浅析高校档案管理中电子档案的优势与局限

赵海燕

摘 要 在当前信息科技广泛运用的年代，档案管理现代化正在各个高校逐步推进。一些有价值的电子档案越来越被重视，然而这些电子档案虽然在传统档案管理中产生了巨大的积极影响，却也存在一定的局限性。本文针对电子档案的特点，初步分析了在高校档案管理中电子档案的优势与局限。

关键词 高校 档案管理 电子档案

中图分类号：G647 文献标识码：A

随着现代社会信息化程度的不断提高，高校档案管理工作也进入了新的时代，但是当前仍有许多高校还采用传统的纸质档案管理方式。

1高校档案管理现状

随着科学技术和社会经济的迅速发展，高校学生和教职工人数急剧增加，每年都有数以万计的档案需要变动、更新和维护。但是从高校档案管理的现状来看，它还存在着很多问题，主要表现在以下几个方面。

1.1高校档案工作量大

因为高校改革的不断深入和规模的不断扩大，高校档案的数量和门类也在增多。主要分为党政档案、教学档案、科研档案、基建档案、财会档案、人事档案等十几个门类，另外，档案的保存和日常维护，以及大量的学生就业和出国等使得档案变动频繁，这些都需要大量的人力、物力和时间。

1.2信息化技术未得到充分利用

目前，高校档案基本还是以纸质档案作为保存媒介。虽然大多数的高校已经实现计算机在档案馆各部门的全覆盖，但是在高校档案管理过程中，对信息技术的应用仅限于检索、交换、备份等，并没有完全发挥其优势。绝大多数的档案整理、存放和查阅等仍采用传统方式。另外管理人员信息化技术水平不高，所以信息化技术在高校档案管理工作中难以得到充分利用。

1.3重保存轻利用

高校档案管理工作是一个长期积淀的过程，价值不容易在短期体现出来，因此，高校对这种效益不明显的工作没有给予足够重视，更愿意把资金投入在直接能得到成果的项目上。“重保存轻利用”的传统观念使大多数人认为档案工作就是收集归档和保存保密，一些高校的档案管理工作长期停留在这两方面，并不重视对档案的开发和利用。目前高校档案不仅要满足高校内的学生、教职工和各个机构对档案利用的需求，还要满足社会的利用需求。而高校档案管理工作的重点是对档案的开发和利用，因此我们必须利用现代化信息技术对其进行整理、提取，将高校档案尽量转化为更便于利用，便于保存的电子档案。

2高校档案管理中电子档案的优势

电子档案是具有保存价值的电子文件，这与传统档案的特征相同。但是电子档案在归档、存储和利用方面有很多优势。主要表现在电子文件归档的工作量相对较小，节省人力和时间；它的储存空间小，容易保存，它的利用也比较简单方便。在当今信息技术的广泛应用下，电子档案的优势越来越被高校重视，主要体现在三个方面。

2.1档案的归档方面

电子档案可以利用信息技术，就能省去人工分类、排序装订等步骤，同时还不容易疏漏出错。但传统档案的收集、分类统计等环节需要大量的时间和人力，另外，传统档案立卷标准有很强的主观性，立卷人通常会根据自己的理解来进行立卷，这样做就会影响日后他人对档案的查阅和利用，而电子档案通过计算机的辅助立卷功能，可以按照不同标准分类。当遇到文件收集不齐或漏交，电子档案只需利用计算机档案管理系统就可一键整理归档。这样不仅能提高工作人员立卷归档的效率，还能提高归档的质量。

2.2档案的保存方面

高校档案中有一些档案是极少被查阅和利用的，但是为了保证档案工作的完整性和严谨性，这些很少被人问津的档案也会进行保存，这就造成资源和空间的浪费。而电子档案只需一个芯片就可以解决整个档案库房的储存问题。电子档案更便于保存，因为它通常以磁盘、光盘等为介质，不受温度、湿度以及微生物环境的影响，不易被破坏，同时也大大减少了纸张的消耗，更有利于环境保护。

2.3档案的利用方面

一切档案工作的出发点和落脚点就是档案利用服务，它是档案价值的最终体现。目前，传统档案由于量大，分类多、占用的空间大，难以进行一一翻找。而电子档案和计算机档案管理系统使档案的检索和查找速度大大提高，管理员无需进入库房，只需在计算机上就能完成档案的利用。另外随着高校学生的增多，出国留学生和一些在外地就业的学生经常会需要远距离的利用相关档案，但是传统的纸质档案利用调度就要相对困难。而电子档案则能够通过网络在最短的时间到达档案利用者的手上，满足其对时间上的要求。

3高校档案管理中电子档案的局限性

电子档案在给高校档案管理带来巨大便利之时，那些防不胜防的病毒和黑客使电子档案在储存和使用的过程中存在一定程度的风险，给电子档案的安全保密工作增加了难度。这主要表现在两个方面。 （下转第53页）（上接第35页）

3.1网络安全性难以保证

电子档案是可以通过储存设备高速读写，如果一旦被盗取，会对档案的真实性和完整性造成破坏，现在高校保存的档案多数是学生和教職工以及校内的重要信息，所以安全问题不容忽视，这主要体现在以下几方面。

（1）电子档案容易造成在文件交换、或是长期保存中出现信息的丢失，因为它的格式和储存方式比较多样化；有时也会出现不兼容现象，导致电子档案的不可读，这也是档案管理中的一个难题。

（2）电子档案很容易被更改，因为它没有手写文字的特征，采用的通常都是统一的字体和标识，所以，如果电子档案被篡改或错写，就会不留痕迹，不容易被发现，也不利于区分档案的真假。

（3）电子档案若操作失误就会造成大范围的文件受影响，因为它通常采用的都是批量处理的方式，而传统的纸质档案如果是人为造成的错误则是影响范围有限。

（4）网络具有远距离调用的功能，在传输过程中，档案信息的安全性存在被修改和盗用风险。

3.2法律效力和相关标准不明确

目前，我国还未在法律中明确规定电子档案的法律地位，在我国的实际案例中，电子文件的法律凭证作用并不被认可，所以电子档案的法律效率尚不明确。

另外，在高校档案管理中，为了保证电子档案的安全性、易操作性，必须采用标准化的管理方式，这就需要制定统一的标准。目前我国已经定制了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，对CAD电子文件的光盘存储和保管进行了规范。《电子文件归档及电子档案管理办法》对公文类的电子文件和电子档案也做出了比较细致的规定。但是，根据高校目前的发展状况，应当尽早的制定统一的电子档案管理标准，使得高校档案管理工作能够有法可依，有章可循。

参考文献

[1] 刘晓春.电子档案管理[R].湖北省电子档案管理培训班，2012.

[2] 王庆云.现代档案管理学[M].青岛出版社，2004：287.

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[4] 刘家真.电子文件管理导论：电子文件与证据保留[M].北京：科学出版社，2009：96.