高校大学生兼职档案数字化工作的几点思考

彭劲

（安徽师范大学档案馆芜湖241002）

高校大学生兼职档案数字化工作的几点思考

彭劲

（安徽师范大学档案馆芜湖241002）

安徽师范大学档案馆设置校内勤工助学固定岗位已六年，以一年一聘的方式每年聘请六名在校大学生兼职档案数字化工作，从中积累了不少工作经验。本文就此介绍高校大学生兼职档案数字化工作中需注意的三个主要问题：设岗基础、日常管理及工作流程。

高校大学生兼职档案数字化

当前，市场经济的影响对各行各业来说，是无处不在的。高校档案工作也不例外，主要集中反映在人员编制和档案事业年度预算经费申请难。众所周知，既然是市场经济，那就有一个投入与产出的问题，按这个思路来思考问题，高校档案部门在申请增加人员编制和申报编制年度经费预算时，总是有人很纠结，甚至不禁要问：档案部门养那么多人做什么？档案部门花上几十万搞数字化档案馆，是否有此必要？将来到底能获得多少收益？竟把档案部门当成了生产单位，这种局面绝不是只出现在个别高校，而是一个相当普遍的现象，所以，不少高校的档案工作常常依靠自力更生，开辟新的途径来解决人手少、缺经费的现实问题。目前，建成数字化档案馆已成为许多高校“十三五”工作规划的重要内容，由于设馆的高校一般馆藏档案数量都比较大，受资金和编制等方面的制约，大多不能像企业和政府档案部门一样有财力来采用外包的形式解决当前存在的问题。

2010年9月开始，我校正式发布《安徽师范大学本科生校内勤工助学管理办法》，明确提出“勤工助学是我校家庭经济困难学生资助体系的重要组成部分，也是资助育人工作的重要载体。校内勤工助学是学校学生资助工作的重要组成部分，也是提高学生综合素质和资助家庭经济困难学生的有效途径”。我馆抓住机遇，第一时间就积极申请设立大学生校内勤工助学固定岗位，为关爱家庭经济困难学生，培养他们自立自强、吃苦耐劳、感恩奉献的精神，进一步推进我校资助育人工作而奉献自己一份力量。这项工作实施以来，笔者认为，在财力不足和人手紧张的情况下，让校内勤工助学岗位在校生担任兼职档案员来从事档案数字化工作是一个不错的选择。我们档案馆与学生资助管理中心建立了长期的以培养学生实践能力为导向与资助困难学生相结合的合作关系，双方在合作中共同发展，既打造了大学生工作实践的平台，让许多困难大学生得到了很好的工作锻炼，并从中获得经济资助，又为学校建设数字化档案馆解决了实际难题，可谓一举两得。笔者作为第一线的亲历者，从中积累了一些工作经验。本文就此对高校大学生兼职档案数字化工作的设岗基础、日常管理和工作流程等进行简要的介绍，以期切磋。

一、设岗基础

第一，需要对本校档案资源进行摸底，明确馆藏档案数字化的范围及数量。让高校大学生兼职档案数字化工作，一定要做到心中有数，分工明晰，流程完善，按步分阶段实施，达到既能岗位育人，又能顺利完成这项工作的目标。首先应对本校档案资源作一个全面的摸底评估，分门别类进行统计分析，根据统计结果确定馆藏档案中哪些门类档案应列入数字化处理，然后对列入数字化处理对象的档案进行再次选择，将需要进行扫描处理的文件一一列出详细清单。

一般应将民生档案和具有长久普遍查考利用价值的档案列入数字化的范围。包括：（1）列入本校馆藏珍贵档案名册的档案；（2）本馆保存的本校各部门、单位形成的具有永久和长期保管价值的档案；（3）解放前旧政权机构形成的记录本校办学基本历史面貌的具有永久保管价值的档案（一般办学历史悠久的高校有此类档案）；（4）其他具有特殊查考利用价值的档案。经鉴定后仍确定为短期保管的档案和未经整理鉴定的其他档案原则上不应列入档案数字化的范围。

摸清楚了全校馆藏档案中需要进行数字化的范围及数量之后，根据轻重缓急的原则，对馆藏档案数字化范围和数量按门类进行细化分解，最后制作成详细清册，根据计划制作出各个时间段应完成的数字化档案处理数量进度表，按计划实施即可。

第二，需要有一定的启动经费，并提供进行档案数字化工作的软硬件环境及办公设施设备、办公场所。档案数字化是当代高新科学技术发展的产物，它的建设必须依赖宽带高速网为传输通道，使丰富多彩的档案信息、多媒体信息在馆际间互换，并传递给利用者。高校档案部门数字化工作前期投入比较大，申请专项经费支持是开展档案数字化工作的前提条件，缺乏相应经费作保障来谈建设档案数字化是不切实际的。首先，档案数字化工作在技术基础方面，既要完善现代化的通讯设施，还要引进档案管理软件系统。在上述条件完备的前提下，还需档案工作人员掌握其他一些必不可少的档案基础管理技术，诸如数据存储、压缩、加密、传输等技术，以及条码与版面识别和影像自动处理技术等，这方面如果存在不足，可以利用本校信息管理部门技术资源来提供技术保障，以解决这方面人才缺乏的现实问题。其次，需要根据数字化规模和设岗数量配备相应数量的电脑设备，以及扫描仪、打印机、缝纫机、复印机、刻录机、消毒柜和移动硬盘等档案数字化工作中必要的办公设备，同时还需配备一些档案手推车、电动手钻、打码机等实用工具，这些在实际工作中都是必备用品。再次，需要在档案库房周边安排一间固定的、通风良好的房子作为数字化工作的办公场所，如果工作用房离库房太远，湿度太大都会对档案实体安全造成隐患。办公场所不能太小，要保证除了摆放相当数量的电脑桌外，还应能摆放下4㎡以上的整理台桌，作为存放档案和操作平台。

