高校学籍档案信息化建设的思考

施秀平

（宁德师范学院 党政办文电档案科，福建 宁德 352100）

高校学籍档案信息化建设的思考

施秀平

（宁德师范学院 党政办文电档案科，福建 宁德 352100）

档案信息化建设是档案工作适应高校发展的必然趋势，作为高校档案的重要组成部分的学籍档案，更是一个面向社会的信息平台。文章从学籍档案信息化的内涵、资源建设和学籍档案信息化的前处理工作以及学籍档案信息服务管理等几个方面做些粗浅的探讨。

高等学校；学籍档案；信息化建设

学籍档案记录了高校学生从录取入学、在校学习到毕业离校的全过程，是学生在大学期间直接形成的，以文字、图表等形式存在并具有保存价值的文件材料总称。以纸张为载体的学籍档案是高校档案馆藏的重要组成部分，具有不可替代的凭证作用，但由于社会信息量的剧增和新型载体的应用，传统的管理模式不能满足社会对档案信息的需求。新时期，应如何高效科学地利用档案信息资源，应用信息技术生成、管理并开发利用学籍档案，开展信息化工作，使学籍档案信息资源更好地为社会发展服务，充分体现其社会价值和经济价值，这是当前摆在高校档案工作者面前亟待思考的一个问题。

一、学籍档案信息化

学籍档案信息化就是把承载学生学籍信息的纸质文档通过扫描并录入信息到计算机数据库中。用计算机存储档案信息，这是随着科学技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。把传统载体的档案资源经高科技技术加工转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储下来，其形成的数字档案及加工的信息是以二进制代码存在的。这样，将大量的学籍档案信息用数字来表达、存贮，利用计算机管理、检索，在权限范围内通过网络传输，查阅调用所需的档案信息，进一步深化了档案社会化服务，实现档案资源的共享。学籍档案信息化建设体现了档案管理模式的一种转变，主要包括：学籍档案信息数字化、学籍档案信息的网络化和学籍档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。[1]

二、学籍档案信息化的前处理工作

学籍档案数字化转换之前要进行前处理工作，按照有关要求，制定统一标准，规范工作程序，提高学籍信息检索的完整性，提高查准率。

（一）档案信息的统一性

对于馆（室）藏的学籍档案，无论是档案的外部特征（入学与毕业时间、在学专业），还是档案的内容特征（档案名称、分类号），它们的存在形式各不相同。档案信息的统一性以具体形态的差异性、多样性为前提。档案信息存在于载体实体之中，当把档案信息看作抽象思维水平的标志时，就上升到一定的高度。纸质学籍档案提供利用时，外部特征是重要的检索语言，主要依据入学时间、毕业时间、所学专业、学生姓名、学号等内容进行检索。实际上，这就是档案信息多样性的统一，运用统一性原理，在形态差异的具体形态中抽象思维无差别的统一，为信息化工作奠定基础。当然，内容特征也是不可忽视的检索语言，按照档案名称和分类体系进行检索可提高准确率。在学籍档案信息化前处理过程中，应注重外部特征与内容特征的有机结合，将不同名称的档案按照入学和毕业时间、专业进行分类，统一编号，并按数序排列，形成分类体系。

编制《学籍档案分类方案》是实现学籍档案信息统一性的有效途径。采用“时间——档案名称——专业（班级）名称”分类法，确定统一的时间点：或者以“入学级别”为时间点，或者以“毕业届次”为时间点，两者选一，保证其逻辑性。时间点一旦确定就不得改变。如果选定“毕业届次”则时间点为“XXXX届”。以2015届学籍档案为例：将2015届毕业生的学籍档案先按档案名称“高等学校学生录取花名册”“学习成绩总表”“学籍卡”“毕业生花名册”进行分类，作为一级类目，编号定位；对“学习成绩总表”“学籍卡”再按专业（班级）名称进行分类，形成二级类目，并按编号顺序排列。

