事业单位档案管理工作的优化措施

2017-03-10甘甘

环球市场 2017年11期

关键词：工作效率事业单位档案管理

甘甘

国家新闻出版广电总局北京地球站

事业单位档案管理工作的优化措施

甘甘

国家新闻出版广电总局北京地球站

随着经济建设进程的加快，我国的事业单位也得到了迅猛发展，因此，事业单位应不断加强档案管理工作，将各项档案交由专业人员负责管理。但是就目前形势来看，档案管理工作离真正的完善还有一定距离，在事业单位中仍存在许多亟待解决的问题和挑战。因此如何提升事业单位的档案管理工作效率是目前我国事业单位需要解决重要问题。基于此，文章就事业单位档案管理工作的优化措施进行简要的分析，希望可以提供一个借鉴。

事业单位；档案管理；优化措施

1.事业单位档案工作的主要内容

在事业单位各项工作开展的过程中，其中档案工作质量的可靠性及工作效率的高低，对于现代化事业单位发展目标的实现起着重要的保障作用。结合现阶段事业单位档案工作开展的发展现状，可知其主要内容体现在：(1)包含了事业单位各个部门之间相互沟通交流的各种信息;(2)事业单位在发挥自身职能作用的过程中，各种文件在一定条件下最终以档案的形式进行有效保存;(3)事业单位专业化活动开展的过程中，各种科研、教育、医疗等具有重要参考价值的信息将会通过档案的形式进行必要保存。这些方面的不同内容，客观地说明了做好事业单位档案工作的重要性。

2.事业单位档案管理工作的现存问题

2.1 对档案管理工作得不够重视

大部分的事业单位对于档案管理工作认识程度不深刻，认为档案管理工作就是简单的存档和输入工作，造成忽视的原因首先是单位领导不重视单位的档案管理工作。档案管理工作不同于单位的其他业务科室，不能为单位带来实际上的利益，因此许多领导对档案管理工作不重视，档案意识薄弱，监督力度不够，对档案管理的人力、物力和财力的投入都不大。对档案管理工作不重视，自然也不会在乎档案管理工作的工作效率如何提高策略，导致档案管理工作人员的工作积极性相应下降，变成敷衍了事。

2.2 缺少完善的管理制度

随着我国经济水平的不断提高，社会建设的不断完善，我国的事业单位也得到了相应的发展，其工作内容与工作性质的日益深化与丰富，促使事业单位内部的结构与管理必须做出相应的改革与调整。在此新形势下，在事业单位的调整进程中，我国事业单位的档案管理工作开始暴露出诸多不足与弊端，究其原因，是因为缺少完善的档案管理制度，在没有合理完善的档案管理制度约束的前提下，档案工作管理人员便缺少相应依据有效地展开工作，这不仅给工作效率带来了严重的阻碍，也使得管理人员在遇到管理问题或矛盾时没有参考体系，因而容易出现工作疏漏。比如在管理事业单位的业务档案时存在的分类误差或条目缺失等细微问题，一旦难以依靠合理管理体制进行解决，将给事业单位带来极大的损失。为此，建立一个完善的合理的档案管理制度对于事业单位而言刻不容缓。

2.3 事业单位档案管理信息化水平较低

据统计，我国目前已存在信息档案数据库大约四千余个，其管理也十分成功，但不足之处是内容不够丰富，重复的情况较多，也就是说信息化资源的质量还有待提高。而且，开放性的综合档案资料还不到总量的25%，数量极少。因此，信息化档案管理质量还较低，还有很多空间和资源可以开发。同时，信息化档案管理主要依存计算机技术，检索的效率、速度和精准率都依赖于计算机的检索技术。可是，大多数的事业单位虽然引进了档案管理的信息化，可工作人员依旧运用手工检索式的管理模式，不熟悉或不习惯使用信息技术，导致无法运用计算机检索技术来提升检索效率和准确性。

3.事业单位档案管理工作优化分析

3.1 重视事业单位的档案管理工作

想要提升事业单位的档案管理工作效率，首先需要事业单位自身重视档案管理工作，从单位领导做起，深刻的了解和学习档案管理工作的重要意义，加强领导组织学习，提升整体事业单位领导层面的档案管理工作工作重视程度。彻底的改变事业单位中“档案管理工作”并不重要的传统错误工作思想，相应事业单位的发展要求，做到思想创新、工作积极，在单位中建立完善的档案管理工作制度，只有领导层面以身作则首先提起高度重视，单位工作人员才能够严格遵守制度要求开展档案管理工作，认真履行自己的工作职责，科学合理的开展档案管理工作，提升事业单位的档案管理工作效率。

3.2 建立完善的档案管理制度

事业单位应首先对档案管理工作的重要性有明确清晰的认识，进而配备专职档案管理人员负责业务档案收集、整理、归档、保管等工作，在保障档案管理人员稳定的基础上建立完善的档案管理制度，并且力求档案管理制度全面、具体，对档管人员做出细致的要求与规定，使其深谙自身的工作职能，在工作中能够有所依据、有所参考。为了加强档案管理制度的有效性，事业单位还应建立一系列系统的奖惩制度与评价体系，令档管人员及其他科室人员重视档案信息，强化责任意识。

3.3 有效提高事业单位信息化档案管理的水平

随着科技的发展，信息化技术已经被人们运用到生活的各个领域中，信息化的使用使人们的工作生活更加便捷，事业单位的档案管理工作也不例外。需要注意的是，事业单位档案管理工作的信息化建设，要结合自身的工作特点，在单位发展计划的背景下，科学地实施信息化档案管理工作，以数字化的管理方式促进事业单位档案管理的高效。其中，管理人员首先要掌握过硬的技术，处理好网站的管理工作，单位相关部门也要做好设备的维护以及网络技术的应用，充分利用先进的信息技术手段，提高档案管理的成效。