Excel数据透视表在高校数据处理中的应用

2017-03-27丁红利

电脑知识与技术 2017年3期

丁红利

摘要：Excel中的數据透视表具有最快，最灵活的数据汇总功能。该文以武汉大学学籍管理为例，重点介绍了Excel中的数据透视表功能。

关键词：Excel；数据透视表；学籍管理；数据处理；应用

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）03-0067-02

高校信息化管理人员经常对基础数据进行查询、统计、汇总、分析等工作，使用数据库管理软件FoxPro可以很轻松地解决这个问题，但是很多高校信息化管理人员都不是计算机专业人员，使用专业的编程软件有点强人所难，其实office系统中的excel电子表格提供了强大的数据处理功能，尤其是其中而数据透视表功能，如果我们能够很熟练地掌握并使用Excel的这些功能，就可以很轻松地完成各类数据统计、分析、汇总、比对、查询等工作，下面就以武汉大学学籍管理为例重点介绍Excel中的数据透视表功能。

Excel中的数据透视表具有最快，最灵活的数据汇总功能。用户可以不会复杂的Excel函数，不会令人望而生畏ExcelVBA，只要掌握数据透视表功能，即可在“拖拖拉拉”中轻松完成各种复杂的数据汇总功能。Excel的数据透视表是个交互式的透视表，可快速合并和比较大量基础数据，且可以旋转行、列以查看基础数据的不同汇总结果，还可显示用户感兴趣部分的明细数据等。用户如果需要分析相关的汇总值，尤其是需要合计数据内容较多的列表并对其中数据内容进行多种比较时，都可以使用Excel的数据透视表功能轻松完成。因为excel的数据透视表是交互式的，因此，用户可以以所见即所得的形式随意改变数据布局以便查看更多明细数据或以不同方式获得汇总内容。

1 创建数据透视表

1.1 打开需要处理的基础数据表

要创建数据透视表，首先需要确定要处理的基础数据并在Excel中打开，如果基础数据不是excel表格，比如FoxPro数据库等，那么用户需要先将基础数据另存为excel工作簿形式，然后在Excel中打开。

1.2 创建“数据透视表”框架

在打开的Excel数据表中，菜单栏选择“插入”——“数据透视表”，如图1所示：

图1 选择“数据透视表”

点击“数据透视表”菜单后出现如图2所示“创建数据透视表”窗口：

图2 创建数据透视表

窗口默认生成数据透视表的区域为全表区域，如果需要做汇总处理的内容为表格中部分内容，则需要点击“表/区域（T）”后面的“”按钮，在出现的窗口中直接写入需要处理的表格范围或用鼠标在表格中拖拽出需要处理的表格范围即可。

在“创建数据透视表”窗口中的“选择放置数据透视表的位置”选择“新工作表”，则在现有工作簿中生成一个新工作表，专门存放生成的数据透视表，否则如果选择“现有工作表”，则需要在选定现有工作表中空白区域存放新生成的数据透视表，以上设置完成后，在“创建数据透视表”窗口中点击“确定”按钮，则数据透视表的框架完成。如图3所示（该示例为选择现有工作表的结果）。

图3 数据透视表框架

屏幕右方显示所有可以进行数据透视的字段内容，如下图4：

图4 数据透视表字段

2 在创建的“数据透视表”框架中添加需要分类汇总的内容

2.1 简单数据项汇总

将图4所示需要添加的字段拉到区域节，例如现在要统计各个民族人数，将“民族”字段拖入下方的区域节的行字段区域，再将学号拖入值区域，即可完成民族字段人数统计如下图：

图5 区域节

图6 按民族统计结果

2.2 多重数据项汇总

例如要汇总各学院各专业各年级的人数，这里面要汇总的字段条件包括学院和专业及年级字段，相对前面只统计单项内容要复杂一些，不过使用excel数据透视功能也可很快完成，具体做法如下：

为了方便显示查看，将学院和专业字段拖入区域节中的行区域，再将年级字段拖入区域节中的列区域，然后在值区域中拖入学号字段，显示如图7所示.

图7 区域节（按年级统计各学院各专业人数）图8 统计结果