从学校各项评估看高职院校教学档案管理水平

邓晓珺

摘 要：高校教学档案是各级教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，具有历史联系的文件体系。教学档案是《高等学校档案实体分类法》十大类档案项目中的重中之重，也是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。该文就高校教学档案的重要性以及在教学档案的收集、整理以及利用方面所存在的问题及解决办法几个方面进行了阐述，进一步探索在新的形势下如何创新高职院校教学档案的整体水平，使它更好地为学院的发展服务。

关键词：教学档案 利用 思考

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）09（a）-0108-02

教学档案是在教学过程中直接形成的，反映教学管理、教学实践、教学改革和教学建设等环节，这些档案资料是学校历史、建设与发展的真实见证，是学校最有效的第一手材料，同时也是衡量学校教学质量、办学水平、人才管理水平的重要标志，具有很强的保存价值。但并不是所有的教学管理和教学实践活动中形成的材料，都能够作为教学档案来管理，它时刻受价值因素的影响，而只有那些具有一定现实利用价值和长远的历史查考与研究价值的材料，才以档案的形式存在，因此，教学档案的质量直接影响着学校教学管理水平和办学综合实力。但在实际工作中也出现了很多不尽人意的地方，下面就笔者从事档案管理工作十几年的经验，总结出一点想法与大家一起探讨。

1 高职院校教学档案管理工作的重要性

1.1 教学档案是领导决策的重要依据

各院校的领导为了改进教学质量和进行教学改革，有效地贯彻执行国家制定的教育工作法律、法规、制度，科学地组织学校的教育教学管理及科学研究等各项工作，维持正常的教学工作秩序，及时合理地纠正教学管理和教学实践中的偏差和错误，都需要掌握完整、准确的教学档案数据和信息。实践证明，教学档案所提供的数据和信息，是各个学校领导者进行科学决策的必要条件之一。如果没有这些数据和信息作为保障，学校领导便无法了解本校有关教学活动的基本状况、存在的问题以及本校教学活动的优势、劣势、规律和特点，就无法按照科学的决策程序进行合理有效的决策工作。

1.2 教学档案是提高教学质量的参考依据

由于教学档案之中蕴藏着比较丰富的教学经验和智慧，所以只有注意挖掘和开发利用，才能有效地获得改进课堂教学、实验教学等教学活动的信息和知识。每当进行教学质量评估时，凡是教学档案规范齐全的单位，该项工作便可以顺利进行，反之则会困难重重，无处着手。可见，教学档案是验证教学质量的最真实的佐证材料，是改进和提高教学质量的重要参考依据。

1.3 教学档案是有效开展教学管理活动的必要保障

教学档案可以为教学管理工作的正常进行，提供有关教育工作法规制度、方针政策、统计数字等方面的信息材料。各学校的教学管理部门或机构，只有真正获得了以上信息的支持，才能够做到“依法管理”，避免管理失误。

教学档案是把平时所获取的零散的教学材料进行进一步的“大集中”，是对教学档案的总结和推广，是教育教学理念、教学方法和教学经验的智慧源泉，这些都比较客观地记录在它们所形成的教学档案中，其中凝结着广大教职工的辛劳和智慧，充分发掘这些档案中的“智力资源”，可以使更多的学校共享这些资源，从而也有利于提高整个社会的教育水平。值得注意的是，一些学校在其所制定的教学档案管理制度中还明文规定，教学档案主要为本学校的教学工作服务，这在提倡信息公开和信息共享的时代，是一种十分不和谐的“音符”。

2 教学档案管理中遇到的瓶颈

（1）对教学档案的重视不够。一般来说，在高校里面大都重视教学管理这块的发展，不论是教学质量还是教学行政管理工作都会受到一定程度的关注，但对于在教学过程中形成的教学档案却是无人问津，教学管理部门对于收集档案的热情也不高，感觉这项工作可有可无，可做可不做，归根结底还是领导不重视，教学档案收集工作人員对“收集”抱淡然的态度，回头想想，这几年中不管是学院评优，还是国家骨干院校建设及学校50周年纪念日活动中所有的原始材料都是出自于学院的综合档案室，再加上校史馆的成立，没有档案室原始材料的提供，何来校史馆，那只能是空想，从何谈学校的发展，又如何了解学校教学质量的发展进程。从以上事例可以看出要想再现教学管理方面的发展历程，只有通过平时的收集整理工作，使学校的综合档案室教学方面的原始材料得到充实，如果不进行平时的积累工作，那将会影响学校的整体发展，因此，必须重新认识档案价值的存在性，更深度地了解档案。

（2）收集教学档案是个老大难的问题。高校档案收集工作是档案管理工作的基础，只有对教学档案进行完整的收集才能更好地为教学管理工作服务。大部分的教学管理人员对教学档案收集工作的认识不足，加上一些专职教师认为，在教学过程中的教学和科研成果应自己保存，担心移交到综合档案室备案，使用起来不方便。长期以来，在教学档案的收集中档案部门始终处于被动地位，表面上看教学部门和档案管理部门沟通和协调工作都不错，实际上教学部门在具体实施过程中却很延时，造成档案部门整个整理工作延后。当然，在日常收集工作中，教学档案收集呈现严重缺失现象，如JX11-2、JX11-5、JXl2、JX12-2、JX12-5、JX15、JX15-4、JX15-5、JX17-2、JX17-3、JX17-4、JX17-5、JX17-6等都存在着收集不全或收不上来的现象，势必造成教学档案的严重丢失现象，对教学的质量评价与评估等教学方面造成不可估量的影响。

