计算机技术在自动化办公中的运用探讨

2017-03-10吴平

环球市场 2017年1期

关键词：办公自动化企事业办公

吴平

江西省城市建设高级技术学校

计算机技术在自动化办公中的运用探讨

吴平

江西省城市建设高级技术学校

随着计算机技术在各个行业的应用和发展，计算机技术作为办公自动化的实现技术贯穿于办公自动化的各个环节和过程，计算机技术给办公自动化带来了显著的成效。本文对计算机技术在自动化办公中的应用进行研究，为办公自动化中的计算机技术应用的提高提供一定的参考方向。

计算机技术；自动化办公；应用

现代科技的飞速发展带动了计算机技术的发展，为计算机的应用开辟了一个新时代。作为一种自动化办公的实现技术，计算机技术贯穿在自动化办公的各个环节与过程中，借助于计算机，自动化办公的成效得到了显著的提升。

一、办公自动化的现状

1.1 办公自动化的概念与特点

办公自动化(Office AutamationT)指实现办公室内部事务性工作的自动化和信息处理自动化系统，它是计算机科技发展的衍生物。办公自动化通过办公人员利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护将公文档案管理系统、公务管理系统、部门办公系统、个人办公系统、信息发布系统集成到统一网络中。

我国开展电子商务及办公自动化的进程已经初见成效形成了具有人与系统无缝集成化的开放式系统，日常事务处理的智能化模式应用手段多媒体化的趋势，电子数据交换的自动化传输的显著特点，并且随着计算机不断地更新进步，它对现代社会及经济生活的积极影响必然随之扩大。

1.2 办公自动化中的计算机技术应用

在办公自动化的发展过程中，计算机技术应用主要体现在办公自动化中的文字和数据处理技术的应用，诸如Word、WPS之类的计算机编辑排版工具使得编辑处理、版式设计、复制打印和映像处理等办公活动效率提高；办公自动化中的数据处理技术的应用加Excel相关的数据表格处理使得办公人员可以直接在计算机上完成表格设计、处理和制表的全部操作实现了表格处理中各个环节的自动化功、公自动化中多媒体技术的应用加图像处理专用系统、语音传真、多功能多媒体工作站、综合业务数字网等使办公业务更加现代化功、公自动化中网络技术的应用例如视频会议通过多媒体网络进行面对面的交谈，并可通过计算机进行汇总、打印和判断决议的可行性等允许一人同时参与许多不同会议节省旅行的费用和时间最大限度提高办公的效率。

二、自动化办公进程中计算机技术应用的应对

随着计算机应用在各个行业的不断扩展，对各行业从业人员的要求也越来越高，计算机应用能力等级的不断提升势在必行。这就要求我们在实际工作中围绕社会需求往重理论与实践并重的培训学习，从而提高办公人员的工作质量和各行业的工作效率。

2.1 加强对办公自动化及计算机技术应用的宏观调控意识。

计算机技术及自动化办公技能宏观调控意识的强化对行业的发展至关重要，现阶段，很多企事业单位的领导并未充分认识到计算机应用的重要性，加之财政资源限制及相关软件的滞后，自动化办公对计算机软件的应用还存在一定的阻碍，设备购买、软硬件投资以及人员培训等的资金投入无法对单位的发展需求予以满足，管理者与决策者需进一步加大对自动化办公的宏观调控力度，以使办公设备与管理框架实现由上到下的完善与改进。

2.2 完善适用的办公自动化管理体制建设进程。

管理人员对于计算机技术及软件的应用需要有客观适用的选择条件，国外的商品化软件虽然在管理理论支持和开发团队构成方面具有较先进的优点，但是费用昂贵，且由于应用环境的差异，许多优秀软件并不能充分发挥其应有的功能，因此在计算机软件及系统的应用上更需要考虑到国内计算机技术的应用环境和具体的行业及系统性能要求，结合各方面的优劣，选择并完善适用的办公自动化管理体制的建设，从企事业自身内部管理导向层面做出优化的配合。

2.3 改善外部应用环境

外部应用环境的改善来自于同专门教育机构的合作，这有利于企事业单位战略制高点的打造。对于员工来说，短期的培训无法对企业自动化办公及计算机技术应用等方面的要求予以满足，与专业教育机构的长期交流与合作可以发挥培训计划的支撑作用，让教育机构以企事业的用人需求为依据进行课程的设置，这一措施对于良好计算机技术外部环境的营造及高质量人才培训基地的建设来说将会十分有效。

2.4 提高计算机软件应用的技术人员的专业素养

目前现有的计算机技术人员的素质参差不齐，对于使用软件所必须的计算机和外语基础掌握程度不一，同时对计算机软件应用的基本方法和理论也缺乏深刻的理解，这也影响了计算机技术办公自动化在实践中的应用和推广，计算机专业技术人员应具备一套先进适用技术手段，保障企事业单位内部机房、办公室有安全的物理环境，通过配备高性能的防火墙，及时修复系统软件漏洞，建立全面的网络防杀毒系统等手段来保证网络的高效、通用、安全管理从专业层面为办公自动化提供好的计算机技术支持。

2.5 促进办公人员对计算机技术应用能力的自主学习。

对于办公人员来说，不仅应掌握电脑的正确使用方法，还要满足计算机应用能力的要求，例如：熟练使用windows、xp等操作系统，具备安装、启用常用软件的能力；熟练运用文字、表格、图像等处理软件；能够对计算机病毒进行查杀，当软件出现故障之时具备一定的故障检测与排除能力；掌握计算机网络通信、多媒体、文本下载与上传等知识；在日常管理中对机箱、外设接口、主板以及电源灯硬件资源进行维护等等。在自动化办公已初具规模的背景下，加强办公人员自主学习，使其树立并掌握正确的技术意识与素质能够促进自动化办公实现更加快速的发展。