以湖南工程为学院为例，谈中外合作办学试点评估档案的管理

杨琴原 罗洪光

湖南工程学院

以湖南工程为学院为例，谈中外合作办学试点评估档案的管理

杨琴原 罗洪光

湖南工程学院

以湖南工程为学院为例，围绕中外合作办学试点评估档案的内容，谈参评单位做好试点评估档案管理的几点思考：强化档案意识，重视档案管理；打造优秀的档案管理队伍；建立健全的档案管理制度；集中管理和分散管理相结合；注重收集和整理，做到及时归档。

中外合作办学；试点评估档案；内容；管理

根据《教育部办公厅关于开展中外合作办学评估工作的通知》(教外厅[2009]1号)文件精神，为进一步加强对中外合作办学的规范管理，促进依法办学，提高中外合作办学水平和可持续发展能力，教育部决定组织开展中外合作办学评估。评估目的是督促中外合作办学坚持引进优质教育资源的法规原则和政策导向，增强我国教育机构吸收、利用优质教育资源和创新能力，维护学生及其他相关主体的合法权益，推动形成办学者自律、社会监督、政府监管相结合的中外合作办学管理机制，逐步建立具有较广泛社会公信力的中外合作办学质量标准和保障体系。

湖南工程学院与英国高地与岛屿大学合作举办的机械设计制造及其自动化和电气工程及其自动化两个本科项目，已分别于2015年和2016年通过教育部中外合作办学评估。笔者有幸参与了项目评估材料的收集和整理工作，从中得到了一些体会。本文围绕中外合作办学项目试点评估(以下简称试点评估)工作参评单位形成的档案内容以及档案的管理进行探讨。

一、试点评估档案的内容

第一类：接收的上级主管部门的文件、规定、通知等材料。这类文件是评估的依据性文件，说明了为什么要评估，如何去评估以及评估的结果等内容。主要包含四个方面：一是规范中外合作办学的主要政策文件，如《中华人民共和国中外合作办学条例》；二是评估依据文件，如《教育部办公厅关于开展中外合作办学评估工作的通知》；三是评估过程中指导性文件、通知，如《教育部关于中外合作办学评估试点工作报送自评材料的通知》；四是公布评估结果的文件、通知，如《教育部关于发送中外合作办学评估试点结果的通知》等。

第二类：评估过程中形成的《自评报告》和附表中的《汇总表》的相关数据材料。这是项目参评单位上报的重要材料，也是教育行政主管部门、同行专家评价的主要依据，社会评价、网上公示的主要内容。参评单位依据中外合作办学过程中的档案材料对照评估指标体系，把过去所做的工作进行系统而准确地表述。

《自评报告》需要填写五部分内容：一是基本情况信息，包含项目信息和最新一届学生培养方案课程信息统计、师生人员信息统计、教学资源、经费筹措与管理。二是3000以内的办学情况简介，重点阐述办学规范性、优质资源引进情况、培养质量及办学效益等方面的特色及优势，问题与不足。三是办学情况自查。对照“评估指标体系”，对相应指标的客观现实工作事实和履行情况进行客观陈述。说明自评过程，特别是中外合作办学各方利益主体参与单位自评工作情况、合作办学协议的履行情况，项目的人事管理财务管理以及教学管理等管理状况。四是培养方案执行情况。对照评估指标体系中关于培养方案的执行情况进行客观陈述，说明中外合作办学各方利益主体在实际办学中执行培养方案情况，自评时发现关于执行培养方案存在的主要问题及整改措施。五是分项自我评价。参评单位对照“办学情况自查表”，对“评估体系”中的各指标进行优秀、合格、不合格的自我评价。

附表中的《汇总表》一共有七个附表：《最新一届学生培养方案课程信息一览表》，《最新一届学生培养方案教材信息一览表》，《近两年师资培训活动情况汇总表》，《统招录取分数信息统计表》等。

这部分内容是整个评估材料的核心所在，直接关系到评估的结果。

第三类：参评单位自评报告、汇总表的支撑材料和佐证材料。这类档案内容相当的多，涉及的部门也很多。像我校在报送2016年电气工程及其自动化项目评估材料时，需要提交的支撑材料有：项目的行政审批文件、审批时报送的《中外合作办学协议》、最新《合作办学协议》，协议变更情况表，审批时报送的人才培养方案，2015年秋季招生简章，最近一个年度的《财务会计报告》和《财务审计报告》，外方合作者对合作办学的评价意见，中外方《办学信息诚信承诺书》，中外方学位证书样版等。

