船代外勤在操作中常见的低效率原因及业务提升

摘 要：在国际船舶代理企业中，船务代理（简称船代）负责代理船舶进出港的具体操作，岗位分为船代内勤和船代外勤。船代内勤以在办公室处理船代函电类和文件打印方面的一些行政工作为主；船代外勤的工作较繁杂，以办理船舶进出港、靠泊时的相关手续以及妥善协调船方与港口、货主、装卸公司等相关部门工作衔接为主，其工作效率的高低会直接影响船代企业的经营状况。本文以“新雅”轮进出钦州港为例，分析了船代在代理业务中低效率表现及提高操作效率的举措。

关键词：货物运输；船舶代理；船舶入境；出境；申报；效率

“新雅”轮，航次V.2216，共18名菲律宾船员，上一港口新加坡，来钦州港卸煤焦沥青5138.142吨，再装船4000吨重晶石开往科威特港。该轮于2017年1月2日00：48抵达钦州港锚地。“新雅”轮船长与船代小李（钦州港某船代公司船务代理，下文简称小李）预计：1月2日10：06安排引水上船，12：24船泊靠钦州港9#泊位，14：00做完联检，14：30计量结束，16：48开始卸货，1月3日14：06卸完货，16：30装4000吨重晶石上船，17：00办完出境手续，17：00引水上船，船舶开航。然而，小李这次工作不在状态，操作中出现了一些疏忽，导致“新雅”轮推迟两天进港和离港，给船公司及本公司带来了一定的损失。为了避免日后类似的情况出现，公司业务主管结合小李这次操作过程，总结了当前船代在工作中常见的低效率表现及原因，并对提高操作效率提出建议，以期给船代从业者一些经验及启示。

一、船代外勤在业务操作中的低效率表现及其原因

（一）船舶进港前因准备工作滞后，造成不能按时进港

与从事外贸工作的外贸业务员一样，船代外勤提前做好充分的准备是按时按质按量完成船务代理工作的保证。但是，小李在“新雅”轮进入钦州港靠泊之前有几方面的准备工作拖拉：1、对申请船舶进港的证件准备不足，未能及时做海事预申报；2、对“新雅”轮准备到达锚地的动态、来港任务、运输合同相关条款和费用分担情况没有形成书面的记录，因而未能及时跟钦州港码头报进港计划，导致无泊位靠泊；3、未能及时向钦州港务局递交申请安排引航员和拖轮，造成“新雅”轮无法按计划进港，只能在锚地多等侯两天；4、未能及时向钦州港海事交管局匯报“新雅”轮进出港计划。这些都是造成“新雅”轮进港时一旦滞期，就永远滞期的基本原因。

（二）船舶停港期间因跟进工作不及时，造成无法按时离港

“新雅”轮停靠钦州港期间，小李跟进工作不够细心，例如在工作时间没有及时根据调度日志填写当日“新雅”轮船舶动态表，在动态表上对前24小时之内船舶的开航时间、完工时间、装（卸）货的数量、开往港、在节假日期间开航的船舶、今后24小时内预抵的船舶的来港任务、预抵时间、当日港口作业情况和船泊的作业进度和锚地船舶情况等内容没有及时更新。另外，“新雅”轮在锚地期间或在港口停泊后，小李没有及时办理船长和船员上岸证，也没有及时通知钦州安达船舶服务有限公司为“新雅”轮加油加水、补充蔬菜、米、肉类等物料，从而导致了该轮超过24小时未能离港。

（三）船舶离港前因对主要事项未能确认，造成船方工作被动

船代外勤大多数都是事务性工作，很琐碎，每天穿梭于船上和码头现场，既要帮船东和船员代办一些杂事，又要协调好船，港，货三方的关系。为此，船代外勤在工作中容易忽略一些主要事项。本案例中的小李没能及时按钦州港习惯，与港务局确定船舶离港的联检时间及落实引航员和拖轮事宜，也没有向船长落实船员是否尽数回船，所需燃油淡水物品等是否办妥，货主委托的代办事项是否完成，相关业务单据船长大副等是否签署完毕，随船单证是否备齐，联检单证是否齐全，这些事项也导致了“新雅”轮无法如期离港。