第三，成立档案数字化工作领导组和完善相应管理制度。档案数字化工作内容复杂，工序繁多，是一个系统工程，在没有做好充分的准备工作之前，不宜仓促上马，盲目设岗，全面实施，否则，将会因为零碎的细节问题导致数字化工作进度缓慢，效率低下，出错率高，甚至会造成进退两难、骑虎难下的局面。高校档案数字化工作是一项为适应档案数字化要求的重要业务基础工作，兼具回顾性和开创性双重特征，专业性极强。其内容涵盖档案鉴定、基础整理、技术修复、数据著录等多个方面，要根据档案数字化建设的需要来细化档案数字化实施方案，建立安全管理责任制，成立专门的档案数字化工作领导组，工作切块，责任到人，明确组长和成员的各自职责和义务，在遵守现行相关规章制度的同时，制定相应的数字化工作规则、数字化档案出入库登记制度、数字化档案检查核对制度和疑难问题登记制度等，以确保档案数字化工作规范有序进行，并切实保证进行档案数字化处理的档案的实体安全和信息安全。

二、日常管理

高校档案部门聘请在校学生兼职档案数字化工作，应该说，是近几年来才出现的一个新生事物，可供借鉴的经验不多，靠各个高校自行探索和完善。事实上，对兼职档案数字化工作的大学生的聘后管理是一项成败攸关的事情，属于数字化工作的核心内容。以我校为例，我馆按照《安徽师范大学本科生校内勤工助学管理办法》文件规定的要求，根据自身实际情况需要，申请到勤工助学岗位六个，实行一年一聘，至今为止已实施六年，每年聘六名在校学生兼职档案数字化工作，在对兼职学生的管理方面，积累了丰富的工作经验，既使学生得到了很好的工作锻炼，增强了他们的社会能力，也提高了他们自我设计、自我调整和自我完善的独立性，增强了他们的就业能力和综合素质。

上岗前一定要做好学生的业务培训，我们指导教师分工协作积极收集培训素材，罗列各类工作范例，认真将业务培训的主要内容做成直观的PPT课件，并使用图文表格相结合的方式，结合视频材料展示档案数字化操作全过程，让上岗学生对自己从事的档案工作流程了然于心。然后，指导组教师与学生们一对一示范操作进行传授，并实行一定的考核测试，合格者方可正式上岗。在工作过程中，要求指导教师和学生组长对完成的数字化档案进行随机抽查，以便及时发现问题，做到“岗前有培训，过程有监管”，保证尽可能少出差错事故。除了明确指导教师的相关管理责任外，选定学生组长，让他们自行管理考勤及工作任务完成情况，并做好记录，以锻炼他们的综合管理能力。在日常管理中，不但要对其进行安全意识教育与培训，关心他们的健康成长与成才，达到在工作实践中培育人、锻炼人的目的，而且要注意对兼职大学生职业道德的培育，并注意培养他们良好的工作思维、工作方法和工作习惯。力争在短时期内将他们培养成为具有一定工作素质、熟悉相关档案规章制度、严格遵守档案工作保密纪律且掌握一定档案数字化工作操作技能的人才。

三、工作流程

通过我们近年来总结的实践经验，高校大学生兼职档案数字化工作宜按下面的工作流程组织开展。

1.组建档案数字化工作领导组，明确具体负责人；

2.成立指导教师组，明确指导教师职责；

3.选定学生组组长，负责考勤和执行任务、验收成果等；

4.制订工作规则，统一工作考核标准；

5.编制数字化工作进度表、指导教师值班表和学生工作时间考勤表；

6.编制数字化档案出入库登记表，对出库档案进行详细登记，对完成数字化工作的档案入库前进行清点，认真核对检查，已发生改变的，应恢复原状，以保证档案的实体安全；

7.根据工作计划按类目分年度调档，并做好记录，详细填写数字化档案出入库登记表；

8.根据工作进度进行阶段小结，认真总结前期工作，为后期工作提供经验；

9.制定档案数字化工作质量检查核对制度，对已完成数字化的档案质量进行复核、纠错，并做好详细记录；

10.制定疑难问题登记制度，以便做到及时发现和处理，杜绝疑难死角，不遗留疑难问题；

11.填写备考表，发现的问题应在相应的档案卷内备考表中同时进行说明；

12.归还档案，并做好入库登记。

[1]吴绪成，宋刚，陈黎，周幼芬，郑鸣.档案馆档案数字化前处理工作研究[J].档案学研究，2006（2）.

Reflections on Students in Colleges and UniversitiesWorking Part-time in Archives Digitalization Work

Peng Jin
(The Archives of Anhui Normal University,Wuhu 241002,China)

The Archives of Anhui Normal University has set up the fixed post of work-study program for six years.Each year, the Archives employs six college students to do the archives digitalization work in their part time,from which a lot of work experience is accumulated.This article introduces threemain problems that need to be paid attention to in college students' part-time job in the work of archives digitalization:basis of post setting,dailymanagement and work flow.

colleges and universities;college students;part-time work;archives digitalization

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.13

安徽省高校档案工作协会基金重点项目（2016zd05）和安徽省高等教育提升计划省级人文社会科学研究一般项目（TSSK2015B28）。

彭劲，安徽师范大学档案馆研究馆员，研究方向为档案管理。

G270.7

A

2017-04-14