我国档案服务业企业创新能力的提升与发展趋势

2017-03-11魏鑫茹左雪

兰台世界 2017年17期

关键词：服务业档案管理服务

魏鑫茹左雪

（辽宁大学历史学院沈阳110136）

我国档案服务业企业创新能力的提升与发展趋势

魏鑫茹左雪

（辽宁大学历史学院沈阳110136）

档案服务业作为一种新兴的文化产业也逐渐成为重要的生力军，特别是近年来档案服务业企业逐渐得到了社会的广泛认同，这就需要作为核心的档案服务企业自身不断提高创新能力，本文从档案服务业企业创新发展条件入手，阐述了提升档案服务业企业自身创新能力四个层面及其未来发展趋势，以望促进档案服务行业健康发展。

档案服务业档案管理公司企业创新能力

档案服务业是档案事业核心组成部分。在我国，档案服务业的提出是基于服务业蓬勃发展的前提下，最早是由浙江省档案局提出的“档案服务业是运用现代档案管理知识、技术和场所、设备、设施等要素向社会提供智力成果、劳务服务、档案产品的新兴行业，是档案事业的重要组成部分。”[1]档案服务业企业是社会分工细化的产物，档案服务业领域巨大的市场潜在需求早就被西方发达国家敏锐的察觉到，如今由国外的商业性文件中心到我国的档案服务业企业，均在不断发展。

一、档案服务业企业创新发展条件

我国档案服务业已经进入蓬勃发展的时期，档案服务业企业也逐渐成为市场经济中的新型经济发展模式，与此同时档案行政管理部门也注意到这一行业的现状与发展趋势。就现状而言，档案管理部门的优良决策既决定着档案服务业正确的发展方向，同时也决定着企业创新能力的有效提升，目前我国中央及地方的档案学会在我国档案服务业创新能力方面给予了重要的指导。就发展趋势而言，近年来，作为新兴产业的档案服务业市场形成、理论研究、法规完善、业务开展等几方面为档案服务业企业创新发展提供了必要的条件。

1.档案服务业初步市场化。档案服务业的蓬勃发展是由市场经济带动的，而与此同时，档案服务业的市场趋势也在政府机构改革和市场经济体制的不断发展中逐步显现，目前我国档案服务业企业已经具备了现代企业制度的特征,通过提供最优质的档案服务追求经济效益,主要受市场供需关系影响[2]10。从经济学角度看，“档案服务市场是指一切档案信息交换场所和生产者、经营者与用户经济关系的总和，是信息市场系统的一个子系统，是信息产业的重要构件”[3]30,目前，无论是从理论研究还是实践发展上来看我国的档案服务业市场都已初步形成。各地政府机关逐渐开始尝试购买档案公共服务，中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出了要支持并且规范档案事物的发展要求，理论和实践的发展进一步拓宽了档案服务业市场。

2.档案服务业企业业务的多元化发展。档案服务业企业业务对象主要围绕着与档案管理相关产品和档案管理服务两方面开展，“从档案产品及档案服务所包含的劳动性质和劳动特征来分析，它们是高度密集型的智力活动，具有高附加值的特色，可以为消费者提供某种效用和利益，完全可以通过市场交换来实现其劳动价值。”[4]12从服务的范畴上看，“档案服务业企业除了对传统档案进行整理和数字化处理业务之外，还必须具备档案咨询、档案鉴定、档案修复、档案销毁、档案寄存等多重业务功能。”[5]80目前，国内具有代表性的外资档案服务业企业——信安达公司，它与上海创造实业公司合作建立上海信安达文件管理公司，是国内首家经授权合法提供文档储存和信息管理服务的档案服务公司。“信安达公司的五大业务项目包括：专业文件保管；文件扫描；文件销毁；电子文件特藏库，在恒温恒湿的环境中保藏客户敏感的电子媒体介质；咨询服务，如业务流程外包，工作流程规划，风险管理和灾难预防应对策略等。”[6]79-81又比如创立于1999年的北京量子伟业信息技术股份有限公司（量子伟业），主要为用户实现从馆库规划、展厅展览设计、智能密集架、档案信息化咨询与建设、档案数据服务、数字档案馆等业务。可以看到档案服务业企业的业务已经向多元化方向发展。

