人力资源和社会保障局的档案管理工作策略分析

赵丽艳

四平市铁西区仁兴街人力资源和社会保障事务所

1 人力资源和社会保障局的档案管理工作存在的问题

1.1 现有的管理理念落后

档案管理工作不受重视，经济文化落后的地方尤其如是，档案资料能够享受的待遇就是保管在库房，保管未必严密，使用尤其困难，更不用说提升档案的使用价值，档案往往就是一张带有印章的纸，一旦出现突发意外，档案损坏或者丢失就可能造成难以挽回的损失。管理档案由于没有固定的标准，且人为因素诸多，这使得档案的可靠性也变得有待商榷。

1.2 缺乏有效的管理机制

信息化时代，如何提高数据信息的使用效益是我们研究的重要方向。以往人力资源和社会保障局的档案管理模式划分领域进行保管，各部门分工合作，这是给档案管理工作人员减压，同时也是新的增压，因为档案专门管理就要求有配套的协作机制，但是各部门由于各有所担，往往关注自己部门的业务，沟通有限，一旦部门业务变更或是随着发展需要发生变化，这种有效沟通就变得更加难以适应这一机制的需要，导致档案管理和使用的统一管理存在问题，而且一旦出现问题，环环相扣产生恶性连锁反应，小问题最后酿成大灾祸。

1.3 从事管理工作的人员业务素质难以满足业务需求

档案管理不受重视，档案管理人才缺乏，一方面使得从事档案管理的工作人员未必具有相关的专业知识，各单位往往从单位内部调拨人员从事档案管理工作，使得档案管理工作混乱，造成一些不必要的管理问题，另一方面能够进行管理人员培训的机构或个人有限，这就给档案管理工作人员的业务培训造成困难。人才的缺乏和工作人员业务素质的不达标，导致档案管理工作效率低下，即使配套有专业设备也不会操作，档案管理质量大打折扣。

1.4 管理手段跟不上发展需要

这里管理手段主要是说档案管理设备，进入新时代，我国社会发展更上一层楼，数据信息往往就是经济效益，及时、有效获取数据，才能把这些数据信息变成经济增值，实现档案管理的价值。现有的管理手段确实与这样的发展前提相矛盾的，纸质、手抄的档案还是一种基本的管理手段，这一方面给档案管理带来风险，另一方面也折损了档案管理的使用价值。

2 人力资源和社会保障局的档案管理工作策略分析

2.1 建立健全的管理机制

2.1.1 转变管理理念。转变管理理念，从大处着手，国家要以强制力实现对档案管理工作的支持，加大宣传力度，从思想上转变人们对档案管理的认识，投入资金、设备培养具有先进管理理念的档案管理人才，使得档案管理工作向规范性工作方向发展；单位内部，领导加强对档案管理的重视，主要领导牵头，对档案管理工作加强重视，整饬以往档案管理中存在的不规范操作，对从事档案管理的工作人员进行业务培训。

2.1.2 健全档案管理工作机制。对档案管理工作进行统一规划，结合人力资源和社会保障局的实际需要，对档案管理进行集中管理，建立统一的管理标准，将档案管理数据化，根据档案的保密程度逐级掌握档案管理密码；优化岗位配置，实现岗位的设置价值，按照档案管理工作量和工作操作难度进行科学的工作分配，责任到人，保证管理工作真正落实到位，又不造成管理工作人员的工作超负荷。

2.2 提升档案管理工作人员的业务素质

根据档案管理工作需要设置聘用岗位，聘用能够担负起现代化档案管理工作的工作人员，引进高素质的档案管理人才；以专业的档案管理机构对现有在岗的档案管理工作人员进行业务培训，从管理理念到管理技能、管理设备的使用等进行培训，提升档案管理工作人员的综合素质；定期对档案管理工作人员业务进行考核，配套奖惩手段鼓励档案管理工作人员自发提升业务素质。

2.3 配套完善信息化管理设备

巧妇难为无米之炊，想要档案管理跟上时代发展的步伐，关键还是要有现代化的档案管理设备，引进专业的档案管理设备，推进电子档案的使用，改变以往落后的纸质手抄档案，促进档案数据智能化，减轻档案管理工作人员的工作负担；构建统一标准的档案管理数据库，统一档案管理数据录入和输出标准，实现档案数据标准化，减少办公用具的不必要损耗；各部门协调分工，统一的平台上实现信息共享，同时实施逐级管理，按照档案的重要程度进行管理；规范网络数据库的标准和信息共享标准，防止信息的恶性使用，将信息恶性使用的现象关进制度的笼子里，既实现信息共享、高校利用，有防止信息的恶性使用。

3 结论

过去人们用石头和土建房造屋，现代钢筋水泥甚至新材料的使用已经非常广泛，只懂得占有材料而不会使用材料的人难以真正发挥材料的使用价值，届时再宝贵的档案保存在那里保存得再好也不过是明珠蒙尘而已。人力资源和社会保障局的档案价值非常，对个人、社会和国家具有重要的使用价值，档案管理也应与时俱进，地基牢靠大厦才能巍然不倒，只有改进档案管理理念，改进档案管理手段，切实解决档案管理中存在的诸多问题，才能实现档案管理的存在价值。

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