（四）船代不熟悉办理联检手续所需要的单证，造成办理手续的低效率

船舶和货物的出入境都要经过联检部门批准同意才能通行。船代外勤既要熟悉船舶进出港口各种申报手续流程，对申报需要提交的单证也一定要熟悉。本案例中，小李不但在安排办理边防、卫检、海事、海关出港手续时间上拖拉，而且在申报中要提交的单证或证件种类和份数不熟悉，出现了交单份数不够或者漏了某单或证的情况，以致为补齐单证浪费了很多时间，导致工作低效率。

（五）船代业务善后工作滞后，造成船代公司各部门工作的低效率

船舶离港后，船代外勤要以每条船为单位，及时把业务资料和单证复印件或扫描件交给内勤完成电子版和纸质两方面的整理归档。但本案例中的小李在资料转交内勤存档方面较拖拉，对业务单据及财务单据等送交公司相关部门存档结算也不及时，以致于公司财务部门无法及时完成清帐手续和航次结算等工作，这不但降低了他在船代操作中的低效率，也降低了公司相关部门的整体工作效率。

二、提前做好船舶进港前的各项预报工作

（一）持正确的文件向海事局预申报船舶入境

与货物一样，船舶进出港口需要船代向有关部门申请同意后才能通行。但船代办理船舶的通关不是向海关申请，而是向当地的海事局预申请。为此，本案例中，小李首先要弄清楚办理“新雅”轮进港手续需要提交哪些文件。按照港口习惯，“新雅”轮到达锚地前的一个星期，小李要向钦州港海事局预申请“新雅”轮进钦州港，预申请的文件包括：进出口岸审批工作单、国际航行船舶行进口岸申报书、国际航行船舶标准保安信息、船员名单、燃油证书、油污证书、油污证书附件和适航证书共8种，其中国际航行船舶行进口岸申报书需要准备一式三联，而其他证件都只需要准备一式一份。钦州港海事局在《国际航行船舶行进口岸申报书》上签署同意、盖章后，小李要把第二联和第三联取回，其中一联给相关部门查阅证明钦州海事局已同意“新雅”轮进境之用，另一联交船代公司存档。

（二）危险品预申报要按程序办理

了解装船的货物类别也是提高操作效率的关键。本案例中，“新雅”轮装载的“煤焦沥青”属于危险品货物，为此，小李要及时与负责货物报关的报关员联系，要求报关员提供危险品申报资料包括集装箱装运危险货物装箱证明书、危险货物安全适运申报单（一式两联）和报关单。拿到这些资料后，小李要准确填写“新雅”轮载运危险货物适装许可审批单、载运危险货物申报单（一式三联）、并附上有效《油污证书》、《油污证书附件》、《适航证书》和《适载证书》。然后持这些单证先到钦州港海事局录入申报系统，再到柜台交单，最后向钦州港海事局危化品申报处出示报关员提供的危险品申报资料，办理危险品申报；申报成功后，要把海事局签字盖章后的《船舶载运危险货物申报单》第二和第三联（第一联给海事留存）交报关部门及公司相关部门各一份。对于危险品的预申报，在报关员完成出口报关后才能向海事局提出申请。由此可见，船代与报关员在工作充分对接可提高申报及装船效率。

（三）提前预约检疫人员，完成卫检预报工作

卫检预报工作，船代可以选择电话联系检疫部门，提前告知检疫人员船舶到港的船期即可完成预报工作。本案例中，“新雅”轮卸完煤焦沥青后，还要装船4000吨重晶石驶往科威特，为此，如要考虑操作的效率和质量，小李在打印煤焦沥青的进口舱单时，最好也打印一份4000吨重晶石的出口舱单，然后加盖船代公司的公章后，再把这两份单送到驻钦州港的CIQ（中国出入境检验检疫局）码头科处，当面告知检验科值班人员“新雅”轮的船期、船员人数和货物情况，并且要把检疫值班人员的值班表记录下来，以便该船舶一靠港或离港前，在需要时能准确联系到当晚值班的检疫人员上船卫检。