3.档案服务业行业标准在发展中规范不断完善。作为档案服务业主管部门的档案行政部门，要将档案服务业的监督管理纳入档案日常行政监管范围，目前无论是中央还是地方的档案行政管理部门已经逐步完善档案服务业的标准规范，“浙江省档案局经过严谨科学的决策程序后，2016年出台《关于促进档案服务业健康发展的意见》，基本形成浙江省档案服务业发展的总体制度安排，从制度供给侧改革，规范促进全省档案服务业健康发展。”[7]42中国档案学会是国家档案局下属的学术性组织，在我国的档案学界的影响甚广。档案学会可以利用自身的专业性优势，根据相关标准规范对档案服务业企业进行理论和实践方面的指导，同时也可以根据企业的发展状况提出适当的建议。近年来，我国档案学会相继出台了有关档案寄存托管、档案数字化加工服务、档案密集架（柜）档案设备、用品与服务、档案展览展示类定点企业资格评审（试行）办法。而国外的行业协会PRISM制定的一系列标准，如“运营标准（Standard Operating Procedures For Commercial Records）、建筑标准（Model Building Code and NFPA Requirements）、灾备标准（Disaster Planning Workbook for Commercial Information Management Companies）、保险及风险转移标准（Insurance and Risk Transfer Guidelines）”[8]58等，对我国的档案服务业的标准制定有重要的参考借鉴作用。随着档案服务业的不断发展，其行业标准、行业规范也会在发展中不断完善。

4.档案服务业理论研究逐步深入。截止到2016年，有关研究统计，通过中国知网文献总库作为主要资源库，按主题检索分别以档案服务业（机构）、档案中介机构（服务业）、档案事务所、档案外包业、档案咨询公司（机构/中心）、档案寄存中心（业）、商业性文件中心、档案托管公司为检索词，经过筛选分析后，从1992年到2016年共检索出相关的文献约301篇。这300多篇的论文主要涉及以下七个方面，分别是档案服务业企业的产生条件、定义与性质、类型、业务范围、运作模式、现存问题、发展方向。所以说，档案学术界在档案服务业理论研究上还是比较成熟的，随着研究更加的深入，刘安福提出了“用经济学的有关基本原理对信息现象和档案信息服务问题进行研究，基于产业型档案信息服务的经济学研究成为新的课题”[9]1-5，而档案服务业理论的研究也离不开马克思主义理论的指导，“按照马克思的经济学思想,劳动力可以在市场中进行交换,而劳动则不能进行交换。因此,要确立档案服务业市场,就必须明确档案服务的属性。否则,谈档案服务市场的形成,就是违背经济规律的。”[10]132016年，浙江省档案局组建省档案学会档案服务业学术委员会，是档案行政部门坚持理论问题导向，是顺应档案事业发展趋势、规范档案服务业行业自律的理论需要，这进一步丰富了档案服务业理论基础。

二、档案服务业企业创新能力提升的几个层面

1.企业人才结构。档案服务专业化人才队伍是档案服务业企业的主要核心要素，其中就包括管理层人员结构和具体业务人员结构。现在很多的档案服务业企业的人才结构是不合理的。由于档案服务业正处于初步发展阶段，入职门槛较低，无论是管理者还是工作人员具备档案教育和职业背景的比例非常低，所以急需规范企业人才队伍的准入制度，对从业人员进、出严格把关，坚持实行档案服务业企业从业人员资质考核和认定制度，积极引进优秀专业人才，对不合格的冗员坚决辞退，建设一支高素质的档案服务业从业队伍。档案服务业企业需要引入人力资源管理价值链，“国内学者大多数从‘价值创造'‘价值评价'‘价值分配'三个主要环节进行人力资源价值链的研究。”[11]4-5（1）价值创造的关键在于开发与吸纳人才，通过开发和吸纳人才来为企业创造出更多的价值。因此档案服务业企业既要注重吸纳接收优秀专业人才，又要注重培训以提升员工自身的价值。（2）价值评价是要保证价值评价体系的科学规范。要客观公正地评价每一个员工的投入和贡献。只有具备了科学规范的评价体系，档案服务业企业的才能及时进行人员调整，才得以继续保持档案服务业企业的竞争力。（3）价值分配是通过让员工凭借自己的绩效得到合理的回报来保证分配的公平合理。合理的价值分配制度可以使档案中介服务机构人员树立主人翁意识，增强对档案服务企业的归属感，这样可以在很大程度上提高员工的工作热情，同时也能留住人才。

