信息时代下档案管理工作的创新

2017-03-11徐频四川职业技术学院

消费导刊 2017年12期

关键词：信息时代用人单位档案管理

徐频四川职业技术学院

信息时代下档案管理工作的创新

徐频四川职业技术学院

随着网络信息技术的不断发展，档案管理工作要不断进行创新，才能适应社会的发展。在档案管理工作中，运用网络信息技术，能够有效提高档案管理工作的效率，使其保证档案管理工作开展的高效性与准确性。

信息时代档案管理创新工作

档案资料作为社会重要的信息资源，记录了个人、用人单位的相关信息。在信息时代下，传统的档案管理模式已经无法满足社会的发展，只有将档案管理工作不断的创新，运用先进的管理手段，学习高效的档案管理经验，使其有效推动用人单位在经济市场中的长久发展。

一、信息时代下档案管理相关概述

（一）信息化档案管理概念。信息化档案管理便是在实际档案管理工作中，融入现代信息技术，通过网络信息技术，对档案的信息进行收集、整理、保存，并为用人单位及社会提供档案新信息服务功能。当下，很多用人单位在档案管理工作中都在积极的将传统的管理模式向现代化、信息化的管理模式转变。

（二）信息化档案管理特征。

1.在信息时代下，开展档案管理工作一定要遵守相关的法律法规、政策制度，而这必须要由档案管理有关的行政部门进行统一的制定。

2.信息化档案管理是一种电子文件与电子档案重要的社会信息化的表现形式，档案管理信息化的产生，标志了政府以及用人单位已经走向了信息化。

3.信息化的档案管理工作在很大程度上发挥了现代信息技术所具有的优势，有效实现了档案管理工作的数字化、现代化、信息化、网络化，这对档案管理工作的质量有积极地促进作用。

二、信息时代下档案管理工作存在的问题

随着我国网络信息技术的快速发展，信息技术已经被广泛的应用。充分运用信息资源已经是当代社会发展的主要形势。但是，在信息时代背景下，单位在开展档案管理工作中，采用信息技术进行管理，依然存在很多问题。很多单位在开展档案管理工作中，依然存在工作理念滞后的现象。传统的管理理念注重对档案的收藏，却忽略了档案的实用性。由于在信息环境下，档案管理工作信息量过大，并且要求要具备一定的实用性，要注重树立档案人员服务意识。另外，传统档案管理模式对信息存档是员工进行手工编辑的，这样存在一定的不足，不能对档案信息进行有效的整理，检索信息效率低，并不能有效发挥档案信息应有的作用。另外，档案管理工作规划滞后，档案管理工作在开展中受地域等因素的影响，在发展中存在一定的约束。

三、信息时代下档案管理工作的创新实践

1.创新档案管理工作的理念。在信息时代下，创新档案管理工作，首先就是要创新档案管理工作理念，将档案管理工作注重对信息收藏的理念转为注重档案信息的使用价值，为个人、用人单位以及社会提供资良好的档案信息服务。因此，各单位在开展档案管理中，保证能够意识到档案管理工作的重要性，相关管理人员组织档案工作人员进行培训，不断培养档案管理工作人员的创新思想理念，使档案管理工作人员更加符合社会的发展，满足个人及用人单位的实际需求，不断学习国外先进的档案管理工作经验，使其不断加强自身的专业能力，做好档案管理相关工作。

2.创新档案管理工作的服务。在信息时代下开展档案管理工作，首先要创建档案管理网络服务平台。传统的管理模式已经不能适用社会的发展，无法有效提高档案管理工作效率。创建统一的档案信息网络服务台，能够不受时间、地点、空间等客观因素的影响，可以及时利用相关的验证信息对档案信息进行查询。各单位可以加强对电子档案信息采取自动化的管理模式，电子信息能够进行自动化上传并进行整理，上传的电子档案信息通过自主下载便能有效实现档案管理的实际作用。档案管理的实施，主要目的便是为社会、单位以及个人提供较好的服务，实现信息资源共享，使其能够及时查询相关信息，这样才能够更好的实现档案管理工作的服务目的。

3.完善档案信息数据库的建设。我国当下在很多时候处理文件都是在运用信息技术管理的过渡时期，想要更好的完善档案的信息化管理，最重要的便是更好的完善档案信息数据库的建设。但是创建完善的档案信息数据库并不是一件容易的事情，在实际建设中需要经历一个长期的工程才能更好的形成。所以，在实际建设中，要保证档案信息数据库在建设中遵守由低到高的原则，并且要将档案管理工作与网络信息技术进行有效结合，还要加强协调两者之间的工作，并且还要将单独的每个档案目录库与综合数据库的进行结合，使其能够形成一种分布形式与网络开发的数据库，使其能够在很大程度上提高其档案管理工作效率。

4.有效实现档案管理工作的数字化与现代化。在信息时代下，开展档案管理工作中，要根据社会的发展情况，以及单位的实际需求，将档案信息以及电子文件进行较好的保存，最重要的便是档案管理信息系统、CAD系统、CAM系统与信息管理系统，并且将这些现代化的、数字化的先进的信息化的设备技术融入到实际档案管理工作中，并且要不断的创新管理思想理念。

创建专业化的、数字化以及现代化的网络档案管理信息化平台，将档案管理信息服务与网络信息技术系统进行有效的融合，使其能够在互联网信息平台上实行公开的、透明的服务模式，主要目的是为了能够更好的拓宽各个单位档案管理信息工作的视野，不断完善与创新档案管理工作的思维，并创建符合自身发展的数据库信息管理系统，保证档案管理工作能够较好的发挥社会价值与实际功能，不断开拓新的管理局面。时代在不断的发展进步，社会在不断的变化，在开展档案管理工作中，只有顺应时代的发展才能更好的生存。