人事档案管理的发展趋势研究

吕函

摘 要：人事档案作为人生经历的记录，既严肃而又神秘。长期以来，人事档案始终处于保密状态，经常引起人们对档案材料内容的猜想。随着知识经济时代的到来，遮盖人事档案的神秘面纱被揭开，人们在某种程度上能接触自己的人事档案，而有关对人事档案管理的话题谈论的人也越来越多，在许多网站、媒体、学术论坛的讨论中，人事档案不透明是人们关注的问题。笔者根据自身的工作经验，针对人事档案管理的发展进行讨论。

关键词：人事档案；管理中心；科学管理；网络

人事档案管理的过程是复杂而繁复的过程，人为和制度上的缺失都容易造成档案管理的弊病产生，因此针对档案管理过程应当制定符合流程的制度，不仅要加强法律法规建设，更要注重对档案管理人员的资深教育培养，使档案管理工作能够得到进一步的提升，减少因工作失误带来的损失。

1 人事档案管理的现状

人事档案管理的发展一定要充分利用当今社会发明的优秀成果，如计算机、网络和数据库等技术，加快人事档案管理信息化，使档案管理更加科学，高效，降低人的劳动强度。

1.1 人事档案管理认识不够

领导普遍对人事档案管理的重要性认识不够，认為人事档案管理就是单纯的保管工作，因为领导的不重视，使档案管理人员的入职门槛较低，管理人员的管理水平达不到要求，管理手段落后。现阶段多数档案管理人员是兼职人员，人事档案工作换人频繁，多为新人参与人事档案管理工作，且单位没有组织专业的知识培训，使档案管理人员对档案的重要性和档案管理要求、业务都不是很了解，直接影响了档案的安全和完整。

1.2 档案管理水平有待加强

由于社会对档案管理工作的不重视，企业对于档案管理人才选拔的标准也在降低。目前，在岗的档案管理人员，多数为非专业人士，档案知识相对匮乏。比如认识不到档案管理工作的重要性；对档案材料的整理、归档、建档、装订等业务不熟练；许多企业中的档案管理人员身兼数职，或者档案管理干脆就是其他部门的在职员工；对档案管理工作没有热情。这些因素严重制约了企业档案管理水平的提升。从档案管理设备配备方面看，多数企业几乎没有一个标准的档案室，而是集办公、仓库、阅档为一体，没有铁窗、铁门等保护措施，防潮、防火、防鼠、防盗的技术仍然十分落后。许多档案由于反复使用，加之阳光照射，已经出现了纸张发黄、字迹褪色等情况，档案的安全性与完整性得不到保障。

1.3 收集归档材料不能适应新形势的需要

目前，人事档案收集的范围仍为履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料、奖励材料、处分材料等十类。就现在而言，远不能适应当前对人才全方位、深度考核的要求，个人实际业绩、个人信用情况等材料未能纳入收集范围，竞争上岗、民主测评、推荐提名、辞职辞退等方面形成的材料以及离任审计、任前公示等材料应如何收集，收集时应注意哪些问题，尚不明确。

2 人事档案管理的发展趋势

随着我国科研技术水平的不断提高以及人们对人力资源管理工作的重视程度加大，人事档案的管理工作也日益被提到日程上来。为了改善目前落后的人事档案管理制度，使中国的人力资源水平上升到新的层次，我们必须加强人事档案管理工作的改革。

2.1 人事档案管理电子化

当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理人事档案之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了共识。在人事档案电子化管理中正确输入人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分。实现人事档案管理现代化的前提在于首先实现人事档案的电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，就是把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。能够进一步避免因纸质人事档案形式上的非公共性、内容上的信息不充分以及易作假性造成的人为破坏或者磨损破坏，解决当前人事档案中存在的现实难题。

2.2 人事档案管理网络化

建立人事档案中心的最终发展趋势是实现网络管理。在我国加入世贸的今天，构建国家人事档案中心是一种适应发展需要的新理念。档案管理的网络化是建立在电子化基础上的，而档案管理网络化的前提则是遵循国家的相关保密规定。档案信息网络化是充分利用当前的网络优势，从而实现档案信息资源的共享。企业在推进档案信息网络化进程时，必须要与档案信息保密建设同步进行，要对档案资源使用的部门设置一定权限，没有权限的部门或者个人，将无法查阅相关档案资料。与此同时，我们还需要加强档案管理人员的素质建设，提高档案管理工者的职业道德水平与业务技能水平，使他们在做好保密工作的同时，能够对档案管理业务以及各种管理软件熟练掌握，能够在管理理念、管理方式不断创新，从而依托现代的科技手段，实现企业档案管理的标准化、高效化。

2.3 人事档案管理专业化

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。与其它行业相比，档案工作政治性、政策性、专业性都很强，在专业技能上，提高档案从业者的信息素养和信息技能，思想上有较高政治素质，保护档案的安全，不泄露档案内容等。人才是信息化建设的成功之本，重视信息化人才的培养，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。档案信息化人才形势比较严峻，人才资源紧缺严重制约着档案信息化建设的发展，只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

结束语

人事档案涉及每一个人的一生，不仅仅对个人非常重要，还对整个社会非常重要。加强人事档案管理的规范化研究，建立严格的管理规章制度，为人事档案规范化管理提供理论支持与方法指导，只有不断地对人事档案管理工作进行探索和改进，清楚地认识到人事档案管理工作中存在的问题并找出有效的优化策略，才能够推进人事档案管理工作不断的发展。

参考文献

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