2.企业经营模式。在传统档案服务业企业经营模式中除了档案数字化、档案寄存、档案软件设计等可以实施外包以外,还可以拓展很多的经营模式。比如，（1）档案保护技术的外包。档案在保存、使用和日常管理的过程中难免会有一定程度的破损，特别是一些特殊载体的档案，有可能破损程度更严重，这就需要企业要经常性地对保存的档案进行修裱、修复。但是，在企业内部却很难做好档案的保护工作。原因有二：其一，缺乏专业人才，更少有掌握这项技能的工作人员；其二，缺乏专业的器械设备。因此要想做好企业内部档案的保护工作企业应将这些工作外包。（2）专业运送服务，就目前档案服务行业来看大多数的档案外包机构都有自己的运输车辆，用以负责送取档案以及与本行业有关的其他业务。（3）档案鉴定与销毁。该销毁的档案如果不及时销毁或者销毁的不完全都有可能导致商业机密泄露，为更专业地销毁档案，企业会考虑将这项业务外包，交由专业机构来完成。当然，还有一些其他的经营模式有待于开发[12]22。如在全国首届“‘互联网+'时代档案服务业发展高峰论坛”中，中国人民大学张斌演讲的“档案服务业新发展的思考”中包括开拓档案服务业的创新模式和创新手段，要实现思维的客户化、互联网、数字化、数据化等，同时要充分利用现代化、网络化、数字化手段全面实现档案服务的全程管理、数字加工、信息分析、知识管理以及远程监控和远程档案利用等工作。可以看到档案服务业企业在经营模式上还有很多的空间可以提升。

3.企业制度化建设。目前在企业制度化建设方面，档案服务业企业还不完善，还有很多可提高的空间。而作为以盈利为目的的档案服务业企业的服务标准丝毫不能差，这是企业发展的生命线。目前越来越多的企业为了实现合作双方的良好合约关系，积极引进监理机制，有效地控制并且提高了项目的服务水平，进程、进度等各个方面。当然，有的企业服务的水平有限，服务质量不高，要想实现档案服务行业整体化水平提高，实现档案服务业的均衡发展，就应实现整个行业的服务标准化和规范化。其中服务标准化主要包括两个方面的内容。其一，工作流程方面的标准化。由于各个企业的主营业务不尽相同，其内部的工作流程也各不相同。通常来说，工作的展开要以双方签订的合同或者协议为标准。例如，档案咨询方面的流程为：首先要确定计划；然后成立工作小组进行客户方面的调研工作；再次数据定量和定性分析；随后要征询客户反馈；最后建立完整的档案。其二，内容方面的标准化。比如档案寄存标准规范，要求寄存企业具有严格的存储资质和管理制度，“申江万国总部基地是严格按照国家《档案馆建筑设计规范》的甲级标准进行设计、施工和验收的独立建筑，墙体结构、承载要求和低碳环保严格按照国家档案建筑标准。”[13]79我国档案服务业企业可结合行业服务的实际情况，依据相关的行业标准进行制度化建设。

4.企业文化。企业文化是企业管理中老生常谈的问题，而在档案服务业企业中更要特别注重企业文化的培育，档案服务业企业本身从事的业务最终目的也是为了社会文化传播和发扬，从企业的性质来说定位于文化型企业比较符合所追求的最高发展的目标，另外由于各个服务业企业中的最大的经营成本来源于人力资源成本，企业员工是这一企业的最核心竞争力，如何让企业员工认同企业文化，更好地融入企业文化，是档案服务业企业发展的有利保障。所以拥有独特的企业文化是档案服务业自身应该不断追求的目标。企业通过自身特色的企业文化可以稳稳地留住人才，可以使人才更好地服务于企业。而身为档案服务业企业的从业者要有严谨的工作作风，要做到诚信做人，诚心做事、要热爱自己的工作岗位、要有对于被服务方满满的责任，做好相关保密工作、要有团队意识。相应的,档案服务企业也要注重提升员工的物质生活和精神生活水平，满足员工的需求，从而使每一位员工都有一种归属感。让员工通过各种途径来让员工感知企业文化，比如定期的教育培训，节日娱乐活动以及带薪休假制度等，满足员工自身需求，使员工感受到良好的企业文化氛围，从而为企业创造更大的价值。