（二）学籍档案质量的修复与维护

目前，许多高校档案馆（室）对现存纸质的学籍档案开始或计划开始进行数字化加工，然而，数字化的加工过程是多个非技术因素共同作用的过程，数字化的成果不在于技术本身的先进程度，而更多地取决于非技术因素的支撑程度，取决于技术因素与纸质原件质量的匹配程度。学籍档案实体材料形成于不同的年代，载体材料和记录材料的使用反映当时的现实情况，印刻着时代的烙印。上个世纪80到90年代，高校一些重要的学籍档案，如《新生录取花名册》《学生学籍卡片》《学生成绩表》等均为手工完成，尤其是圆珠笔和复写纸是那个年代较为普遍的书写材料。但是圆珠笔、复写纸的色素成分都是颜料，从保护学的角度来看，字迹的耐久性差，随着时间的慢慢推移，再加上外界条件的作用，难免产生字迹扩散等现象，导致清晰度减退。如果将这些学籍材料直接进行数字化转换，即便使用再好的设备完成，也不会形成高质量的数字化成果。作为载体材料的纸张，也存在抗张强度、撕裂度的高低、幅面大小不一等问题，给数字化工作带来一定困难。针对上述情况，采取科学的方法和手段，开展补救工作，最大限度地展示其外观形式等表象特征，建立档案形成过程的保障体系，发挥档案形成者在科学管理和专业技术工作中的作用，有效控制档案质量。

三、学籍档案信息化建设的措施

（一）学籍档案资源建设

学籍档案信息化建设包括环境构建和资源建设两方面内容，环境构建是基础，资源建设是核心。资源的合理开发与利用是档案信息化建设的关键点。目前，高校数字档案信息资源主要来源于两个渠道：一是直接在计算机系统中生成，称之为电子文件；二是通过扫描、电子摄像等转换手段将已有的纸质档案、缩微胶片、录音录像等传统档案信息进行加工，从而形成数字化档案。就现阶段来看，高校学籍档案信息资源的创建主要通过计算机系统生成的电子文件和纸质档案的数字化转换这两方面获取。

（二）计算机系统生成的学籍电子文件

教务信息管理系统是管理高校教学运行的软件，高校学生从录取入学、在校学习以及毕业的相关信息在系统中形成了相关学籍的电子文件。根据《普通高等学校学生管理规定》，按国家招生规定录取的新生，持录取通知书，按学校有关要求和规定的期限到校办理入学手续。学校应当在报到时对新生入学资格进行初步审查，审查合格的办理入学手续，予以注册学籍。[2]这样，就赋予高校学生一种特殊的身份，其有效信息存在于教务信息管理系统的学籍管理数据库中，在校期间的学习成绩以及毕业生的相关信息可以通过登录教务信息管理系统进行人工录入，从而形成了学生学籍电子文件，并存在于教务信息管理系统的单元模块之中，再通过技术手段创建脱离教务信息管理系统的电子文件。

（三）学籍档案数字化加工

档案数字化关键点是多媒体技术的开发与利用。在信息技术高速发展的今天，数字化设备的普及和办公自动化的进一步推广，使许多档案一产生就已经是数字形式的，但绝大多数的传统档案还需要进行数字信息的转换，形成数字化档案。根据目前高校档案馆（室）的库存现状来看，学籍档案数字化的主要任务是建立档案目录数据库和档案内容数据库。

1.档案目录数据库建设

建立档案目录数据库就是要对馆（室）藏学籍档案的内容特征和形式特征进行分析、整理，转换成适合于计算机数据库处理的、统一规范的数据格式。在统一数据结构基础上，录入规范目录数据，形成可共享的学籍档案目录数据库。学籍档案数据录入就是将反映学籍档案特征的档案信息，如：入学时间、专业名称、学籍异动、毕业年度、分类号等按照著录标引的规范和要求，逐卷逐条录入计算机，形成数字档案目录数据库，并通过网络检索利用及信息反馈形式，为人们提供更好的档案服务。[3]

2.档案内容数据库建设

当前，各高校档案馆（室）中学籍档案保存的主要形式仍是纸质档案。通过扫描、数码照相等技术手段能快速地将这些大批量的纸质档案转换成计算机表达的数码，也就是将现有纸质的学籍档案转换或再生性电子文件。这是目前档案内容数据库建设的主要手段和方式。原始的电子文件生成于特定的软硬件环境，再生性的电子文件是通过数字化加工形成的，这是为了更好地利用也是对原件的保护而进行的一项工作。

