高校数字化离校系统移动终端应用的发展与问题

◆牟 杨

高校数字化离校系统移动终端应用的发展与问题

◆牟 杨

（上海体育学院信息中心 上海 200438）

本文通过梳理离校工作中所遇到的问题，分析数字离校系统中移动终端应用的发展，明确了移动应用可以作为数字离校系统的有益补充。缓解和解决高校离校中存在的一些问题，使离校更加高效、有序、便捷。

移动终端应用；数字化离校；移动校园

0 前言

每年的毕业生集中离校是高校工作特别是学生工作的重要一环，也是学生在高校的最后一课。学生离校时往往由于就业困难和延迟毕业等各种压力，加之办理离校手续时间紧，人数多，跑的部门多，排队时间长，因而容易引发学生不满、产生纠纷甚至酿成群体事件，所以让学生便捷有序地离校是学校的一项重要工作，而如何使软件系统的效用最大化，对离校作好信息化保障，则是各个高校信息部门的重要课题。本文关注的是高校数字化毕业系统中移动终端应用的发展及相关问题。

1 当前高校离校的信息化工作现状及流程

现在大部分高校都已经实现了数字化离校，使用纸质离校单去部门盖章的高校已经越来越少了。以笔者所在上海体育学院为例，其离校的主要信息化工作如下:

（1）由信息中心在离校系统上建立离校流程，如图1所示，其离校工作流程根据学生种类建立不同的离校办事工作流，如本科生，研究生，留学生的离校流程就各不相同，本科生无需提交研究论文到电子文献中心，留学生无需办理户口迁移等，由于在流程的建立上就针对不同学生种类作了区别，离校办事流程上剔除了学生无需去的办事节点，这就防止了排队和拥堵。

图1 离校流程

（2）建立离校流程约束条件，如后勤服务部办理退寝事宜必须在毕业离校的最后流程，不能让学生还未离校就无寝室可住。领取毕业证环节必须在所有环节完成之后。

（3）联合各个学校部门确定离校工作安排，让每个节点的老师明确自己在离校节点的工作职责，并把每个节点的办事时间和地点在离校网上公布。如图2所示。

图2 网上公布

（4）打通信息孤岛，对各个业务子系统进行数据对接，从数据上剔除了学生无需去的办事节点。如通过离校系统和图书馆数据进行对接，对于那些书籍已经全部归还的同学，既可以不用去图书馆办理离校还书事宜；对于财务上不欠费的同学，无需在离校前到财务处办理补缴学费事宜，在学生查询流程的时候就知道该节点自己不用去。

（5）建立离校进度汇报工作，实时反映离校的学生人数和完成百分比。

（6）建立离校工作应急预案，一旦发生网络拥堵和移动通信终端，可以通过纸质离校单离校。

2 离校中存在的可以通过移动端应用解决的问题

（1）学生在办理过程中无法随时看到自己的离校进度。

（2）教师和部门无法将离校办理过程中的问题及时地对学生进行联络和提醒。

（3）在跨校区离校时，有的同学回到学校总部往往不容易找到办理地址。

（4）不能及时反应其办理点的排队情况，学生无法从中选择相对空闲的办事点。

（5）有的办理点学生排长队等待，却因无法即时、便捷地了解其它节点的办理进度，无法及时分流排队学生到其他相对空闲的办理点。

3 数字离校中的移动终端的应用

图3 离校流程图

图3为离校流程图在手机上的截图,其绿色的打勾的节点为已经办理的节点。现在许多大学已经利用移动校园来辅助学生进行离校事务办理,如西南财经大学(1)就已经利用移动应用来离校。通过手机端上的离校应用显示毕业离校的学生及具体需要跑那些部门,提供部门地址，具体办理的负责人电话和离校办理点的工作时间等,这样对于学生来讲非常方便,能对自己还有多少需要办理的节点一目了然，通过手机可以随时随地的查询到。而以前的PC端的离校系统只能在有电脑的地方查询到,不如移动终端方便。

3.1 移动终端应用中的消息推送功能

消息推送是移动终端应用的另一个优势，其可以在短时间内向办理离校的师生发出信息，虽然短信息也能通过通信基站向手机发出消息，但移动应用的消息推送成本更加低廉甚至于免费。由于毕业离校期间为学生外出找工作或实习的高峰期，很多学生不在校内，传统的数字离校的通告方式是在学校主页或信息门户上出公告通知，而毕业班中不太关注学校网页、并且和同学联系不太紧密的毕业班学生，往往因为知道得太晚而从非常远的实习地赶回学校，这样时间的安排上非常仓促，有的甚至错过了毕业离校的集中办理时间。通过移动离校应用来通过消息推送的方式来发布离校办理通知及相关信息，是一种比较合理，有效、成本低廉、方便快捷的通知方式。

在离校集中办理的过程中，有些容易弄错的事情和临时变更通知也可以用消息推送的方式告知毕业班的学生。比如毕业生派遣费的发放就是每年学生们反复质询的问题，因为派遣费的发放与毕业生的种类有关，而金额又与报到证所指向的地区远近有关，涉及学工和财务处两个部门，所以对于学生们的疑问经有关部门协调后可以通过消息推送统一答疑解惑。又比如在某些节点由于排队的学生过多，决定增加办理时间如中午不休息继续办理，或增加办理窗口的，像这种办理时间及地点的增加或变更的也可以通过消息推送即时告知学生。

