浅析住房公积金档案信息化建设

2017-03-24王晓虹

参花（下） 2017年12期

◎王晓虹

浅析住房公积金档案信息化建设

◎王晓虹

在高新技术高速发展的今天，互联网逐步被应用到各行各业，档案管理事业也紧跟时代潮流，由传统的管理模式向着信息化、数字化、电子化转变。随着社会福利制度的完善，住房公积金档案数量不断增加，住房公积金档案信息化建设势在必行。本文阐述了档案信息化的意义，分析住房公积金档案信息化建设中存在的问题，进而强调住房公积金档案信息化建设的重要性。

住房公积金档案信息化

一、住房公积金的定义

所谓住房公积金，指的是国家机关、国有和私有外商企业、事业单位集齐在职职工缴存的长期住房储蓄金，是法律规定的重要社会保障制度之一——住房保障制度。住房公积金具有强制性，企业单位有义务依法为员工缴存住房公积金，并且归职工个人所有。

二、住房公积金档案信息化建设的必要性

随着社会的发展，我国的社会保障制度越来越完善，社会公众的参保意识不断提高，受到住房公积金保障的单位和个人不断增加，住房公积金档案也逐年递增，档案信息化建设成为档案管理工作者面临的一个新的课题。我国已经进入信息化时代，想要更好地开展档案管理工作，有效发挥档案信息资源的作用，就必须认识到信息技术的重要性，与时俱进，积极参与档案信息化建设。档案信息化指的是利用互联网等新技术，将传统的纸质档案等文件转变为更易整理和储存的电子档案，并且形成有序的档案信息资源库。

（一）更加便于住房公积金档案的保管

近年来，随着房价的不断增长，住房公积金档案的保存时间也逐年增长。传统的纸质档案无法经历长久的存放，并且档案流动有可能造成纸质档案遗失、破损等情况，而将纸质档案转变为电子档案则会在很大程度上避免以上问题。电子档案可以存于硬盘等载体中，更加便于保存和携带，更好地降低意外突发情况可能会所造成的损失。

（二）更加便于住房公积金档案的查找与使用

我国地域辽阔，且人员流动大，传统的纸质住房公积金档案不能满足住房公积金管理机构的数据查询服务，并且档案数量庞大，传统的库房查询方式难以满足使用者的需求，使得档案利用效率低下，局限性大。将住房公积金档案信息化，建立电子档案信息库，使用者可以更加快速地查找档案，不再受时间和地点的限制。住房公积金管理机构和各地方营业网点可以在线进行浏览和查阅，使得档案利用更加方便、快捷、高效。

三、住房公积金档案信息化建设的重要内容

（一）制定相关规范制度

制订相关的规范制度是保证住房公积金档案信息化建设顺利进行的重要前提。住房公积金管理部门应及时根据实际情况，制订关于信息化住房公积金档案处理规范、收录方式、档案区分、档案保存、网络档案管理平台等规章制度，相关部门要对制度内容进行考察与更新，确保严格有序地实施制度内容。

（二）树立住房公积金档案信息化意识

住房公积金档案管理人员树立信息化意识是住房公积金档案信息化建设的基础条件。参与档案管理的人员必须主动认识并学习档案管理信息化技能，以便在今后的工作中发挥主观能动性，主动思考档案信息化建设中出现的问题并且寻找解决方案，更好地做好住房公积金档案信息化建设工作。

（三）引进档案信息化建设中必要的新型软硬件设施

除了完善的制度和高素质管理人才，先进的软硬件设施是必不可少的，要想将纸质档案转化为电子信息档案，计算机与扫描仪等设备是必须的。优质的档案信息化管理软件是保障住房公积金档案信息化良好运营的基础条件，也为电子信息档案的安全提供了保障。因此，住房公积金档案管理部门应积极对市场上的软硬件设施进行考察，引进一批效率高、系统全面的设备。

（四）提升住房公积金档案信息安全水平

随着住房公积金档案信息化建设的推进与网络平台的逐步完善，电子住房公积金档案的安全问题越来越受到大家的重视。由于我国人口较多，住房公积金档案数量庞大，因此，需要对网络管理平台中的档案信息做好界定，针对不同信息划分保密程度，对不同的人员设置不同的查询权限，保障住房公积金信息的安全。住房公积金管理管理系统应建设相应的防火墙以及安全功能系统，防止不法人员通过网络病毒等对公积金信息进行盗取等侵犯行为。要根据内部人员所做的不同工作，设置不同的查询权限，以便更好地保护住房公积金档案信息的安全。还应该注意档案的备份工作，以防因意外事故发生的档案信息丢失、篡改等情况。