当前医院档案管理的困境与对策

陈婧婧 尹远芳 肖俊杰

（上海申康医院发展中心 上海 200041）

当前医院档案管理的困境与对策

陈婧婧 尹远芳 肖俊杰

（上海申康医院发展中心 上海 200041）

档案管理是医院内部管理的重要组成部分，通过档案的科学保管和提供利用，为医院各项工作顺利开展提供有力保障。当前，档案管理意识淡薄、资源投入不足、制度不健全是给医院档案工作中的主要问题。建议对医院档案管理工作开展广泛宣传，加大投入力度，加强制度建设，推动医院档案管理水平的提高。

医院档案管理 困境 对策

G271

A

2017-08-31

医院档案，是医院各项业务活动的客观真实记录，是国家档案资源的重要组成部分。做好医院档案管理工作，不仅能促进医院自身的建设和发展，还对国家医疗卫生事业的发展和促进社会和谐有着不可估量的作用。但是，随着我国卫生事业的快速发展，医院档案管理中存在的一些问题日益凸显，迫切需要找到相应的解决之道。

一、医院档案管理当前的困境

1.医院管理层档案管理意识淡薄。医院管理层对档案管理的重要性和必要性缺少正确的认识和足够的重视，存在重业务轻档案的倾向。许多医院对档案管理存在主观的轻视，认为医院档案管理是一项简单的工作，没有很高的技术性，需要找资料的时候只要找到当事人把东西找出来就可以，甚至认为档案工作没有太大的利用价值，对医院的发展不重要，没有必要加强档案的建设，忽视了档案在医院管理、科研教学、解决医疗纠纷、提高医疗质量及存史育人等方面的重要作用。医院管理层很少将档案管理工作纳入医院的重点工作予以考虑，一般也很难列入医院的中长期规划和年度计划之中，甚至在医院的工作总结与安排中都很难见到与档案管理相关的内容，日常的工作交流更是鲜少提及档案工作的开展与完善[1]。

2.对档案管理的资源投入不足、现代化管理手段应用较差。大部分医院为了在激烈的竞争中取得优势，投入大量的资金用于购置先进的医疗设备，提高医护人员的医疗水平，改善医院的基础建设等硬件设施方面，却忽略了档案管理工作的建设。医院的预算安排中，一般都没有档案工作的专项经费，在安排信息化资金时也没有对档案信息化所需的平台、设备予以安排。医院常常以医疗用房紧张为由，挤占档案用房，造成档案用房面积不足，有的是把普通房屋进行改建，用来作为档案库房，不符合档案保管的标准，最严重的是档案管理设备陈旧、不完善，导致档案资源受到损失，严重制约了档案工作的开展和档案作用的发挥。有些医院甚至把档案室和仓库合并在一起，堆放杂物，也有医院把档案室放在地下室，由于地下室的地理环境又潮又湿，珍贵的案卷很容易发霉，久而久之，案卷会损坏，并难以修复。另外，医院对档案工作信息化重视不够，不能与医疗业务同步发展，主要体现在：一是档案管理主要还停留在手工状态，对档案的收集、利用和开发工作带来了诸多不利影响，已经跟不上现代化的发展步伐；二是文件归档还是单纯的纸质归档，没有电子档案[2]。

3.医院档案材料移交、收集不及时。按照《档案材料收集归档规定》，形成档案材料的各职能部门，应在文件材料办理完毕的第二年第一季度，按照档案馆的归档时间、归档质量的要求，归档到档案室。然而目前，医院的材料都分散在相关科室或职能部门，没有统一归口管理，档案材料没有形成清晰的材料目录，给材料查询和使用带来了极大的障碍。科室（部门）内部相关部门形成的应归档材料，如绩效部门形成的院长年度绩效考核材料、绩效平台报表、简报、运行分析等材料；党委办公室的一些信访件等都没有及时移交或收集归档。同时，在档案管理工作中，普遍存在由于形成材料的部门缺乏移交归档意识，而将材料长期留存在部门的管理人员手中的情况。例如：基建部门形成的项目建议书请示与批复、项目可行性研究报告的请示与批复、项目初步设计阶段的请示与批复、基建项目施工图以及批复扩初设计投资对照分析报告、项目竣工审计阶段的资料；审计部门形成的审计报告，仍留存在个人手中，未及时移交或收集归档。此外，很多陈旧的档案由于缺少合理的保管或处理方式，已经残破或内容缺失，不能真正发挥档案对工作的支撑作用。

