数字信息化背景下高校档案管理的创新措施

夏刚

（宁夏大学银川750021）

数字信息化背景下高校档案管理的创新措施

夏刚

（宁夏大学银川750021）

随着社会经济的快速发展，科学技术水平的不断提升，数字信息化时代的到来，已经对社会各行各业都造成了巨大的影响，促进了社会各领域的发展和进步，高校档案管理工作便是其中之一。为了对数字信息化背景下高校档案管理有更深的了解，笔者在本文中首先阐述了高校档案管理的发展特点，然后分析了数字信息化背景下高校档案管理存在的问题，最后再重点探讨了高校档案管理工作在数字信息化的背景下如何实现创新。

数字信息化高校档案创新管理创新措施

数字信息化是当今社会发展的一大趋势，不可逆转。在数字信息化的影响下，社会各领域已经发生了巨大变化，极大地提升了社会生产率，促进了社会的不断发展。高校是向社会输送人才的重要场所，其工作的开展关系到学生的发展。作为高校管理工作中与师生关系非常密切的档案管理，应当予以足够的重视，充分利用数字信息化带来的优势，解决以往档案管理过程中存在的问题，实现档案管理工作的现代化管理，促进高校档案管理水平的提升，满足教育发展现代化的需要。

一、当前高校档案管理工作发展具有的特点

高校档案管理工作与学生的联系十分紧密，集中反映了学生的学业、历史、文化生活、思想道德等多方面的综合素质。高校是培养学生全面发展，向社会输送人才的重要场所，档案管理工作的重要性不言而喻。在当前信息时代的背景下，高校档案管理工作不可避免地会受到影响，带来机遇的同时也带来了一定的挑战。结合当前高校档案管理工作的实际情况来看，主要存在以下两个方面的特点：

第一，档案管理具有智能化的特点。在信息科技的带动下，传统的信息资料检索工具已经难以满足检索的需要，新的检索工具不断被开发和利用，这使得高校在进行档案信息资料的检索时变得更加方便，带来了极大的便利，同时也提升了高校档案管理工作的效率，高校档案管理工作必将朝着智能化方向迈进。

第二，档案管理具有信息化的特点。对于信息化这一点，并不是只有高校档案管理才有，其实信息化是社会发展的一个大趋势，信息化是高校档案管理中最为显著的特点[1]143-144。高校档案管理过程中，利用一些先进的网络技术进行管理工作，如城市云网络技术的应用就使得高校档案管理工作逐渐向无纸化和集中化迈进。

二、数字信息化背景下高校档案管理的问题

现阶段，数字信息化背景下高校档案管理工作尽管已经有了很大转变，各项管理工作逐渐完善，管理水平也获得极大的提升。然而，在实际的管理过程中仍然存在一定的问题，如主动服务能力的不足、惯性思维依旧存在、工作缺乏创新性等，这些问题的存在严重阻碍了高校档案管理水平的提升。

1.档案管理的主动服务能力不足。高校在开展档案管理工作的时候，能够达到适应发展的需要，但是在服务上还是处于相对被动的局面。这种被动局面的存在，如果不加以解决，会一直持续下去，这就使得与社会和高校的发展需求差距越拉越大，档案管理工作的效率受到极大影响。可以说，档案管理工作的被动局面，是困扰高校档案管理工作进一步完善的主要因素，也是高校当前的重要课题，而打破被动的局面则是档案管理服务工作的发展趋势[2]72-73，78。

2.惯性思维仍然存在档案管理中。高校档案管理工作深受传统管理观念的影响，思维上难以放开，被严重束缚，这种影响一直延续到现在的档案管理工作中。特别是档案管理相关部门领导的管理思想被“绑定”，在指导工作开展的过程中，难以接受现代化的管理观念。在这样的背景下，高校的档案管理工作发展缓慢，向前幅度非常小。所以，高校档案管理工作要想实现创新，就必须从管理观念方面着手，改变传统的管理思维模式。