二、试点评估档案管理的思考

1、强化档案意识，重视档案管理

高校档案工作是一项基础性的管理工作，也是服务于教学的一项工作。搞好档案工作，领导重视是关键。我校档案工作由学校校长统一领导，学校成立档案工作委员会，校属各部门由一名负责人分管本部门的档案工作，并配备一至二名专(兼)职档案工作人员。基本实现了各类档案的集中统一管理，保证了各单位档案收集的完整、准确和系统。档案工作纳入了主管领导和相关人员的岗位责任制，落实了职责范围，并作为机关部门年度考核的一项指标，从而有效地保证了档案工作规范、有序地开展。

2、打造优秀的档案管理队伍

档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。中外合作办学在办学的各个环节产生大量的外文材料及特殊载体的非传统纸质文件，为档案管理者提出了更高的要求，需要一支优秀的档案管理队伍。

一是增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。这要求档案管理人员要加强计算机方面的知识，进行相关专业知识的培训，以提高工作效率和档案信息化管理需要。试点评估档案的形成主体具有多元性，如影响评估结论的因素有专家评价意见、学生满意度调查情况、外方合作者对合作办学的评价意见、社会声誉调查情况等，这些档案资料的形成大多依靠电子信息化，管理这类档案必须要有纸质和电子档案的双重备份。

二是要求档案管理员具有一定的外语水平。试点评估档案中有部分档案是涉及到中外合作办学的合作方。如：项目合作协议、外方合作者对合作办学的评价意见、外方课程、学生外方学籍和成绩等。为了提高中外文档案互译的准确性和科学性，具备一定的外语水平是档案管理员必不可少的条件之一。

3、建立健全的档案管理制度

建立健全的档案管理制度是合作办学档案管理的重要保证。合作项目从开始运行阶段，就会在双方合作协议、教学管理、师资管理和学生管理等方面产生大量的文字材料，这就需要建立正式的档案管理机构，配备相关的档案管理员，形成健全的档案管理与利用等相关规章制度，使合作双方在合作过程中行使权力、履行义务得到有效保障，从机制上规范档案管理工作，确保管理工作落到实处，维护中外合作办学双方和受教育者的合法权益。

4、集中管理和分散管理相结合的管理模式

对于试点评估档案的管理，根据档案的内容，采取集中管理和分散管理相结合的方式比较合适。

接收的上级主管部门的文件、规定、通知等这一类材料，适合集中管理。由接收文件部门按照办毕文书进行归档，并适时将文件整理移交学校档案室保存。

对于自评报告和汇总表的支撑、佐证材料，因档案内容多，涉及部门广，为避免集中管理带来的人力物力上的浪费，适合于存放各部门分散管理。学校档案室提供的办学资格审批文件，财务部门提供的财务经费使用情况，教务部门提供的合作办学教学管理和教学实践活动中形成的教学培养方案、教材使用情况、学生学籍和成绩等，在评估前，由外事办牵头将这些材料收集整理，待评估审核后，对应该归的档材料移交学校档案室统一管理，剩余材料由外事办短期保存。

5、注重收集和整理，做到及时归档

注重收集和整理，做到及时归档，一是有利于文件的管理和安全，防止文件散乱丢失，二是有利于提高归档文件的质量，保持档案的齐全完整，三是方便对文件的查找利用。

从资料的收集整理到形成一套完整档案是一个十分严谨的过程。在试点评估档案资料的准备中，要从中外合作办学项目申报阶段的材料开始，一直到接受评估的这段时间，各种相关的资料准备齐全。我校的机械设计及其自动化项目是2012年通过教育部审批的，2015年参与评估，就要准备该项目2012年到2015年之间的所有相关材料。如体现参评单位办学审批管理机构文件、资金资产管理文件、招生和学籍管理文件、文凭证书管理文件、师资管理文件、教学管理等有关文件以及制度和合同的档案复印件或原件材料。为避免在评估关键时刻临时抱佛脚，在高校中外合作办学评估中能提供全面真实反映学校办学水平的档案资料，在平时的工作中就要注意收集和整理各门类相关的档案文件，做到及时归档。

综上所述，做好中外合作办学试点评估档案的管理，要强化档案意识，重视档案管理，建立健全的档案管理制度，提高档案管理员素质，把档案的收集和整理工作纳入到日常工作中，做到及时归档。这样才能在高校中外合作办学评估以及其他评估中，能提供全面、真实反映学校办学水平的档案资料，真正做到实事求是，讲究实效，使得评估、检查工作真正达到“以评促改、以评促建”的目的。

[1] 黄晓丹.中外合作办学项目评估档案的形成及特点初探.[J].兰台世界，2013，(12).

[2] 高墅.中外合作办学模式下高校档案管理现状及改进.[J].兰台世界，2015，(05).

[3] 何心.中外合作办学模式下高校中外互译档案的翻译与管理初探.[J].兰台世界，2015，(04).

杨琴原，女，汉族，湖南邵东人，出生于1980年7月，湖南师范大学本科学历，小教高级职称，研究方向：中外合作办学档案管理。

湖南工程学院人才科研基金(15061)