4.医院档案管理制度不健全。与其他行业相比，《综合档案室工作职责》、《档案利用制度》、《阅文制度》、《库房管理制度》、《各类文件归档制度》、《档案查阅暂行规定》、《归档范围、分类方案及保管期限表》等一系列规章制度在医院管理制度体系中都少有出现。由于管理制度的缺失，导致在设置档案管理岗位时不完善，就没有办法落实相应的岗位职责，出现了档案流失等问题。此外，由于医院档案管理标准和模式没有统一规范，各个医院只能自行制定管理规则，导致档案却没有及时得到管理，不应该纳入管理的材料又被接纳，造成人力、财力、物力极大的浪费。更为重要的是，由于医院档案中还包含病案等与患者健康和切身利益密切相关的重要材料，因此医院还应该有专门的制度对病案资料的回收、整理、装订、编号、归档和提供进行规范，既为医院内部管理提供支撑，也充分保障患者的正当权益，维护和谐的医患关系。但是，目前医院病案管理的专业性和规范性都缺少统一的指导，各医院的管理制度和工作流程科学化、专业化、规划化程度差异较大；大部分医院病案管理还停留既有材料的保管上，对病案记录的内容进行深加工，提炼出信息，对病案资料质量进行监控，向使用人员提供信息服务等方面的管理制度普遍欠缺[3]。

5.档案管理学科人才建设落后于工作需要。医院档案管理职责一般设在院长办公室，与临床技术人员和其他行政管理人员相比，档案管理岗位一般没有专业人员，而是由文秘或其他办公室人员兼任，人员队伍整体素质和稳定性都比较差。各级医院人手本身就很紧张，具有档案管理专业学科水平的工作人员更少，大多数没有接受过正规专业学习，就算参加了档案管理上岗培训，但是人员本身学历偏低，导致档案人员管理水平跟不上社会发展的步伐，思想观念落后，在开展工作时墨守成规，生搬硬套老办法，缺乏创新意识，影响了档案管理工作的创新发展。随着互联网+的不断推进，医院档案管理中信息技术的使用也更为广泛，但是大部分的档案管理人员受年龄、学历等条件的限制，对信息平台和设备的知晓度、使用成熟度都比较低，在很大程度上限制了档案管理信息化的推进和档案工作效率的提升[4]。

二、加强和改进医院档案管理的对策

1.多管齐下，增强医院上下的档案意识。上至医院的领导层，下至医院的每一个员工，都应努力增强档案意识，加快转变观念，充分了解档案在医院管理中的重要性，真正认识到档案工作与自己日常工作和生活关系密切，支持档案工作，并积极主动地参与到档案管理工作中。档案管理人员应该将能体现档案工作重要性的鲜活事例告知单位，要通过多种形式大力宣传档案管理在医院管理中的重要意义，利用宣传栏、例会、印发传单等途径，引起全院职工的重视。作为医院领导，要把档案管理当作医院发展的重要内容，做到与医院业务一起规划、一起发展；可以让各科室将档案管理作为责任目标之一，与考核奖惩挂钩，促使各科室加强档案管理工作，以点带面，各科室的档案管理工作做好了，整个医院的档案管理工作也就会顺利开展。

2.加大投入，实现档案现代化管理。医院在繁忙的医疗业务活动中出现了大量的音像资料、电子病历等，导致档案工作业务量越来越大，传统的手工管理方法不仅对人力、物力、财力造成浪费，而且落后于时代发展。因此，高科技的管理手段已成为医院档案管理的发展趋势，可以将档案利用制度、档案借阅制度、档案收集工作加入到医院的办公自动化平台上。医院要根据具体情况对档案工作加大投入，引进现代化技术和设备，改变手工操作导致的信息储存量少、检索慢的状况，实现档案现代化管理，提高档案管理的工作效率。例如，本市某三级甲等专科医院开发运用计算机档案管理软件，将各科室每年需要归档的文字材料目录在每年12月31日晚12点定向发送给医院档案室，让档案管理人员能尽早掌握这一年科室的主要工作。不仅能让庞大的档案工作量得到精简，减少不必要的重复，而且有利于档案人员收集、整理、统计信息，便于发挥医院信息的整体效能。此外，对档案管理的物理环境也要进行改善，要配备必要的去湿、空调、高效灭虫、安全、灭火等设施。