四、学籍档案信息服务管理

教育部制订的《普通高等学校新生学籍电子注册管理办法》，是完善高等教育学历证书电子注册制度的有力依据，也是加强高等学校招生行为监督的需要。新生学籍电子注册与毕业生学历证书电子注册应相互衔接，只有经过学籍电子注册的学生获得的毕业证书才能进行学历证书电子注册。[4]

（一）学历信息管理

中国高等教育学生信息网（学信网），是教育部指定的学历查询唯一网站。包括学籍学历信息查询与认证、高校招生信息等相关服务内容。学籍学历查询服务可查询2002年以及之后国家承认的高等教育学籍学历信息，在学籍学历查询基础上，提供便捷的在线验证服务。学籍档案中记录着每一个大学生从入学到毕业的动、静态学习数据，能给我们提供初始条件下学籍及学历的情况，是学籍学历查询和验证的依据。学籍档案信息服务基于计算机通信网络技术，是一个提供学生学历信息并进行存储、传输等资源共享服务的信息平台。在当今信息化年代，包括学籍信息在内的资源信息传播已经网络化，利用者把对档案信息的意向需求以市场形式展现出来，在公共信息平台里传播或寻找需求。在信息资源管理过程中，信息平台对信息资源具有管理职能，而利用者对信息资源有建议与监督的作用；另一方面，信息资源管理部门承担着对信息管理效果的回应义务，在学籍学历信息的收集、管理、利用的过程中必须给予利用者了解、参与过程的机会。

（二）学籍信息管理

某种程度来讲，学籍档案是由学籍信息转化而来的，有些是学籍档案的电子文本。在各大中专院校，学籍信息管理包含在学校的教务管理系统之中，其过程包括学生学籍信息的收集、传输、加工和储存。学生的学习活动是学籍信息管理的主要对象，所有的活动情况都会转变成在校学习的信息，在教学活动中以“信息流”的形式进行传输、存储和共享。学籍信息的特点是动态的，学籍信息管理的原则必须遵循教学活动的固有规律。各高校应建立相应的管理制度，完善管理方法，完成各项管理职能，实现事前预防、事中控制，为学籍档案信息资源建设奠定基础，

档案信息化建设，是科学技术发展的必然选择，是对档案工作的新挑战，也为档案工作的发展带来了新的机遇。学籍档案关乎民生，而且是一项长期而艰巨的任务。档案工作者在努力学习的基础上，要结合当代先进的科学知识与科技手段，将档案工作融入信息社会的大环境，提高创新能力，加大档案工作力度。通过对学籍档案的数字化和接收电子文件等多种渠道，建设学籍档案全文数据库，尽快实现学籍档案的全文检索，并逐步实现学籍档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。

[1]王玥.论档案信息化建设的内涵[J].辽宁经济管理干部学院学报，2008(4):32.

[2]教育部.普通高等学校学生管理规定 [EB/OL].（2017-02-16）[2017-03-21].http://www.moe.edu.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/201702/t20170216_296385.html.

[3]蔚妙仙.档案信息化建设的认识与思考[J].山西档案，2007（2）增刊：88.

[4]教育部.关于印发《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》的通知[EB/OL].(2007-03-13)[2016-05-16].http://old.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s3263/201001/80042.htm l

Thoughts on the Construction of College Students'Archive Informatization

SHIXiuping

(Party and Government Office,Ningde Normal University,Ningde,Fujian 352100)

The archive information construction is an inevitable trend of archive work to adapt to the development of colleges and universities.As an important part of college file,the school archive is also a social oriented information platform.This paper discusses the connotation and resources of archive informatization,pre-processing work of school archive informatization,as well as school archive information service management.

higher education;student archive file;informatization construction

G271

A

1674－2109(2017)08－0086－04

2017-02-02

施秀平(1974-)，女，汉族，副研究馆员，主要从事档案管理研究。

（责任编辑：苏娟娟）