三、我国档案服务业企业的发展趋势

1.档案全产业链条服务。档案服务业企业之间竞争已经是必然的趋势，随着档案服务企业日益增加，有权威人士表示，档案服务业企业在竞争过程中手段过于单一，差异化竞争过少，避免不了出现恶性竞争的情况，特别是档案服务业企业如果只有单一的业务只会被淘汰，需要打造档案管理全产业链条提升企业的竞争实力。进入“互联网+”时代，“从传统的信息服务转向基于“云”和移动的服务，从泛泛的软件研发进入细分行业的深度精细化服务，加强档案管理全产业链服务为我国档案服务业的未来发展指明了方向。”[14]25在当今时代各企业的服务产品质量趋于同一水平线，因此各企业提高各自服务产品的质量成为它们在竞争中制胜的关键。如果档案服务业企业能够建立自己的专属品牌，就能够使企业在与对手的竞争过程中占据优势地位，并且使各自的产品附加价值得到大大地提升。

2.档案服务业国际合作。在档案服务业发展过程中，出现了很多外资档案服务业企业，它们由境外商人在我国境内投资创办，是独立的法人，具有企业的性质。自上世纪90年代末，美国的信安达和铁山公司等跨越国家和地区的国际性商业性档案服务公司，陆续在我国开设分公司。“外资档案服务业企业的出现促进和提升我国档案信息领域服务外包的理念和技术管理水平。”[15]33

国际档案管理外包服务行业趋于完善，各种类型的商业性档案管理外包中心分布十分广泛，众多的大型档案管理外包服务企业已实现跨国规模化运营并进入长期金融市场。绝大多数的世界500强企业都将本企业非核心的档案寄存业务外包出去，而我国境内只有不足5%大中型企业接受这种档案寄存外包服务。我国接收档案寄存外包业务的现状和几十亿卷（件）的档案保存量形成了鲜明的对比，由此可见档案服务业拥有巨大的潜在产值。而随着我国民营企业走出去，成为跨国性企业，积极寻求档案的服务外包服务，就必须得加强档案服务业的国际合作。如之前所说上海信安达文件管理公司就是典型的档案服务业国际合作典范，它经过数十年的发展，分别在我国上海和北京两地成立了自己的分公司，并且以良好的信誉和高质量的服务水平吸引了中国客户。

3.智能化档案管理理念。我国政府已经提出“大数据行动计划”“互联网+”战略等，档案服务业企业需要站在一个新的高度来看待互联网行业与传统行业的结合，可以预见在政府的引导下，“互联网+”将更加快速地向服务业各领域进行全面渗透。目前，社会依托互联网进入了大数据时代，利用大数据相关的技术“解决目前困扰各地的‘信息孤岛'现象，做到信息资源的共享、智能决策的集成，实现智慧城市让城市生活更美好、更幸福的目标。”[16]53在智慧城市建设的今天，部分单位已经基本实现档案库房管理设备的智能化管理。而由于我国在智能化建设方面历史较短，经验不足，相关标准和规范都没有具体到位，智能化的档案寄存库房建设的质量就无法保证。“如何通过实践应用让智能化库房建设得到认可和支持，充分实现其实用价值仍然是档案寄存企业馆库智能化建设面临的巨大挑战。”[17]106

4.档案服务个性化定制。无论是企业还是个人对档案管理个性化需要越来越强烈，很多的档案服务业企业开始关注个性化定制服务，当前顾客消费逐渐从标准化向多样化、个性发展。这种个性化定制服务是指档案服务业企业对本企业所有顾客的需求进行重新整合，根据这些整合信息提供有针对性的个性化服务，以满足不同行业顾客的多样化需求。档案服务业企业开展档案服务个性化定制是顺应了社会发展的潮流，可以使企业在激烈的竞争环境中占据优势地位。档案服务个性化定制主要体现于服务内容、服务方式与服务时空上。服务内容的个性化是档案服务业企业针对顾客的具体要求，提供满足其要求的产品与服务。例如，档案服务业企业研发专门适用于顾客公司的档案管理软件等；服务方式的个性化是指档案服务业企业针对顾客的生活习惯专门制定的服务计划。例如，档案服务业企业通过之前信息整合确定的顾客阅读习惯，有针对性地对顾客通过微信或是邮件推送与档案相关的信息；服务时空的个性化是指档案服务业企业针对顾客的具体要求，能够在顾客指定的时间与空间完成顾客所指定的任务。在当今时代，档案服务业企业要解决大规模生产与个性化定制的矛盾，只有通过大规模定制化来解决该问题，以服务系统高效运作为基础，同时能够最大程度地满足顾客个性化定制需求。

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