3.档案管理工作缺乏一定创新性。关于创新这一点，也是目前影响高校档案管理工作完善的因素之一。创新能力的不足，不止存在于高校档案管理工作中，其实广泛地存在于社会各行各业中，我国的创新能力亟须提升。由于高校档案管理中缺乏一定的创新性，使得档案管理的方式比较单一，无论是档案的收集，还是档案的整理，抑或是档案的利用，都毫无新意可言，使得本来就存在问题的档案管理工作出现问题加重的趋势。

三、数字信息化背景下高校档案管理工作的创新措施

鉴于高校档案管理工作存在上述问题，要想进一步提升档案管理工作水平，就必须采取相应的措施解决好上述问题，以此促进高校档案管理水平的提升，从而带动高校管理整体水平的提高。接下来，笔者在参考相关文献资料的基础上，结合自身的工作经验，就数字信息化背景下高校档案管理工作的创新途径进行探讨。

1.树立现代化的档案管理理念。当下，信息化的飞速发展已经对高等教育院校各方面的管理工作与实施工作产生了非常深远的影响。在这样的背景下，高校档案管理工作应当与时俱进，紧跟时代发展的步伐，从管理观念上着手，转变以往的落后陈旧的管理观念，树立新的现代化的管理理念，努力提升档案管理工作的数字信息化水准，使得档案管理工作朝着高效、优质的服务方向发展。在传统的高校档案管理理念中，管理者无法意识到数字信息化的重要性，也难以正确认识管理工作中存在的问题，只是很片面地完成基本数据的整体任务，树立数字信息化的档案管理理念之后，其中存在的问题将会有很好的解决基础[3]173-174。如何实现档案管理观念的转变，对于高校而言，可以对档案管理者进行数字化理念的全新灌输，具体操作的时候可以通过各种形式进行。比如，高校可以组织培训，强化档案管理者对档案管理工作的认识，帮助档案管理者逐渐转变管理观念。又比如，高校可以组织各大院校之间相互学习，相互之间进行交流，可以实现取长补短的效果，档案管理者的思维碰撞，有利于擦出创新的“火花”，在一定程度上可以促进档案管理者管理观念的转变。在这里，高校对新技术的引进是关键，对于技术的运用可以作为重点的培训内容，如果条件允许，可以聘请相关的专家学者给予充分的思想灌输和技术讲解，实现提升高校档案管理者管理观念的目的。

2.加强对数字化档案技术的引入。高校档案管理中，由于各种主客观因素的存在，使得工作的开展出现方法陈旧、内容繁琐、利用率低的情况。高校档案管理工作主要包括三方面的内容，一个是档案的记录，另一个是档案的存储，还有就是档案的检索。高校传统档案管理工作中，纸质的档案是绝对“主力”，在进行分类、整理和归纳的过程中，要花费大量的人力和物力，工作效率不高不说，关键是在档案管理过程中出现不经意的错误，影响档案资料的利用。所以，高校一定要加强对数字化档案技术的引入，具体从以下几个方面着手。

首先，引入数字化技术，建立电子档案库。高校在建立电子档案库之后，如果有需要，可以针对性地公开。通常情况下，高校档案管理需要定期对档案资料信息进行完善和记录，在这一阶段中可以向学生开放，让学生主动去完善档案信息资料[4]215。当然，学生在将自己的档案信息资料完善之后，提交给指导员进行审核，审核不合格者无效，待审核通过之后才能交给档案工作者统一管理。这样一来，档案工作者的工作任务和工作压力将会大大降低，另外，档案记录的准确性和质量也将得到极大提升。学生在完善档案信息资料的同时，重新认识了自己，对于自己的优缺点也更加了解。

其次，数字化技术手段方便毕业生提取和存放档案。由于传统的档案管理手段中，毕业生档案资料的存储和提取极不方便，尽管教师会不断地强化档案资料的重要性，但还是经常会出现毕业生档案丢失或遗漏的现象。高校档案管理工作中，应用数字化技术手段解决这一问题，使得毕业生档案的提取和存放变得更加简便。在具体的操作过程中，可以充分利用当前二维码技术，在学生的学位证或者毕业证上印制特定标志，这样如果要想获取学生的档案信息资料时，可以通过扫描二维码的方式获取。为了保证档案信息资料的安全性，高校可以在信息入口处设置密码。