（3）对新增的内容如何分类问题。按照《高等学校档案实体分类法》可以看出教学档案管理工作还存在着诸多弊端，大量的高职院校的人才培养水平评估材料、骨干院校建设项目材料、示范性院校建设项目、实验室建设、国家助学贷款、职教联盟等一系列材料，无从下手，造成大量档案的流失，从而不能满足文献资料在教学档案分类和管理过程中的要求，造成了大量有价值的文献丢失。在一定程度上，存在一定程度的随意性，缺乏科学性，直接影响到综合档案的审查、信息的开发和利用。

3 针对教学档案存在不足的解决办法

3.1 針对教学档案的形成者因素，建立健全教学档案归档制度

形成者因素可以使管理者明确教学档案的主要来源，便于科学地组织教学档案的平时积累和集中归档工作。目前高校的教学档案主要是由各级各类学校的教学管理机构和教师本人形成的。首先，各部门兼职档案员要明确教学档案收集范围，掌握各类目归属部门的具体岗位指标。实践证明，教学管理必须制定大量的制度进行约束，否则，就会使有关学校的教学档案管理人员的管理工作陷入被动。良好的教学档案归档制度，虽然可以为教学文件的集中和筛选提供有效的业务指导，但是如果执行不力，也会变成一纸空文。为此，制度的建立和制度的执行，对于顺利实现教学文件集中归档的目标，都是非常重要的。另外，有些教学单位的教学文件归档制度条款粗陋，缺乏细化性要求，也会给实际工作带来不便，甚至会起到消极作用。还有一些单位的归档制度之中只是规定了教学文件材料的归档范围、归档时间、归档手续和归档份数等方面的内容，但却缺乏诸如归档要求、奖励与惩罚措施等方面的保障性规定。这样做的目的，是便于开展教学档案的目标管理。教学文件归档责任的明确，为各个学校的教学档案管理机构和人员及时了解教学文件的形成情况和归档情况等，提供了良好的前提条件。

3.2 针对教学档案的形成领域因素，明确收集教学档案责任者

针对教学档案来源的相对分散性、内容的丰富性、形成过程中的周期性、种类的多样性等几个特点，抓住这几个特性进行分析。通过对这一因素进行全面诠释，教学档案管理部门可针对具体因素，制定明确的计划和目标管理政策，对平时所积累的教学档案进行系统化的处理工作，同时，也便于教学部门兼职档案员和学校综合档案室工作人员有针对性地开展教学档案的收集工作。因此，除了“兼职档案员”外，各个学校负责教学管理的机构和人员，也应当积极参与教学文件的形成、积累、整理和归档工作，归档实际上就是筛选有保存价值的教学文件的一道关口，所以也没必要将所形成的全部教学文件都收集起来。

3.3 针对教学档案的价值因素，做好教学档案的开发利用工作

教学档案利用服务工作一般包括经常性利用服务和特殊性利用服务两种类型。只有两者有机结合才能体现其价值，主要是指在教学档案利用实践中周期性的、稳定性的利用服务和在教学档案利用实践中非经常性的、随机性的利用服务。前者如教师科研业绩考评，职称评定等，后者是为教学改革提供教学档案信息的佐证，为分析教学工作质量和找出教学难点等提供依据，为编写教学大纲和教材提供素材信息等。为了充分实现教学档案在教学和科研工作中的使用价值，各学校领导和各部门兼职档案员必须更加重视教学档案工作，分析对教学档案的各种影响，教学档案只有通过利用才能体现出其价值。各个院校应当努力通过各种有效的途径和方式，满足教学档案的信息用户的合理利用需要，在一定程度上也大幅度地提高了教学档案的利用率。

综上所述，不论是在学校的升级，还是各大院校的各项评估以及骨干院校建设和校史馆建设过程中都需要大量的教学档案作为佐证材料。可见，高校教学档案的开发利用是一个系统工程，需要广大教职员工特别是教学管理部门的同仁们通力合作，从多视角、全方位地去关注教学档案的形成过程，把握教学管理、教学实践和教学研究活动的特性和规律，保持教学文件之间的有机联系，区分价值，方便教学工作及其他各项工作的利用，进一步提高教学档案的整体质量，提高教学档案的利用率，使之达到预期的目的。

参考文献

[1] 石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].江苏商论，2014（27）：121-122.

[2] 施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商，2012（11）：117-119.

[3] 张晓阳.高校教学档案管理和利用工作的几点设想[J].陕西档案，2009（3）：37.

[4] 张莹.关于档案信息化建设若干问题的思考[J].黑龙江史志，2013（17）：101.