事业单位档案管理信息化建设

刘德华

公主岭市中小企业服务中心

一、事业单位档案信息化管理系统

1、事业单位档案信息化管理系统的组成

该管理系统由档案采集系统、档案管理系统以及网上查阅系统三部分组成。在实际应用中，该系统能够使档案数字化管理实现，并能够使干部档案的网上浏览功能实现，使档案的信息化管理水平得到进一步提高，使事业单位的工作管理更加规范化，同时也为单位人事的任用、提拔等提供了非常大的便利条件。

1.1 档案采集系统：该系统的主要功能是能够对纸质档案材料进行数字化采集处理。其具体功能主要为档案采集、目录整理、系统维护、档案审核四方面，同时能够在网络上实现多个客户端同时对不通材料档案进行采集，大大提高了信息采集的效率，在实际应用中非常方便、快捷并且高效。

1.2 档案管理系统：该系统的主要功能是能够对人事档案材料进行收集、整理、鉴别、统计、转递、保管、查阅等，主要由信息管理、管理工具、业务管理以及系统维护四个部分组成。

1.3 网上查阅系统：该系统能够让人事档案资料信息进行网络浏览查阅，使人事管理更加明朗化。同时，为了保证单位人事档案资料信息的安全，该系统也采用了多种加密处理方式，能够保障系统内的资料不被破坏或窃取。

二、事业单位档案管理信息化的途径

1、大力推进档案管理信息化标准建设

信息标准化建设是档案信息化建设的重要基础。加强档案管理信息标准化的建设工作，对发展档案事业，促进档案信息化建设健康、有序、协调、稳步地发展，提高档案管理、利用服务的水平，加强档案工作与其它社会工作的交流与合作，增进社会、经济效益都具有重要意义。事业单位推进档案管理信息化标准建设应着力从档案管理信息化网络环境的标准化建设与档案信息资源标准化建设两方面进行，尽管制定和完善档案管理信息化的相关标准。

2、提高事业单位档案管理工作人员的素质

在很多事业单位中，由于档案管理工作人员的素质不高，能力偏低，导致了信息化档案管理工作无法正常实施，所以要想把档案管理工作的信息化实际应用到事业单位的工作中去就要提高管理工作人员的自身素质和能力，使其不断学习，不能只满足于现有的知识水平和理解水平，要不断学习新的知识，适应时代的发展，紧抓先进科学技术的脉搏，用科学的知识和工作方法武装自己，并把它应用到档案管理的实际工作中去，而事业单位要定期对工作人员进行培训，尤其是对新入职的工作人员，更要把好质量关，净化员工队伍，根据工作的需要对工作人员定岗定位，使其在自己的岗位上发挥自己独特的优势，为单位贡献自己的力量，另外，也要对工作人员进行定期的考核，巩固其知识的理解，增强其对信息化管理工作的能力，并把它实际应用到档案管理工作中去，只有加强了档案管理部门中工作人员的自身素质，才能构建一个合理的科学的信息化档案管理平台。

3、建立明确管理目标，进行科学的档案管理规划

信息化的管理方式可以大大减少档案管理中数据的错误和材料的损失率，同时，它也是更加安全和可靠的一种管理手段，但是现如今的事业单位档案管理工作部门，仍有很多工作人员在使用传统的管理手段，例如纸质的、人工的计算方法和计算工具，这不仅费时费力，且易出现错误，保存起来也不方便，这就需要对档案管理工作进行调整，尤其是要进行科学的管理规划，把信息化的工作方法和处理方式应用到实际的工作当中，与时俱进，运用先进的科学手段和科学方法对档案信息进行录入和检索，这样才能在保证数据和信息的安全性的同时，也使事业单位档案管理工作变得快捷、丰富和方便。

4、加强对档案信息资源的建设

档案信息化的核心问题是档案信息资源建设，没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案的优势是信息，它的生命力是规模的信息。只有信息变成规模，才会有丰富的内容以及有一个庞大的观众和设计满足各种需求的服务。不然即使有一个好思路，新颖的创意，也不过是无本之木无源之水。所以，我们目前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上，尽快使档案信息内容形成规模。信息化建设必须以“资源的管理作为支撑”。所谓“信息资源管理的支持”，不过是只看重局部的应用或与网络为核心的理念，把到各部门信息资源在背景在进行统一管理。具体说来，应该从以下几个方面着手：首先，全面构建档案目录中心，将各事业单位相对分散的信息集进行整合优化。其次，加速档案信息资源数字化进程，通过新近发展起来的计算机网络技术、数据库技术与多媒体技术将档案信息资源数字化，充分提高档案信息管理的效率。第三，构建一个互联互通的网络环境，事业单位要加快构建档案信息网络系统，要在档案资源网的基础上，加入国家档案资源网建设，并与其他社会信息资源系统互联互通，整合资源，合作共建，并入国家政务公众信息网，在因特网上为广大的社会公众提供优质的服务。

5、加大对培养人才的扶持力度

对于人才的培养是一项巨大的工程，俗话说：“十年树木，百年树人”，面对着这样长周期的人才培养，需要从各个方面加大对于人才培养的扶持力度，无论是政府、社会还是事业单位自身都要积极参与。政府要加大在档案管理方面的投入，在高校招生中增加档案管理专业的招收名额，同时加大对于该专业的资金投入，完善其课程体系，对于社会来说，社会要对档案管理人才提供较好的就业条件。对于事业单位自身来说，可以给档案管理人才提供外出学习的机会，让他们开阔眼界，不断充电，让档案管理人才积极投入到实际工作中。

结语

综上所述，事业单位档案信息化的建设是一项长远的发展任务。事业单位对于信息量的需求日益增长，普通传统的档案管理模式已经无法满足事业单位日渐繁复的需求和先进的管理模式。在具体的工作中，不论是从档案的收集整理或者管理应用中，都必须要本着为单位发展服务的原则进行档案管理，不断改革完善档案管理制度，促使事业单位更好发展。