内部的知识库，实现知识的快速传播与共享，从而提高企业的学习能力、快速响应能力，提高员工的技能素质。更重要的是，为每个员工提供一个个性化的知识信息门户，在这个个性化的门户中，员工能找到与他职位和权限相关的知识，并且每一个员工在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。

3.6 管网部工程管理模块

管网部工程管理模块是使用OA的表单建模功能开发的基于现有公司管网部流程的新的功能模块。按照管网工程的基本工作流程，划分了项目前期阶段、合同签订阶段、施工准备阶段、施工阶段、项目验收阶段、项目完结阶段。以表单的完成情况驱动项目阶段的更新。

一方面，公司领导能够了解每个项目的进展情况；另一方面，公司员工能够根据项目进度安排好自己的工作。当然，在实际使用中，还存在着很多问题，是在设计时没有考虑到的，随着OA系统的深入使用逐步暴露出来，我们又进行了相应的调整，最大限度地与实际工作相符。

4 加强宣传和培训顺利推动OA项目部署

不断加强宣传和培训，使员工转变思路，同时制订合理的OA使用规范。针对OA的使用，我们多次组织使用培训会，给员工讲解发起流程、转发流程、审批流程、退回流程，更新知识文档，查找报表等内容。这些细致的讲解使员工逐步了解OA系统的使用功能，同时，公司员工还能够提出很多新的建议，我们再加以改进。这样渐渐就消除了员工对新事物的恐惧感，大大提高了系统的可用性和实用性。

要形成完整的OA使用规范，需要根据流程走向，定义出员工的工作岗位和内容，同时需要不断制度化，最终实现各个科室的协同办公，提高工作效率。

5 增强系统安全性，确保系统连续工作

OA系统集成了金格电子签章，电子签章是按照《电子签名法》的要求，实现业务系统中的文档防抵赖，防篡改。保护文档合法可信，同时OA系统审批程序有手写批注审计流程具有可溯性。

在OA的服务器上，系统管理员及时更新操作系统补丁，安装杀毒软件，防止非法入侵和病毒感染，对系统进行备份，确保数据备份的完整性和准确性，在遇到非正常停机和病毒感染时，我们可以快速恢复数据。

〔编辑：刘晓芳〕