档案鉴定与销毁工作中存在的问题及解决方案

周 婧

石家庄信息工程职业学院

档案鉴定与销毁工作中存在的问题及解决方案

周 婧

石家庄信息工程职业学院

档案管理是发展中的重要内容，而档案鉴定销毁的基本工作又是档案管理中的一个重要环节。目前，在鉴定销毁工作中存在着一定的困难，因此，作为档案馆的工作人员，就必须找出问题的原因，并进行认真分析，从而制定出科学的解决策略，做好档案相关的鉴定销毁工作，促进健康发展。本文具体从档案鉴定与销毁工作中存在的问题入手，对其进行分析，提出解决措施。

档案鉴定；销毁；问题；解决方案

1、开展档案鉴定与销毁工作的必要性

随着社会的发展和时间的推移，档案的数量越来越多，档案的价值和密级也随之发生变化。有些档案价值增高，有些降低，有些则失去了保存价值，有些档案失去保密时效性，需要降密或解密，所有这些都要求档案工作人员必须及时进行档案鉴定与销毁工作。长期不开展档案鉴定与销毁工作，玉石不分地悉数保存档案，势必造成以下后果：有价值的珍贵档案淹没于大量失去价值的档案之中，不易被发现和查找，不仅影响查档效率，更重要的是高价值档案的效益得不到充分发挥；大量失去价值的档案充塞库房，与有价值的档案同样进行整理和保管，浪费了人力、物力，相对延缓了有价值档案的整理速度，妨碍了有价值档案保管条件的改善；如果突发重大灾害，如战争、自然灾害等，不易及时抢救出重要的珍贵档案，甚至玉石俱焚。经验证明：“有文必档”、“有档必存”的做法是不必要的，也是有害的。为了有区别、有重点地保存档案，必须定期鉴别档案价值，去粗取精，使真正有价值的档案得到妥善保管和及时利用。

2、档案鉴定销毁工作中存在的问题

2.1 缺乏足够的重视力度

对于档案馆中的信息档案来说，绝大多数都是要被销毁的。这些档案一经销毁就不能再生，所以存在着一定的矛盾。如果鉴定失误，将具有实际价值的档案销毁，那么就会导致严重的档案管理事故，对于档案馆的发展造成负面影响。重视力度不够，档案数量与档案馆的库存量存在矛盾，这些都对档案工作造成了一定的影响。

2.2 库容量有限，档案数量过多

目前，神华准能公司馆藏档案从1976年至今的各门类档案约11.4万余卷件，需要重新鉴定其保存价值的档案约占1/3，其中包括一些毫无保存价值的料单、货票、增值税抵扣、已报废的设备档案、已拆毁的基建档案等，虽然有的时候部分会计档案需提供利用，但相较于保管成本来说得不偿失。这些需重新鉴定的档案中，绝大多数都已经失去了应用价值，应该进行销毁。但是由于种类繁杂，部分档案依然有着利用价值，对于鉴定工作带来了极大的困难。目前，库容量只能满足未来5年的进馆档案存放量，现存的档案迫切需要鉴定销毁。

2.3 档案价值方面缺乏科学的评价体系

在档案鉴定销毁工作中，由于没有科学的凭借体系可以参考，使得对部分档案的鉴定工作不彻底。如果只是依照档案的存放期限来进行鉴定和销毁工作，那么可能造成有些有价值的档案被销毁，出现误鉴。比如2011-2012年地方政府实施的一项惠民政策——五七工养老保险，需要提供1997年以前连续三年的临时工工资表复印件，而工资表和会计凭证的保管期限是15年，如果依照保存年限进行销毁的话，将无法提供原始凭据，势必影响这一惠民政策的落实，同时也无法保障人民的利益。因此，为了加强档案的管理，避免出现误鉴的现象发生，就应该适当延长有关档案的保管期限，同时建立完善的档案价值鉴定评价体系。

3、档案鉴定销毁的解决策略

3.1 加大重视力度，建立专业机构

应该成立专门的档案信息鉴定销毁部门，并且指派专业人员进行此项工作。对于档案馆存放的档案，应该进行定期的鉴定处理，对于鉴定完成的档案，要进行及时的销毁。同时，还应该将鉴定销毁工作加入到的内控制度中，然后按照相关流程进行过期档案的销毁工作。另外，管理层应该加大对于档案鉴定工作的重视力度，加强监督，明确档案鉴定销毁中各个环节的工作人员的责任和义务，保证鉴定销毁工作流程的科学性与合理性。作为一名档案馆的工作人员，在进行档案的鉴定销毁工作时，一定要具备认真负责的工作态度，严格遵守档案鉴定的相关技术规范，保证工作任务的顺利完成。

3.2 加大资金投入，扩大库容量

目前，企业档案馆的库容量只能维持五年的档案存放量，但是由于历史积压等因素的影响，导致档案馆中存放了过多的档案，这不仅加重了工作人员的工作量，也不利于的长远发展。因此，应该加大资金投入，扩大企业档案馆的库容量，能够存放更多的档案。同时，对于一些毫无保存价值的档案，例如过期的货单、料票，报废的设备信息档案，已拆除的基建档案，应该进行及时的鉴定销毁。

3.3 建立健全档案评价体系

科学的档案信息价值鉴定体系，是工作人员做好档案鉴定销毁工作的重要保障。作为档案馆的工作人员，不能沿用传统的标准，即按照保管期限进行鉴定销毁。应该根据的实际情况，根据档案的存放价值进行鉴定销毁。例如，多年前的铁路货票等一些失去保存价值的档案，如果继续存放的话，那么将会占据档案馆的库容量，不利于一些新档案的存放。因此，必须根据的实际发展情况，充分考虑到各部门的意见，制定科学的档案鉴定体系，对于档案要进行认真的鉴定，避免出现档案鉴定事故，从而为发展提供有力的档案支撑。

3.4 加强学习，提高档案人员素质

档案人员的素质是做好档案鉴定工作的关键。随着档案数量、种类的增加，记录手段的改进，要求档案人员必须具有较高的文化素养和职业道德，熟知经济、法律、文学、艺术、历史、地理等方面的基础知识，熟练掌握计算机及英语，深入理解档案的理论与政策，热爱档案事业。只有具备一定技能的档案工作者，才能对档案的价值做出较为准确、公正、客观的评判，将鉴定误差降到最低限度，使真正有价值的档案得到妥善保管，发挥其应有的作用。应加强理论研究，深入探讨各类档案的价值及保管期限，制定一系列切实可行的文件、档案价值鉴定依据，并制定详细的各级各类档案保管期限表。有了切合实际的理论支持，有了操作性较强的政策，基层的文书档案人员才能有据可依。

[1]莫丹红.浅谈文书档案鉴定销毁工作存在的问题及建议[J].兰台世界，2015，S5：53-54.