国防科技工业固定资产投资项目档案数字化初探

张魏+陈嘉芬

国防科技工业固定资产投资项目（以下简称项目）是指由国防科技工业局负责审批或审查后报国务院审批，全部或部分使用中央财政资金建设的固定资产投资项目。项目档案是国家投入巨资产生的知识成果和无形资产，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据和基础资源。

一、国防科技工业固定资产投资项目档案数字的必要性

项目档案的积累、管理以及后期的利用是非常重要的项目管理内容，项目档案的数字化工作也就顺理成章地成为保护档案本身、保障项目档案提供利用、提高项目档案利用效率和提升项目档案信息化水平不可或缺的一项工作。

二、国防科技工业固定资产投资项目档案数字化存在问题分析

（一）项目档案数字化缺乏明确的管理要求

近年来，国家对国防科技工业固定资产投资项目档案管理的要求日益规范，出台了众多管理制度，文件中在项目管理过程和验收环节对项目档案管理提出了一些宏观的要求，但在项目档案数字化方面却没有提出明确的管理要求。

2015年12月，国防科工局和国家档案局联合发文《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》（科工办[2015]931号），原科工办[2007]744号文作废。其中第十七条要求建设単位应接照纸质档案数字化技术规范对项目纸质文件材料进行数字化转换,范围包括但不限于以下内容:项目立项审批文件、地质勘测文件、质量评定（验收）文件、竣工验收文件、竣工图等。但相对要求比较宽泛，只列了大类，没有明确数字化的范围，对项目文件数字化的归档格式、像素大小、载体形式等参数也未进行详细要求。

（二）项目档案涉及单位及形式多样，格式不统一

国防科技工业固定资产投资项目一般会涉及到一个或多个建设单位、设计单位、施工单位、生产厂商、监理单位等不同的单位，而建设单位内部会涉及各部门档案的形式有文件、图样、照片、录像片、光盘等各种形式，档案存在形成单位多，形式多样且格式均未统一。导致项目档案数字化管理的难度较大。

（三）项目档案数字化的制约手段缺失

在项目档案形成、管理和归档过程中，建设单位一般采用签订合同时要求各参建单位提供纸质文件，但对纸质文件的数字化、电子化的要求却提的不多，不全。比如土建工程参加单位鲜有电子文件光盘移交给建设单位归档，设备仪器供应商或非标设备研制单位对于设备的使用说明、研制总结、验收大纲、培训教材、测试记录、源代码等内容电子版文件提供的不全，这说明建设单位缺乏对参建单位提供资料的相应的管理制度或合同制约措施，没有相应的管理要求。

三、推进国防科技工业固定资产投资项目档案数字化的思考

（一）制度要求明确，职责落实到位

首先，从国家层面，制定国防科技工业固定资产投资项目档案数字化相应的标准、规章和技术规范，明确要求项目档案数字化范围，应当归档其数字化版本，并对各类数字化档案的归档格式、像素大小、载体形式等参数进行详细明确。其次，从建设单位层面，应当把对项目档案的要求、措施纳入到相应的管理办法，针对项目制定项目档案工作方案，明确项目档案数字化的具体要求。

（二）经费预算与合同制约相结合，实现项目档案数字化统筹管理

对于本单位自身形成的文件，建设单位应当根据本项目档案工作方案，开展档案数字化工作并归档。对于其他单位形成的文件，建设单位应当在前期的项目建议书、可行性研究报告和初步设计各阶段明确相应的预算需求，并在与勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位以及设备供应商及非标设备研制单位的合同中明确在支付合同款前，应审查参建单位的项目文件材料数字化情况以及电子文件光盘移交情况，是否按合同（协议）条款履行职责，对未按合同（协议）要求的建设单位可暂停或不予支付合同款。

（三）根据利用原则，明确项目档案数字化范围

笔者认为项目档案文件的数字化工作应由建设单位负责统一组织协调，制定项目竣工文件数字化的筛选原则和范围，数字化成果的接收标准和方法，各参建单位根据合同的明确要求，各司其职，按照统一的标准要求，完成规定范围内的项目文件的数字化工作。

在目前国家、上级没有明确的管理要求的情况下，笔者认为要进行项目档案数字化处理前的鉴定工作，明确项目档案数字化的范围，此工作要遵循以需求导向，以便于利用查考为目的。

根据项目档案形成的不同阶段和内容，对于由建设单位收集、归档的各階段文件，如项目的立项批复，各类合同，项目“三同时”文件，审计、档案、项目竣工验收文件在整个项目建设过程中直至项目竣工验收时经常会使用到这些文件，这些文件可由建设单位自行数字化或由专业档案数字化公司按合同要求完成数字化工作。

基建文件中应该明确竣工图必须进行数字化。竣工图数字化是档案利用、管理工作的实际需要。所以对竣工图开展数字化，一方面能更有效的保护档案，另一方面也能更好的提供利用服务。

非标设备的电子文件形成于非标设备研制的全过程，是最直接、最原始的记录。为保证及时提供设备安装、调试及生产过程中的维修利用，明确设备仪器，尤其是非标设备的各类文档及设备图纸的电子版文件要严格按照电子文件归档管理要求与纸质文件同时移交。

四、结语

大数据时代的到来给国防科技工业固定资产投资项目档案的数字化工作带来了机遇和挑战。项目档案的数字化工作是为了更好的开展档案提供利用，在项目投入使用后的维修、维护，也能更完整、系统地体现国家的科技和军事各方面的能力和水平。因此，项目档案的数字化工作还需不断探索、完善，使项目档案能更好的服务于企业和社会。

（作者单位：[1]张魏，上海航天技术基础研究所；[2]陈嘉芬，上海空间推进研究所。）