互联网时代科技档案资源开发利用工作的认识与思考

苏雪

（山东省统计局济南250001）

互联网时代科技档案资源开发利用工作的认识与思考

苏雪

（山东省统计局济南250001）

作为组织重要的知识资产，科技档案在科研院所、高等院校和企业的科研管理工作中尚未受到足够的重视。本文从科技档案管理体制机制、标准化建设、数字化等方面分析了互联网时代我国科技档案资源开发利用工作存在的主要问题，认为科技档案管理机构应理顺体制机制、树立主动服务理念、打造集成化利用与服务模式，为国家创新体系建设作出贡献。

科技档案科技档案管理档案资源开发利用

科技档案是科学技术档案的简称，“是国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件”[1]。科技档案既是维护单位与个人信息利益、保障知识产权的重要内容与依据，也是推动科研活动、提升创新能力的前提和基础。作为一种重要的科学技术信息资源和知识资产，科技档案的实际管理状况却不容乐观，特别是1995年全国首届企业档案工作会议和1998年国务院机构改革后，我国“企业档案”概念日益强化而“科技档案”概念日渐淡化，给我国科技档案管理事业和日常科技档案管理活动带来了负面影响[2]15-16。近年来，随着我国整体科技实力的增强以及科技投入的增多，科技档案的数量也日益增多，特别是在“互联网+”环境下，如何充分利用最新信息技术开发科技档案资源、服务一流科研研究，成为我国科技档案管理机构的重要使命。

一、当前科技档案资源开发利用工作面临的主要问题

随着互联网时代的到来，传统的档案资源开发利用方式已经不能满足多元的社会需求，当前我国科技档案管理工作存在的科技档案管理思想落后、科技档案管理分散、管理规范与标准缺失、科技档案监督工作薄弱、科技档案管理人才队伍匮乏等状况[2]14-21，极大限制了我国科技档案资源开发利用的整体水平。从影响科技档案资源开发利用的角度看，主要有以下几方面的问题。

1.科技档案管理体制机制问题。科技档案资源开发利用工作涉及科技（科研）主管部门、档案主管部门、科研项目承担单位、科研团队或科研工作者、普通民众等众多的利益相关者，而依据现有的档案法、科技档案管理办法等法规制度，档案部门、科技主管部门和科技生产部门主要围绕科技档案的移交与提供凭证性服务来开展，并未对科技档案资源的深度开发利用提出明确的规定。科技档案管理体制存在的问题导致科技档案管理的职责与权限模糊，未能通过各方合力推进科技档案资源的有效开发利用。相关的调查表明，无论是科研机构、高校或企业，在科技档案管理的制度化建设以及权、责、利的划分等方面，均存在不同程度的问题[3]81-82[4]11-13。2009年，中央企业档案工作会议之后，按照“出资人管理”的原则，国家档案局将中央企业档案工作的直接指导、监督、检查职能移交国务院国资委，这也导致了国家档案局和地方各级档案局对国有企业档案工作（含科技档案管理工作）监督工作的进一步弱化。在高校，科技档案特别是科研过程材料的收集、归档一直是难点[5]37，这实际上隐含着科技档案管理体制机制的缺陷所带来的监管乏力问题。

2.科技档案管理工作标准化建设问题。科技档案工作标准化建设既是推动科技档案管理规范化的基层，也是科技档案资源开发利用工作的前提。在国家层面，自《科学技术档案工作条例》（1980）、《科学技术研究档案管理暂行规定》（1987）之后，国家层面未出台过相关的规章制度，甚至未有修订，导致相关部门有意修订却未能实施[2]15-16。作为科研产出的重要单位，高等院校的科技档案管理工作标准化建设也未能令人满意。2012年，武汉大学信息管理学院《科技计划项目档案管理研究》课题组的调查发现，武汉大学、华中科技大学等华中地区五所高校均未制定本单位的科技计划项目档案管理规范，科技档案的完整性、系统性缺乏保障[6]91-92。互联网时代，科技档案工作的标准化也直接影响着科研文件的采集、著录、整理、保存、利用、共享等管理环节的在线开展和集成服务，是不可忽视的重要问题。

3.科技档案的数字化程度及利用率低。不少科研单位注重显在效应，对技术设备、人力和物力等方面的科研投入很多，对科研活动的副产品——科研文件和科技档案——的重要性缺乏足够的认知，导致这方面的投入偏少，这也影响了科技档案数字化工作的开展。相关调查显示，截至2011年，吉林省科技档案数字化方面，仅有4%的立档单位全部实现了数字化，24%的立档单位实现了大部分的数字化工作，56%的立档单位开展了部分数字化工作，还有16%的立档单位甚至没有进行数字化工作[3]81。近年来，随着国家对档案数字化工作投入的增多，这一现象得到了好转，但由于不少单位前期数字化的整理工作投入不够，导致数字化之后的利用工作进展缓慢，难以达到数字化的真正效果。

