《企业档案工作规范》解读

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作的具体业务和任务在上述《企业档案管弹规定》关于企业档案工作部门应依法履行的职责中已有表述，在《企业档案上作规范》后面章节也提出了规范性做法和要求。

企业档案工作的方法、技术和手段：运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，是对企业档案工作发展的新要求。所谓现代技术与管理力法，主要是现代信息技术，在《企业档案工作规范》第8章将详细介绍。关于资源整合与开发：开发一直是档案利用工作的一种高级形式和要求；资源整合则是新提法，只有借助信息化，資源的整合与开发才有可能。。现在很多企业都将知识管理引入企业档案工作，提出基于档案信息资源的企业知识管理。而知管理是伴随知识经济的出现而兴起，也是基于信息技术发展提供的便利。所以，档案信息化、资源整合和知识管理之间具有密不可分的邮寄联系。档案信息化必然要导致资源整合和知识管理；而资源整合、知识管理也在加速企业信息化与企业档案信息化建设。信息化最终是企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效的档案信息资源与知识服务。

4.4企业应维护档案的完整，准确、系统与安全

这一条明确了企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济法治经济的法规要求。市场经济是法制经济，企业与企业之间竞争与合作，企业为顾客提供产品与服务，都要符台法律法规的要求，即依法经营。在市场经济条件下，企业与企业、企业与顾客之间的关系，特别是纠纷关系，必须以事实为依据、以法律为准绳来解决。而事实依据与法律证据的重要组成部分，就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。企业在生产、经营和管理活动中建立健全档案管理，依法保留档案证据，不仅是我国法律法规的要求，如《档案法》第三条规定：“一切国家机关、武装力量、正当、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”；第五条要求维护档案的完整与安全；《企业档案管理规定》第三条要求，企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，确保档案完整、准确与安全。企业档案的完整、准确、系统与安全，是档案工作开展的基础。没有这一基础，企业档案工作也无法顺利完成前一条所提出的任务、实现档案工作的既定目标。

显然，在市场经济环境中，法规对机构、特别是企业档案管理的要求越来越严格。企业能否依法经营管理关系到企业的生死存亡。规范企业档案管理已不仅是国际上法律、法规的要求，在国际标准中电越来越强调保留证据记录，要求企业为社会提供的产品、服务活动过程具有可追溯性。

例如有关企业法律上.2002年针对上市公司的违法销毁档案，美国国会专门制定sox法案，重申要求上市公司必须依法保留企业经营活动的档案，并接受审查。由此形成企业档案文件管理方面的“法规遵从”概念，即企业经营管理中的档案管理必须符合法律法规的要求，企业不得擅自销毁、篡改档案。

有关企业管理标准上，国际标准化组织专门制定的质量管理标准ISO9001：2008最新版中，“档案记录控制”成为该标准各章节中引用最多的原则，同时国际标准化组织还制定有针对组织机构档案管理的国际标准IS015489，现在已经成为继IS0 9001后销售排名前十位的国际标准，并且已有i8个国家将其采纳为国家标准。该标准中列出档案的四个特点：真实性、可靠性、完整性、可用性，虽然实际上也可看作是对档案工作的要求，但是与《企业档案工作规范》本条是强调企业应履行的责任要求不同。