3.2 移动终端应用中二维码应用

移动终端二维码的使用可以推进某些离校环节的办事效率。比如发放证书环节，必须在所有节点办理完毕之后才能发放。那么发放证书的老师必须输入学生的姓名和工号，进行搜索其离校的状态，确认其他环节都已经办理完毕后才能确定发放证书，如果那个环节因故没有通过的教师会告知学生要去那个节点补办，补办完了这个环节后学生再回到领取证书处排队。

西南财经大学已经在离校中使用了二维码，各项业务结清后系统会自动生成“离校二维码”作为下一步辅导员发放各项证书的凭据。那么这种以二维码作为发放毕业证书的凭证有两点好处，一是发放证书的节点的办理效率将会提高，省去了搜索学生状态以及确认的步骤，虽然一个学生离校的确认节约的时间不多，但对于成千上万的毕业生来讲总体时间将会缩短不少。二是对于学生来讲也比较方便，不再会没有办完其他环节来领毕业证，因为只有出现了“离校二维码”才会来领证，这样也让学生少走弯路。

3.3 移动端应用中的数字地图指引

在离校过程中，有的学校有几个校区，如华东师范大学，上海交大，而有时离校需要到总部或另外一个校区办理，而笔者所在的上海体育学院，有的留学生毕业时沟通并不流利，加之对中国大学的部门设置不熟悉，因而出现办毕业手续时还要不断问路的窘境。

在以往的离校集中办理时段需要在教学楼的指示牌上粘贴离校通告,或是在路上粘贴路标指向，为毕业生特别是分校的毕业生指路。这对于动辄数千亩的庞大校区（如上海交大）效果并不好，而且制作、张贴和清理标牌都需要时间及劳动力成本,对校园环境也造成一定影响。而对于已经建成数字地图的学校，通过数字化离校提供的离校办事流程图，对照手机上的数字地图，就能轻易地找到办理部门的地址，有的学校还可通过无线路由定位甚至可以精确在那一层楼。这样就免去了问路和设置路标的麻烦。

3.4 移动端的排队情况的自动检测

在离校过程中虽然用流程核减和数据核减等手段，让学生少走冤枉路，但有时候因为毕业学生数量的基数太大还是会发生排长队的情况。这时可以用摄像头与离校服务器连接，由服务器自动判断排队人数后，可以通过“空闲”，“忙”，“非常忙”等简单词语，类似于高架路上的交通状况指示牌，发布粗略的节点忙闲状况，这样学生可以通过移动终端即时了解各个节点的繁忙和空闲情况，自行安排办理顺序，避免了离校办理中有的节点很空，有的节点很忙的情况，对于部门和学生来说都可以在时间上合理配置离校的办事资源。

3.5 使用移动终端对离校进度及状态的即时报告

由于离校作为高校学生工作的重要一环，一般是由分管学生工作的校领导直接监督。而校领导工作重，出差以及会议多，如果校领导可以通过移动终端的离校情况汇总分析来实时了解离校动态，掌握离校学生人数，节点的办理完结比例等数据，通过这些报告来合理调整离校办理人员的配置，特别是实时处理离校过程中的突发情况，这也是移动终端应用的一项重要功能。

4 离校移动应用存在的局限性和条件

由于移动端屏幕大小限制和上传文件的不便，离校过程中老师办理离校流程的操作终端，和学生上传文献等线上办理依然还是在PC端操作较好，所以移动应用不能替代PC端的离校系统，但它可以作为PC端离校系统的一个重要补充。

在高校离校工作中的移动终端应用的使用好坏，和无线网络，移动校园，甚至数字校园地图等基础系统的建设有关，也和移动校园等系统的学生使用比例有关。

5 结束语

随着移动技术的迅速普及和发展，有效地推动了社会的发展和现代化的步伐，推动了学校信息化建设，也推动了离校工作向着高效化和服务化方向转变，解决了离校工作中存在的一些问题。本文通过梳理离校工作中所遇到的问题，分析数字离校系统中移动终端应用的发展，明确了移动应用可以作为数字离校系统的有益补充，可以缓解和解决高校离校中存在的一些问题，使离校工作更加高效，有序，便捷。虽然由于移动端屏幕和书写方便等限制，它还不能替代PC端的离校系统，但它作为一种发展方向正在影响着现在高校的离校办理方式。只有紧随移动时代的发展，了解最新的技术方向，并应用到离校办理等实际的工作中来，才能有效推动高校信息化向前发展。

注释:

(1)西南财经大学新闻:《关于2016届毕业生办理离校手续的温馨提示》，“2016届学生离校继续采用业务系统数据推送、网络化无纸化数据传递和全面移动业务办理的方式来实现数字化离校，启用辅导员、学生一体化的新的移动校园平台。”2016年6月18日。http://www.swufe.edu.cn/2016-06/08/201 606081534335859.html