Excel 在图书馆信息系统中的应用

王殿升

（河北体育学院图书馆）

【摘要】在本文中，笔者探讨了利用Excel 软件的lookup（）函数实现信息快速录入的功能，利用Excel软件和批处理文件完成图片文件名批处理替换功能。

【关键词】Excel 信息替换 批处理文件 汇文文献信息管理系统

一、问题的提出

现在大部分高校为了提高信息化管理水平，引入了一卡通工程，但是对于来自新生的一卡通信息，普遍与各信息管理系统存在数据接口规范问题，本文针对我院新生录取后一卡通信息采取手机号作为关键字而实际运行中的图书文献信息管理系统中普遍采用学生号作为条码号的信息同步问题，其它信息管理系统也存在类似的问题。同时在类似照片等图片文件命名问题也需要一定的规范。

二、问题解决

（一）从教务处获取有学号、班级、专业、学制、姓名、身份证号等信息的的excel文件1，从一卡通获取有手机号、身份证号、姓名等信息的excel 文件2（规范后，去掉多余信息）。新建一个名为新生信息的excel文件，将三张工作表，依次命名为本科、专科、一卡通。将教务处获取的excel 文件1中的本科信息作為本科工作表的内容，将教务处获取的excel 文件1中的专科信息作为专科工作表的内容，一卡通获取的excel文件2作为一卡通工作表内容。将本科工作表、专科工作表添加1新列“条码号”，根据本、专科工作表和一卡通工作表中的共同身份证号信息，将条码号信息用一卡通工作表中的手机号代替。

注意：一卡通务必按身份证号升序排列。

在本科、专科工作表的条码号列中输入=lookup（“身份证号”，一卡通！$d$2：$D$1734，$a$2：$a$1734）

说明：“身份证号”为本专科工作表中的身份证号对应单元格地址

$d$2：$D$1734为一卡通身份证号所在的列，$a$2：$a$1734为手机号所在的列。

之所以分为本专科分别倒入，是因为两者学制不同，失效年限不一样，方便管理。

（二）照片的规范

由于我院考生较多，录取方式多样，所以录取后考生照片文件命名方式也差别较大，本方法实现了用身份证号成批替换考生号为文件名快速处理。

从学生处获取照片信息，有大部分以报考号为名的.jpg文件，不符规范，从学生处获取有ksh（A）、sfzh（B）、xm（C）、xbdm（d）的excel 文件，在e列中添加namebh（改名）。

在namebh列中用公式填充。如本例中在E2单元格内填充：=”ren “&A2&”.jpg “&B2&”.jpg”。如图一：

图一

将e列得到的数据复制到一个批处理文件中去，将该文件置入图片所在文件夹，并执行。可完成改名。

三、小结

经过多年汇文信息系统的数据录入实践，通过分析各高校图书馆信息统计数据处理手段的现状，总结当前数据处理中的格式转换、规范性等方面的问题，化繁为简，提出了基于Excel的数据处理方法。利用上述方法成功的完成了我院2015年度新生入学后将新生数据导入汇文信息系统，该方法通用性强、操作简便，能明显提高图书馆信息中数据录入的工作的效率。

参考文献：[1]计培良，林燕芬. 基于 Excel 的高校实验室信息统计数据处理方法研究与实践.中国教育信息化.2016.16