浅谈如何做好新形势下城建档案管理工作

宁红卫

潍坊市路灯管理处

浅谈如何做好新形势下城建档案管理工作

宁红卫

潍坊市路灯管理处

城建档案的产生和建立既是社会及城市发展的客观需要，也是城市文化承载积累与储备的需要。

新形势；城建档案；管理

1、现代城建档案管理工作的特点分析

计算机信息技术下的城建档案管理工作是具有一定的复杂性和技术性的，需要高素质、综合型的管理人才。因此，在城建档案管理中，对于从事城建档案管理人员的专业素质、技能水平都有很高的要求，需要管理人员具备认真负责的工作态度、责任心和使命感，还需要有档案专业知识和计算机应用能力。

2、计算机信息技术在城建档案管理中的应用

2.1 促进了城建档案管理工作的系统化发展

在计算机信息技术运行下，计算机信息系统可以对城建档案的所有资源和数据信息进行综合统一，能够涉及城建档案资源管理的总的全部的范畴。更为关键的是，使用先进的城建档案管理系统软件，可以实现生产系统和财务系统两者的有机联系，在系统集成作用下确保了资源数据的统一。因此，从这一层面上讲，计算机信息技术的应用可以充分地实现城建档案管理的系统化发展。

2.2 提高城建档案管理工作的精细化程度

计算机信试析计算机信息技术在城建档案管理中的实施要点，信息技术是社会发展的先进技术，主要的工作形式是按照电子化、信息化、网络化的特点进行的。因此，它在城建档案管理中的应用是在电子技术的支持下，把档案资源按照电子数据的形式进行合理分类保存。

2.3 扩大城建档案的资源开发范围

传统的城建档案管理资源的开发，主要范畴是在已有的图文资料和比较容易获得的小范围资源的基础上开展的，这主要是因为在资源的存储以及传输技术上存在不足。在现代计算机信息技术的条件下，可以构建出一套强大的城建档案信息管理系统，不论是在时间上还是空间上，城建档案管理都会有较大的突破，而且还可以提高城建档案的服务质量以及其所发挥的效用。

3、城建档案管理的计算机信息技术条件

3.1 设备的配置方面

实行计算机信息技术，就必须要有完善的相关设备的配置。在整个系统中，最基础的配置设施就是软件、硬件系统，它是城建档案信息化管理不可缺失的基本构成要素。软件方面主要包括数据管理、编制排版、检索查询、实体管理、安全保密以及系统的维护等功能，而且一定要能够涵盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定以及统计等部分；软件系统要有一定的实用性、通用性和可扩展性；在硬件方面主要有计算机和必要的网络周边设备、打印机、扫描仪、照相机等部分。这样可以充分地满足网络化和数字化模式的城建档案管理服务的日常需要。

3.2 电子化档案建设方面

实现城建档案电子化，主要涉及到的内容有：目录数据库的建设、城建档案的数字化、城建档案的电子化管理、创建基本的数据资料库，检索优先的结构设计等，实现DBF文件格式和XML或其他格式文件间的数据转换，并且具备安全、合理、高效、灵活的特点。第一，电子目录建设。目录建设是整个城建档案管理的首要环节，实现电子目录建设的主要目的就是提高档案资源的效率和质量。第二，城建档案数字化。把现存的图表资料、音像资料制作为数字化模式。第三，电子档案信息管理。在城建档案电子信息管理中，管理人员的一项重要工作内容就是对电子文件的形成、收集、积累、鉴定以及归档的全过程进行监督指导。第四，创建基本的数据资料库。档案的数据库创建方式有很多种，常见的有对现有电子档案进行收录，把声像档案进行数字化处理，对已有的图表文字进行扫描等等。

4、创新管理工作理念，提高城建档案管理发展水平

一是城建档案一直是城市建设的真实记录，把城建档案管理的创新置于我国的发展规划中，并为其制定合理的指导方法，并对档案管理工作做出明确的分工，进而完善城建档案管理的机制的相关措施。二是加强城建档案管理创新意识，在管理机构，人员配备等方面采取具体的分析方法，并做出适当扶持，进而促进城建档案管理的发展。三是通过创新的管理理念和服务宗旨，对城建档案管理工作与社会发展情况相结合。四是创新城建档案的工作机构，必须加强档案的收集与整理，建立健全相关发展机制，促进数字化发展，比如建立网上服务中心和查询系统，方便档案的查阅管理工作。

5、改革档案管理服务，推动城建档案的工作效率

首先，就是建立专属于城建档案管理的服务平台。信息技术不断发展，档案馆也成为一种局域网，相关部门通过建设网站对档案网页进行建设，将档案资源管理和实施单位结合起来，以期希望档案资源引起大家的重视，利用档案资源进行查找与阅读，提供合理的服务。其次，对资源进行补充，加强城建档案的管理建设与项目建设。第三，要注重城建档案的管理建设，将城建档案资源的地位进一步提升，为深化城建档案管理工程项目做基础，从根本抓起，积极做好监督工作，全面从城建项目建设和相关会议及科研问题做监督和管理，并分类进行归档，进而对珍贵档案实行数字化管理，还要将高效和不方便翻阅的档案做数字化管理。第四，培养建设出一批高素质的人才队伍。城建档案管理不仅需要先进信息技术的支持，还需要高素质人才的配合。城市发展与人才培养是分不开的，城建档案也需要人才培养和支持。所以，必须具有打破传统观念的信心，改革创新管理方向，给城建档案管理扩展出一条崭新的道路，提高创新团队的管理意识，进而促进管理服务水平的提升。可以为档案管理人员提供一系列的实践机会，为员工进行培训，提高城建档案的管理工作人员的专业知识、现代的信息技术水平，强化为人民的观念，将服务程度与现代化建设相适应，进一步实现人才队伍的高素质建设，促进城建档案事业健康发展。