（四）利用空闲时间完成网上边检预报和海关船舶备案

边检预报和海关船舶备案工作较简单。对于边检预报，小李上网登录“公安边防总队”网，根据“新雅”轮资料和船员信息如实填写申报内容后直接在网上点提交就完成了。海关船舶备案只是针对那些没有进行过海关船舶备案的船舶，船代如果代理这类船舶，那么在办理船舶的进境手续之前，要先登录海关船舶备案系统网，对即将进境的船舶进行申请备案，如已备案过的船舶则无需重复备案。这两项预报工作，如果小李不占用正常的上班时间而是利用空闲时间来完成则可以节省时间去做别的工作。

（五）向港务局预报船舶靠泊的计划

向港务局预申报时间安排要有讲究，不必提前太多。在本案例中，小李可以提前一周把《船期预报表》、《卸船计划》、《装船计划》缮制好先电子存档，然后在“新雅”轮准备到锚地等候进钦州港的前一天，再把这些表打印出来拿去钦州港务局交给码头集装箱部门，并落实该轮进港后停靠的泊位号和引水上船安排事宜后，同时要把这些安排信息告知“新雅”轮船长以便船方做好接应工作。让船方与港口方保持信息畅通是操作中高效体现之一。

（六）递交准确的资料正式申请同意船舶进港

按钦州港习惯，要确保“新雅”轮能按时进港完成5138.142吨煤焦沥青卸货及4000吨重晶石装船，小李要向报关员和货代拿货物的通关资料如报关单、经海关签字盖章的装货单、收货单、装货通知书等，还要根据报关单内容制作重晶石的出口艙单，制作出来后要重复审核，审核无误后打印舱单并传真给报关员确认，收到确认后才能上传给电子口岸（或直接拿打印的舱单交给电子口岸人员）进入录单，录单完成后，打印出来核对，核对无误后才可以向海关申报，海关审批通过后再把海关舱单（带条形码）打印出来。一定要注意，准确录入舱单是完成了正式申报船舶进港的第一步工作。向钦州港港务局申请“新雅”轮需要提交的单证有13种：总申报单、货物申报单、船用物品申报、船员用品申报、出入境船舶检验检疫记录表、卫生处理申请单、航海健康申报书、健康申明卡、船舶档案卡、集装箱入境暂时情况表、《装卸货通知书》、船舶检查确认单、检查报告表、这些单证的正本和复印件份数多容易混乱，要特别细心，否则会出现交单时份数不够、或者印漏了某一种单证，影响操作效率。

三、要合理安排边防查船，及时办理好各项必要的业务手续

本案例中，小李提高操作效率需要注意一个重要事项：与“新雅”轮的船长要保持有效的联系，如果出现该轮不能如期到达，或者到达钦州港的时间与事先预计的相差太大的情况，必须马上与钦州港港务局有关的部门沟通；如果该轮预计如期到达并按规定时间离港，也要及时与港口调度方面沟通该轮船靠泊和离港事宜、并按程序办理下面的手续：

（一）船舶进口后及时上船取包并接卫检人员上船完成检疫、消毒的工作

“新雅”轮一靠泊，小李应该在第一时间上船向船长拿文件包，查检包内的“随船舱单、（提单）、离港证、船舶概况表、海关监管簿、海员证、上一航次出境船员名单（边检盖章的）、边检签证簿、港澳航行船舶证明书和服务簿、（海事签证簿）”等证件是否齐全，并检查船上人员是否已填写《健康申明卡》。如果没问题，就拿卫检正检单证给船长签名。查包工作完成后，小李要到CIQ（中国出入境检验检疫局）码头科提交书面申请，申请当日检疫值班人员上船检疫消毒。检疫人员登轮后，小李要全力协助检疫人员开展工作：首先叫船上业务员召集好所有船员，然后按照检疫人员的要求检查船舶的除鼠证、船员的健康证和健康申明证卡、给船员检测体温和摄像等工作，必要时配合消毒人员对船舶进行消毒工作，并把进出境的正检单证交给检疫人员，如果检疫没问题，检疫人员会签署《进境卫生检疫证》，《出境卫生检疫证》和《船舶出口岸手续联系单》。小李在上班的时间要拿《船舶出口岸手续联系单》到CIQ检务科加盖公章为办理离港手续做准备。在本案中，小李如果把上船取包工作和接卫检人员登船开展检疫工作同步进行会更有效地提高操作效率。

