医院档案数字化建设存在的问题与建议

2017-03-11黄思敏

兰台世界 2017年24期

关键词：数字化档案管理医院

黄思敏

（复旦大学附属华山医院上海 200040）

医院档案数字化建设存在的问题与建议

黄思敏

（复旦大学附属华山医院上海 200040）

当前，虽然各大医院陆续开展档案数字化工作，但档案数字化建设进程依旧相当缓慢，存在数字化意识薄弱、软硬件基础设施不足、电子化认可度低、复合型人才稀缺等问题，严重影响医院档案数字化建设的进程，制约医院档案信息化管理。针对上述问题进行分析，提出加强医院档案数字化建设的几点建议，希望能够提高医院档案信息化管理水平。

医院档案数字化建设问题建议

G270.7

2017-08-22

近几年，随着医药卫生体制改革的深入发展，医院服务模式不断优化，医疗业务量的扩大使得医院各职能部门在管理工作中的文件不断激增，形成了各种门类的医院档案。医院档案涵盖了医院管理的各个方面，涉及党政、科研、教育、设备、基建、人事和财务等多方面信息，形成了文书档案、科研档案、教学档案、设备档案、基建档案、人事档案等多种门类的档案。医院档案作为记录和保存医院行政管理工作和医疗、科研、教育等各项工作查考的凭证，在为医院临床研究、基础设施、设备建设等提供可靠资料的同时，也为医院管理者决策提供了科学数据和可靠依据[1]。

基于此，不断增长的档案文件总量使得档案信息的利用价值日益提高，各部门对档案的需求和期望值日益提升，为了提高服务质量与工作效率，传统的手工管理与单纯的实体管理模式已不能满足档案现代化发展的需要，医院档案数字化建设已经势在必行。虽然各大医院都建立了档案专用软件系统，并专设档案数据库用以存储电子文件，但使用范围仍旧非常狭小。目前，医院档案的目录信息已基本数字化，但档案全文信息的数字化进程发展缓慢，医院档案数字化建设仅限于表面工程，从而使得医院档案信息化管理处于滞后状态。

一、医院档案数字化建设中存在的问题

1.档案数字化意识薄弱。医院档案反映了医院在医疗运作与管理建设中的方方面面，虽然目前医院对档案的收集与保管利用愈加重视，但对档案数字化建设趋势仍然认识不足。医务工作者对档案文件的观念仍然停留在纸质存档阶段，文件的相互流转也仍以纸质传阅形式为主，极少开展电子文件的阅览，使得档案数字化建设进程缓慢。与此同时，兼职档案员的档案数字化意识不强。不少兼职档案员仍以传统的收集管理模式整理文件，即使在实际工作中产生了电子文件，有些经过多次修改确定了最终版本后，也会以纸质化的形式进行归档，而将电子版本删除，在对该份纸质文件进行数字化时必须重新开始扫描，录入数据库，无形之中就增加了档案数字化的工作量。

2.档案软硬件设施不完善。档案的数字化建设需要硬件与软件两方面设施的保障。在硬件方面，将“存量”档案数字化需要适配专业、高效且功能强大的扫描仪器。目前，多数医院对手写的病历档案进行电子信息化时均采用高速拍摄仪，其优点在于拍摄速度快，成像质量高，且无需拆卸档案，避免了装订还原档案的过程。虽然高拍仪的使用相当便捷与轻松，却无法满足不同类型不同载体档案的数字化要求。档案数字化的目的不仅仅在于利用便利，同时也为了保护档案的原始性与完整性。开展档案数字化工作就是要保存档案的原始面貌，以电子化的途径获取有价值的信息。但高拍仪在对档案进行拍摄时，受到外部影响因素较多，很难保证扫描仪批量化录入时的品质与一致性，且图片质量也低于扫描仪扫描出图片的品质。因此，陈旧的单一类型的扫描设备难以满足档案高质量的成像效果，新型扫描设备的购买与更新非常有必要。与此同时，“增量”档案电子化需要依赖软件方面的支持。虽然医院档案有专设的软件系统，但管理系统单一且孤立，未与医院的办公自动化（OA）系统进行对接。由于医院的办公自动化网络系统与档案管理系统的设计单位不同，软件形成的环境也不同，造成两系统间形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难[2]。同时，档案的数字化建设需要基于网络实现，但数据库存储的服务器仅设置于小范围的局域网之内，无法将目录数据库与医院其他利用者共享，也造成档案数字化相对“鸡肋”的现象。

3.电子文件的认可度低。医院档案数字化的实现以电子文件为基础[3]，邓巧玲在《当前医院档案数字化建设存在的问题及对策》[3]中谈到电子文件的功能较弱，其中提及电子文件的修改操作非常简单，容易复制粘贴，且电子文件无法实现领导签名盖章，难以判断原件属性等。笔者认为电子文件确实存在这些问题，但它在提供利用方面非常简便，且能保护原始档案避免翻动与查阅，其操作的便捷性不言而喻。因此电子文件的功能其实非常强大，但由于形成的简易性与可修改的特殊性导致其保密性与安全性相比同类纸质文件有所减弱，从而降低了人们对电子文件的认可度，并未将它视为正式的文件。没有签名或盖章的电子文件仅作为参考之用，即便有电子签名的电子文档，签名的有效性也一直处在争议之中。所以电子文件的低认可度延缓了档案数字化建设的进程。

