合同管理创新和提升

◇赵静 陈昌志

合同管理创新和提升

◇赵静 陈昌志

在当今市场经济条件下，基本上每个经济活动都是以合同的形式订立的，致使合同管理成为一项至关重要的管理工作。如何在实际工作中把握合同管理的内容、掌握合同管理工作方法有哪些是非常有必要的。

一、合同管理的内容

1．合同签订管理

（1）签订合同的前期调查

每一项合同在签订之前，应当做好以下几项工作。

应该做好市场调查。主要了解产品的技术发展状况、市场供需情况和市场价格等。

应当进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查，准确把握对方的真实意图，正确评判竞争的激烈程度。

了解相关环境，做出正确的风险分析判断。

（2）合同谈判和合同签署。

谈判是指人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达成一致意见的行为和过程。合同谈判的结果决定了合同条文的具体内容。因此，必须重视签订合同之前的谈判工作。谈判要注意如下两个问题。一是要制定切合实际的谈判目标。二是要抓住实质问题。只有抓住问题的实质和关键，才能衡量谈判的难度和距离，适当调整谈判策略。

2．履行管理

（1）合同执行。

我国《合同法》第八条规定：“依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得私自变更或者解除合同。依法成立的合同，受法律保护。”有效的合同是当事人遵守的行为准则和合法性根据，对于执行过程中出现的问题，本着合同签署前的谈判精神和客观情况，按照共赢和互利的原则尽快解决。

（2）合同纠纷处理。

由于客观情况的变化和理解沟通等方面的原因，出现合同纠纷是正常的现象。当纠纷出现后，一定要对纠纷性质进行客观和全面的评价，纠纷发生的原因、现状、后果和影响都要考虑。对于缺乏诚信的欺诈，一定要义正言辞的予以反击：该仲裁和诉讼的，要尽快收集资料进入法定程序。对于合同诈骗，尽早报案是维护权利的关键。对于能挽救的纠纷，要采取积极的应对措施。变更合同、终止合同都是法律赋予合同当事人的权利。

3．合同变更管理

在大量的实践中，由于合同双方实现环境和相关条件的变化，往往会出现合同变更，而这些变更必须根据合同的相关条款适当的加以处理。如果某一方不理解合同条款，或不严格执行合同条款，那么该方会发生额外的代价以完成额外的工作任务。

合同变更的处理由合同变更控制系统来完成。合同变更控制系统包括文书记录工作、跟踪系统、争端解决程序和授权变更所需的批准级别。合同变更控制系统是项目整体管理控制变更的一部分。任何合同的变更都是以一定的法律事实为依据来改变合同的法律行为。

4．合同档案管理

合同档案的管理，亦即合同文件管理，是整个合同管理的基础。它作为信息系统项目管理的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自劝化工具。项目主管使用合同档案管理系统对合同文件和纪录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档。合同文本是合同内容的载体。

对合同文本进行管理是档案法的要求，也是企业自身的需要。合同文本管理还包括正本和副本管理、合同文件格式等内容。在文本格式上，为了限制执行人员随意修改合同，一般要求采用计算机打印文本，手写的旁注和修改等不具法律效力。

二、合同管理工作方法

合同管理做好以下工作：

1．做好合同管理规划工作，加强合同管理体系和制度建设，制定出完善可行的合同管理构架图。

任何项目在建设过程中都会形成事实上的合同架构体系，但在无意识（即无计划）状态下形成的合同构架体系是应付项目建设过程中不断出现的各种问题的情况下形成的，具有很大的随机性，因此使整个项目合同管理工作缺乏计划性和科学合理性，而且项目的整个管理工作难免会因为合同管理工作的无序性受到很大的负面影响。

2．根据工程具体情况确定合同管理工作的重点，使得合同管理工作有的放矢。

合同管理工作的重点有：

（1）针对项目的特点制定科学合理的项目产品合同架构体系。

（2）结合项目特点，编制合法、完善、谨慎的合同文件，从而建立起科学的合同文件体系。

（3）项目合同履行管理。合同履行管理是督促项目各参建方严格按照合同约定履行合同义务，顺利完成项目。

3．制定出完善可行的一系列合同管理制度，如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。

4．在合同管理方面借鉴国际先进经验、加速建立和完善市场经济需求的新的合同示范文本。

5．加大合同管理力度，保证合同的全面履行。

6．推行合同管理人员持证上岗制度。

做好合同管理对现代企业的管理工作是至关重要。了解合同管理的内容及合同管理工作方法有哪些，并能熟练地运用合同管理工作的方法，这对现代企业的发展是必不可少的技能。

【作者单位：渤海造船厂集团有限公司】