3.高校管理的创新思维以及管理模式。

（1）信息化管理的深入。随着高校档案管理的复杂化，坚定地实施规范化的档案管理十分重要。对于高校档案管理工作的负责人而言，应当对数字信息化技术有着非常深刻的认识，结合管理实践中存在的问题，创新管理理念。档案管理工作是一个比较专业的、系统的工作，数字信息化技术的应用应当深入到档案管理工作的各个层面，强化档案工作者对档案管理工作的认识。

（2）引入具体化分析管理模式。高校教育事业的不断发展，其档案管理工作的重要性逐渐凸显。高校在进行档案管理工作的时候，应当坚持“实事求是，具体问题具体分析”的原则，区别对待不同问题，建立起合理的管理机制[5]66-67。由于档案管理机制和体制创新二者的联系紧密，这就要求体制创新要以机制创新为前提，以此提升高校档案管理工作的效率。当然，高校档案管理工作效率的提升，必须要以合理的管理机制作为保障，特别是在当前高校档案管理的工作效率和准确性要求不断提高的情况下，合理管理机制的运用显得更加重要。管理机制的建立和运用将会带动管理服务模式的创新，数字信息化技术的应用又会为高校档案管理水平的提升提供更大空间。90后CEO余佳文创建的“超级课程表”就是一个非常明显的例子，该“课程表”为同学们相互了解提供了一个良好的服务平台，学校以及用人单位也可以通过特定的APP了解学生的基本情况，简化了流程。

4.提高档案管理人员的素质水平。档案管理人员是档案管理工作的直接参与者，特别是一线工作者，他们对高校档案管理工作水平的提升具有直接性影响。当前高校档案管理人员的素质水平已经难以满足档案管理工作开展的需要，所以必须采取相应的措施提高档案管理人员的综合素质[6]289。第一，要让档案管理人员树立积极的服务理念。第二，加强档案管理人员的培训，提高他们的专业水平。第三，给予档案管理人员一定的平台，提升他们的实践能力。

结语

总而言之，高校档案管理工作意义重大，不仅关系到学生的发展，还关系到学校的发展，更关系到社会的进步。高校档案管理在存在档案管理的主动服务能力不足、惯性思维仍然存在于档案管理中、档案管理工作缺乏一定创新性、档案管理人员素质有待提升等问题，高校应当重视问题的解决，树立现代化的档案管理理念，加强档案管理的数字化建设，引进信息化管理，不断优化创新，推动档案信息化的良好发展，提升高校档案管理水平，提升档案管理人员的素质水平，保证高校各项工作的顺利开展。

[1]杨林.高校档案管理工作浅析[J].山东省青年管理干部学院学报，2005（3）.

[2]姜弘.新时期如何做好高校档案管理工作[J].中国冶金教育，2007（3）.

[3]俞娜.数字信息化背景下高校档案管理的创新[J].信息化建设，2016（6）.

[4]郝丹梅.数字信息化背景下高校档案管理的创新措施[J].企业改革与管理，2015（8）.

[5]袁新芳.信息化背景下高校档案管理工作探讨[J].河南机电高等专科学校学报，2015（5）.

[6]余红叶.信息化环境下高校档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2013（14）.

Innovation Measures of University Archives Management Under the Background of Digital Information

Xia Gang
(Ningxia University,Yinchuan 750021,China)

W ith the rapid development of social economy,the improvement of science and technology level,the digital information era has caused a huge impact on all walks of life in society,and promotes the development and progress of various fields of society.Themanagement of university archives is one of them.In order to have a deeper understanding of archivesmanagement in colleges and universities under the background of digital information,the author in this paper first describes the development characteristics of college archives management,and then analyzes the problems of it under the background of digital information,and finally discusses how to realize the innovation of university archives management under digital information background.

digital information;university archives;innovativemanagement;innovationmeasures

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.16

夏刚，宁夏大学档案馆员，研究方向为档案学。

G271

A

2017-05-29