4.档案专兼职人员信息化程度不高。档案数字化是一项技术工作，因此医院档案数字化建设需要大量既通晓档案专业知识又熟悉信息化技术的复合型人才。但医院多数兼职档案员为各部门所属人员，主要处理本职能部门的专业事务，其档案知识的储备能力与业务水平相对有限，加之信息化程度不高，难以胜任档案数字化的工作，从而产生抵触厌恶的情绪，影响电子文件的预立卷与归档工作。而档案专职管理人员虽然在档案管理工作中较为专业，但对数字化档案管理知识掌握程度不足，在计算机技术、网络技术、通信技术等方面较为薄弱，也难以驱动医院档案的数字化建设。

二、医院档案数字化建设的几点建议

1.转变医院档案数字化观念。首先，医院领导要高度重视医院档案数字化工作，这是保障该项工作有序开展的首要条件。虽然医院的工作以医疗、教育、科研为主，档案仅是为各临床与职能科室提供利用的服务部门，但如果档案的查询借阅一直使用纸质档案，会严重影响到各部门的工作效率。实现档案数字化可以打破档案利用的种种局限，使档案管理更简便、更开放[4]。医院应将该项工作纳入医院的整体发展规划中，给予大力支持，档案数字化建设工作才能真正有的放矢，平稳开展。其次，兼职档案员要转变文件收集整理的传统观念，意识到电子文件有利于实现资源共享的重要性，在工作初期产生的电子文档并非无用的“电子垃圾”，而是有利用价值的档案文件，从而在前期工作中做好档案数字化的第一步。再次，档案专职管理人员也应与时俱进，更新管理理念，改变原先“收集滞后”的工作状态，将管理工作的关口前移，提前参与到兼职档案员产生文件的电子化中，这样才有利于减少后期整理归档中纸质文件数字化的工作量，从而真正做到“增量档案”电子化。

2.努力完善档案基础设施建设。软硬件基础是达成档案数字化管理目标的基础条件[5]。在硬件方面，医院需要根据档案数字化建设的要求配备较为先进的硬件设施，比如电脑、高清数码摄像机、复印机、打印机、平板扫描仪、高速扫描仪、刻录机等设备。其中扫描仪的采购应根据不同门类不同载体的档案的实际需求进行，务必要保证档案扫描成像的质量。在软件方面，档案管理软件系统应与医院办公自动化（OA）系统设置对接接口，如在收发文模块中增加预立卷一栏，提前建立电子文件入口，开放相应权限，使档案专职人员可以提早查看文件预立卷归档情况，指导兼职档案员如何整理组卷收发文，提高档案工作效率。如果有条件将档案管理系统与医院现有的财务、人事管理、设备管理等系统进行衔接，就可以更好地建立医院档案资料数据库，使档案资源变得更加丰富与充实。同时将档案数据库从狭小的局域网升级为医院大网络版，让档案信息的查询与利用变得更加便捷，档案资源的使用更加灵活多样，档案管理不再是徒手整理布满灰尘的文件资料，档案的数字化建设才更具实际意义。

3.建立数字档案相关管理制度。由于电子档案在其形成、处理和归档、保存等各环节，均有可能出现信息删改或丢失等情况，故在积极引进各类信息安全技术的同时，医院档案管理部门还需制定出管理制度，以确保各项信息安全技术作用的充分发挥，进而在实现档案的数字化管理基础上确保档案信息的安全性与完整性[6]。医院应结合自己的实际情况，参考1997年7月国家档案局公布实施的《电子文件归档与电子档案管理办法》，制定出迎合本院数字档案管理工作的相关制度，如建立《电子文件管理办法》，对电子文件最初的形成、收集、鉴定、归档作相关规定，或制定档案数字化规程、档案安全保密、档案数据管理维护、档案设备维护使用等制度，以确保数字档案的安全，提升电子文件与数字档案的认可度。

4.加强档案复合型人才培养。医院档案数字化建设要取得良好效果，高素质复合型人才队伍的建设至关重要。由于医院档案特殊性，如涉及科研档案数字化时，不但需要专业化的档案管理知识，同时也要有一定的医学科研知识背景，同时还要具备高水平的信息网络技术，如掌握多媒体、计算机软件、互联网操作等技能与知识，成为综合型的管理人才[5]，为医院档案数字化建设做好铺垫。医院要鼓励档案专兼职人员参加各类档案继续教育培训，提高档案管理人员必要的理论知识水平。医院档案室应当邀请专业的计算机信息技术教师来院授课，

DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.21