简论提升档案管理的有效对策

洪 林

临清市房地产管理处

简论提升档案管理的有效对策

洪 林

临清市房地产管理处

我国的档案管理工作出现了不同类型的问题，对于档案的服务性等特性造成了一定的阻碍，所以，为了能够更好的发挥档案管理的优势，需要及时的发现问题并且解决问题。

项目档案；管理；做法

档案管理工作不是一项特别容易而且简单的工作，需要进行具体内容的细节规划，从不同的角度进行分类型管理才能够有效的同时提高管理工作的效率。从人们对档案管理工作的思想认知上进行培训，积极鼓励人们对档案管理工作报以重视的态度，如果出现问题要及时汇报。很多的公司领导甚至只是简单的认为档案管理工作是文件的装订，而没有对档案管理工作的长远进行考虑，而且整体的管理缺乏层次性。亦或者是档案管理工作中，管理人员对于管理工作或者档案的分类没有明确的认知，这可能是由于人员的频繁变动，又或者是业务人员的素质不高，对于档案管理工作的态度不端正，没有从档案管理的重要性进行分析。

一、档案管理工作过程中亟待解决的问题

(一)档案管理的思想不重视。如今，档案管理工作虽然已经有了一定的进步和发展，但是，就目前的发展形式来看，仍然存在一些问题亟待解决，首先，尤为重要的就是对档案管理的思想重视。思想重视是能够提高对档案管理关注的一个重要部分，近年来，很多的机构或者组织对于档案管理工作的重要性和实际应用都没有切实的关注和了解，甚至有些领导也只是单纯认为档案管理工作是将档案文件进行简单的装订，而且，很多地方的档案管理人员没有对所管理的档案类型进行一个最系统的分析，档案文件的存放没有任何的规律性和实际性。即使将文件进行装订也没有实际的保管意义。

(二)档案管理业务人员对业务的认知差。业务认知能力应该是档案管理工作者的必备能力，但是，由于对档案管理工作的不重视和不了解，很多的机关机构的档案管理工作者并不是专业的，有些甚至不了解档案管理的具体工作步骤。举例来说，如果是纸质文件，已经定期进行年限的查找，如果有时间间隔太长的进行重点保管，还要按照分类方式进行具体的分类，这样不仅仅存放保管比较方便，如果有重要文件需要查阅，也增加了查阅的效率，一举两得。因为相关机构对档案管理工作人员进行调动。这样就会对档案管理工作造成一定的影响。如果档案管理工作中交接出现了问题容易造成数据和文件的输入误差。

(三)基础设施不完善，要加强档案管理。基础设施不完善，会对档案的保管造成一定的影响，比如说纸质的档案，如果基础设施不完善，档案保存的地方太简陋，会对档案的存储有一定的威胁，有些单位因受办公条件的限制，很少有专用的档案库房，而是与办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理。

(四)制度不全面，档案管理的不规范化。首先要进行制度的全面总结，有的机构的档案管理虽然有档案管理制度，但是并没有按照管理制度进行系统的管理，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。或者是档案管理人员责任心不强，档案管理混乱无序，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，非常容易造成档案的丢失或者排序混乱。而且，如果重要的档案经常进行外借，容易造成重要档案被认为进行涂改，破坏，重要数据的遗失等，所以，要建立健全的档案管理工作制度，保证档案管理的安全性。

二、做好档案管理的具体对策

1、保护档案及相关资料的完整及安全，以确保其作为历史证据的可靠性。作为一名合格的档案工作者，首要的就是维护其所保存档案文件的完整性。完善管理制度。制订了档案工作的领导与档案人员岗位责任制，制定和完善了档案工作管理目标制度，狠抓了薄弱环节，全局档案工作已经逐步纳入了制度化。

2、档案工作者在进行文件的整理、保管、和利用工作中，应当保护档案的证据作用。档案工作者在进行档案文件的签定、整理、著录、保管、提供利用等项档案工作中，应当确保文件(包括电子文件和多媒体等非传统型文件)的档案价值。进一步开发和利用好档案。积极主动为现实工作提供参考、借鉴、凭证。同时积极对档案信息资源加以开发，使之为领导决策提供依据。把档案工作列入工作考核的目标责任，统盘安排，认真落实。

3、要考虑保存那些反映文件形成者主要的活动的文件，但也要考虑档案用户的利用需求及其变化情况。充分发挥计算机互联网的作用，注重做好涉及房屋所有权的档案管理工作。认真学习有关房屋所有权的档案管理方面的知识，勇于创新，注重工作实效。

4、档案工作者应当对他们从事的工作活动进行记录，并能对其工作进行辩护，档案工作者应对文件的整个生命周期作好记录，并在采用新方式和新信息管理方法时与文件工作者进行合作。档案工作是整体工作不可缺少的重要部门，档案工作要站在新的起点和高度、不断加强档案意识，完善档案制度建设，把档案的资源充分利用起来，确定档案服务重点方向，创造更多的服务方式，开拓收集范围，不断提高档案利用率，积极主动地为各行各业服务，努力实现档案工作新发展，为档案事业贡献智慧和力量。

5、建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范化开展。

档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。一是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全；二是档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。而要将档案管理工作纳入企业管理程序，纳入企业各部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

综上所述，档案管理工作对于信息处理采集，资源整合有一定的实际意义。所以，为了能够更好的发挥档案管理的优势，需要从对档案管理工作的认知到档案管理工作的制度管理都要有一个具体的分析，有效的提高档案管理工作的效率。

[1]韩秀晶.档案管理中存在的问题及对策[J].档案管理，2013年第01期.