（二）及时安排边检人员登船完成边防查船、办理正检业务

边防查船分为入境查船和出境查船，正检业务主要包括船舶入境申报、海事申报等事项。入境查船是卫检完成检疫、消毒后才能进行。为此，卫检后，小李要安排边检值班人员登船检查所有船员的海员证、名单，检查完毕后，边检人员签署《船舶检查确认单》，之后在上班时间要持该单去边检办公室办理边防正检业务。为了尽快完成船舶卸货工作，小李在上船取包后，应尽快把三份随船舱单送到钦州港务局的外轮代理公司盖上外理公章，然后联系报关员和货代公司去办理煤焦沥青入境手续，以便在边检查完船后就能安排卸货。为了缩短“新雅”轮在钦州港靠泊时间并能尽快离港，小李要实时了解报关员对这一票煤焦沥青的报关进度，并随时准备在卫检完成检疫、边防查完船后，马上申请港务局集装箱部门进行卸货作业和重晶石的装船作业。

（三）及时联系外轮理货公司签发理箱单证，并办完海关处境手续

拿到外轮理货公司签发的理箱单证后才能办理“新雅”轮离港手续，为此，4000吨重晶石装上船后，小李要联系外理签发理箱单证。由于外理公司通常在装完货后才一起签发卸、装理箱单证，为此，如时间紧张，小李应该在外理卸完货后就要求外理先签发卸货理箱单证，以便先办理海关出境手续，待装完货并签发装货理箱单证后再补交装货理箱单证。一般来说，装或卸的理箱单证有一式两份，但只需要拿一份去办理海关出境手续，另一份留作存档案用。在办理海关出境手续时船代必须填写《海关监管簿》、海关出境单证（包括理箱单证）以及出口货物的报关单以备查看及拿到码头海关监控室办理，办理完毕之后要拿回海关签字盖章的《海关监管簿》、《船舶出口岸手续联系单》和一份舱单，并马上拿《船舶出口岸手续联系单》到海事处班列《离港证》或者换回事先就办好的《离港证》，该业务环节影响船舶是否如期离港。

（四）及时办理船舶放行离港前的边检手续和单证扫描工作

小李办妥“新雅”轮出境联检手续后，在离港之前要及时联系钦州港边防中队派人查船，打电话到中队值班室告知该船情况并联系查船人员对出境船舶和船员进行查验。在边检查验时，小李要事先准备一份“新雅”轮的船员名单和收集全部的海员证给边检人员，这份名单最好是办理边检出境手续时边检签发回的那份名单的复印件，并要组织好船员以方便边检人员持证进行一个个对人头。查验完毕，让边检人员在名单表和海员证上盖章，这样该轮就能尽快离港。放船前，小李要通知公司内勤扫描这些单证：舱单（海关签署盖章的出口舱单）、船员名单（边检盖章的出境船员名单）、离港证、出境理箱单、集装箱装运危险货物装箱证明书（出口危险品才需提供，每票货只需扫描交给船上的那一联）、危险货物安全适运申报单（出口危险品才需提供，每票货只扫描交给船上的那一联）、船舶载运危险货物申报单（出口危险品才需提供，每票货只扫描交给船上的那一联）都要扫描，并仔细检查应该交还给船上的单证是否已全部放回包里，确定无误后就可以送包到船交还船上业务员，并通知船上业务员呼叫海事、港务调度室准许船舶离港开航。至此，整个放船工作结束，船代对这个环节的业务一定要熟练才能提高操作效率。

“新雅”轮离港后，小李要把有关资料转交给内勤进行整理归档，包括“新雅”轮抵港和离港时间、来港任务、靠泊时间等，交待内勤要做好纸质版和电子版的存档工作供日后的查阅，另外也要把业务单据及财务单据等送交公司财务部门，以便财务人员能及时完成清帐手续和航次结算等工作，提高公司的整体工作效率。小李要进行工作总结，以便不断提高操作技能和效率。

现代港口的装箱业务，尽管随着大数据和人工智能技术的发展，更加趋向信息化、自动化方法发展，但船务代理业务中有一些仍然还依靠人工操作，其操作的效率对船代企业、甚至对整个港口的业务效率都会带来影响，不可小视。▲

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