3.认真做好档案材料的日常收集，将档案材料的收集融入医院档案管理工作全过程。建立收集平台和档案材料的移交转递制度。医院根据本单位部门分布和形成应归档材料的实际情况，通过制度保证档案材料形成部门及时移交应归档材料。其中要明确各类应归档材料对应的形成部门以及材料形成后移交归档的时间要求、归档的职责和归档工作的考核办法等，督促档案材料形成部门在材料形成的第二年第一季度内按要求送交医院档案管理部门归档，部分基建资料要求在项目竣工验收完成后将资料完整移交档案管理部门。

4.健全档案管理制度，规范档案管理行为。健全档案管理制度，能够有效降低档案管理的随意性，为医院档案管理规范化提供重要保证。首先，档案人员要以《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等相关法律法规为依据，结合自己医院的工作实际，完善档案的归档、保管、查阅、安全等各项规章制度，并对工作中的每个环节提出明确的要求，保证档案管理工作有章可循。同时，要求医院每个科室都要有一名兼职档案管理人员，与医院档案室管理人员进行纵向对接，使医院每个科室的档案管理工作人员实行岗位责任制，明确其职责和义务，将档案管理工作落实到人，减少相互推诿、不作为等不良现象的发生，每年委派部分科室的档案管理人员参加业务培训。其次，院办要加大监督力度，定期与不定期检查相结合，对于不按制度开展工作的行为予以处罚，对于做得好的部门和个人予以奖励，充分调动工作人员的积极性，激发他们的工作热情，以便于更好地开展档案管理工作。最后，档案管理的目的是为了发挥档案的功能，这就要求档案信息的真实性、准确性，因此，要对行政方面的文书、病人治疗方案的记录以及各种检查报告等档案分类存放，对其格式及质量进行规范，提高档案利用的效率。

5.提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，如果医院条件允许，可以招聘专业对口的高校毕业生。对于现有档案人员，应该加大对他们业务培训，进一步提高工作人员的素质，满足医院档案事业发展的需要。首先，医院应将提高档案人员业务水平放在医院工作的重要位置，制定相应的培训计划，有针对性地开展档案管理培训，通过专业培训、进修学习等手段，提高业务水平，确保培训有一定的效果。要鼓励档案管理人员参加各级档案行政管理部门组织的业务培训以及继续教育课程，加强档案人员对外语、计算机技术、网络技术的学习培训，为现代化科学化管理打下基础。其次，培训形式要灵活，可以聘请专家走进医院讲授，不仅让专职、兼职档案管理人员参加，也可以让主管领导参加，更可以邀请对档案管理工作有兴趣的同志一起参加。可以让培训人员走出去，多参加一些学习班的学习活动，还可以利用网络进行远程培训，不出单位就能与专家面对面，也可以组织同类型单位档案管理人员经验交流，互相取长补短。还要鼓励工作人员自学，多学习档案管理理论知识，定期组织专职档案人员与兼职档案人员进行档案管理专业知识考评活动，并鼓励成绩优异者，以提高大家学习的积极性。另外，及时对学习情况进行总结，建立培训后的考试、考察制度，巩固培训成果，把学习表现与职位的晋升、聘任挂钩，最大限度地激发档案人员的潜能和工作积极性。

[1]毛霏霏.现行医院档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2014（13）.

[2]李师军.试析现行医院档案管理存在的问题及有效策略探[J].办公室业务，2013（11）.

[3]韩静，马跃原.浅谈医院档案管理与创新[J].办公室业务，2012（3）.

[4]金哲洙，许日.基层医院档案管理中存在的问题及对策[J].兰台内外，2012（1）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.13

陈婧婧，上海申康医院发展中心馆员；尹远芳，上海申康医院发展中心办公室主任；肖俊杰，上海申康医院发展中心办公室副主任。