二、加强科技档案资源开发利用工作的策略

1.理顺体制机制，明确各开发利用主体的权责范围。体制机制不完善，一方面会使科技档案管理处于比较混乱、无序的状态，甚至造成科技档案的资产流失；另一方面又会抑制各方的开放利用热情，影响科技档案服务工作的进一步开展。为此，我们首先应当推动国家层面《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等规章制度的修订，加快科技档案知识产权保护的制度建设与实践推进，使科技档案管理规范制度化建设符合社会时代潮流。其次，推动科研主管部门、高等院校、企业在科技档案管理与开发利用方面的制度化建设，明确科研文件与档案形成者、管理者与利用者之间的权、责、利，保障科研文件与档案的收集、存储、获取、利用、再利用、销毁等全生命周期责任链的完整与规范。在“互联网+”环境下，各科技档案单位应树立数字资产意识，运用信息生命周期理论进行业务再造，以期实现科技档案管理体制、机制的健全，为科技档案的开发利用提供制度保障。

2.树立科技档案“资产”意识，倡导主动服务理念。科技档案作为一种重要的信息资源，其信息与知识属性决定了其具有相当的经济价值。国家标准化组织在《ISO15489信息与文献——文件管理》文本中明确指出，“文件是有价值的信息资源和重要的企业资产”。此后又在《ISO30300信息与文献——文件管理系统——基础和术语》中进一步指出，“文件作为一种信息资源，是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产”。科技档案作为无形资产，具有数量大、类型多、价值大等特点，可以为所在机构的知识管理等提供重要的保障，科技档案管理机构和人员应当改变传统的“重藏轻用”、“重管理轻利用”的传统观念，应树立主动服务的精神理念，开发多元化的信息产品，既能切实提高服务水准，又能增强相关主管部门和领导对科技档案工作的重视程度。在“互联网+”环境下，科技档案管理机构应注重本机构科技档案的历史数据纵向把握，从中摸清本机构科研活动的规律性、周期性特点，为那些科研产出高的作者、管理人员有针对性的展开定向服务；另一方面，科技档案管理人员应密切注意本单位科研活动开展、组织及传播动态中体现的关联性，科学预判本单位科研管理活动，积极参与到科研管理活动的全过程。

3.打造集成化的科技档案资源开发利用体系。当前科技档案管理与利用存在的主体多元、保存分散、服务手段落后等问题，亟待引入集成化服务理念来加以破解。集成化思想是当前开展数字档案馆建设、促进档案资源共建共享的重要武器，对于强化科技档案资源开发利用工作具有很强的借鉴价值。这里所说的集成，包括两个方面的涵义：一是集成科技档案管理的多部门信息资源，实现机构内部跨部门的资源整合开发；二是将本单位的科技档案资源平台与其他单位的科技档案资源平台进行集成，实现科技档案资源的社会化整合利用与服务。前者主要涉及的是机构内部的协调与合作，后者则涉及更大范围的多机构整合与协调。随着互联网技术、社交媒体的广泛应用，科技档案资源的集成化开发利用体系建设也将具备更好的技术条件。利用集成化科技档案资源平台，有助于科技档案管理人员进行科技档案资源的再利用，通过对科研报告的深度分析挖掘，分析科研投入、产出、科技成果转化的咨询报告，为相关管理者提供决策支持。

2012年9月，中共中央、国务院联合印发了《关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》，倡导各级各类政府机构“充分运用信息技术等先进手段，建设网络化、广覆盖的公共服务平台”，并要“强化科技档案资源开放共享”，“建立科研院所、高等学校和企业开放科研设施的合理运行机制。整合各类科技资源，推进大型科学仪器设备、科技文献、科学数据等科技基础条件平台建设，加快建立健全开放共享的运行服务管理模式和支持方式，制定相应的评价标准和监督奖惩办法”[7]。科技档案管理机构应当充分利用当前的政策利好与日渐普及的互联网技术，探索互联网时代的科技档案资源开发利用新模式，为国家创新体系建设作出应有的贡献。

[1]科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）

[2]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究，2016（2）.

[3]王萍，王志才，张诗敏.吉林省科技档案管理调查分析报告[J].档案学通讯，2012（4）.

[4]潘世萍.论国家科技计划项目档案中政府权益的体现[J].档案学研究，2007（6）.

[5]孙宇华，王俊熙.当前高校科研档案工作新问题思考[J].档案学通讯，2000（4）.

[6]王新才，周佳.科技计划项目档案管理策略研究：基于华中地区五所高校科技计划项目档案管理情况的调查[J].信息资源管理学报，2013（2）.

[7]新华网.中共中央、国务院印发《关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》[EB/OL].[2017-5-20].http://news. xinhuanet.com/tech/2012-09/23/c_113176891.htm.

苏雪，山东省统计局档案管理员，主要研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.19

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2017-06-15