新常态下档案信息资源开发的策略选择

杜珊珊

目前，“新常态”已成为高频词，并深刻影响着档案领域。新常态的出现给档案信息资源开发带来了许多新挑战。从外部来说，经济和政治体制的深化改革、依法治国方略的全面推进、信息技术的日新月异，使得社会对档案信息资源利用需求呈现多元化、立体化局面。从内部来讲，新业态档案的涌现、电子文件的持续产生使馆藏档案资源建设、档案人员知识结构出现不合理状态。这些来自外部和内部的一系列挑战，都要求档案界及时采取相应的策略，主动适应档案工作新常态，确保档案潜在价值的发挥，便于社会各方面的利用。

一、加强档案信息资源开发的顶层设计

新常态下档案信息资源开发与社会发展、经济建设的关系越来越紧密，相关面越来越广，涉及的因素越来越多，其中的难题也越来越复杂，数字化档案信息资源的开发更是如此。新常态下，如何破解诸如此类的难题是档案信息资源开发无法回避的一个问题。为此，要加强顶层设计，面广量大的档案信息资源开发难题，如果缺少必要的、足够的顶层设计，必然会顾此失彼。

加强顶层设计，其一，国家档案行政管理部门要制定合理的档案信息资源开发总体规划，将新常态理念融入档案信息资源开发过程。其二，设计合理的档案信息资源开发路径，尤其对数字档案资源而言，由于它的易逝性和不易保密性，其开发路径更应该是科学统一的，以保证数字档案资源的完整、真实。其三，规划合理的开发模式，档案部门要以用户的需求为导向，坚持公益开发和商业开发并举，独立自主开发和合作开发相结合的模式。其四，明确合理的开发内容，新常态下，档案部门要重点关注对数字档案资源以及用户需求量大、具有地方特色的档案信息资源的开发。

二、建立档案信息资源开发新机制

新常态下，档案部门也要建立档案信息资源开发新机制。首先，要建立技术保障机制。加强新常态下档案信息资源的开发，是摆在档案工作者面前的一项复杂而迫切的任务，必须有先进的技术和管理手段做保障，为此，档案部门要培养一批专属部门内部的技术队伍，解决档案信息资源开发中的关键技术问题。其次，要建立馆际合作机制。有些档案馆的馆藏资源不够丰富，本馆所开发的档案信息无法满足利用者的需求，这就需要档案馆建立馆际合作机制，实现档案资源的跨馆开发与查询，满足利用者需求。再次，要建立一套切实可行的开发服务保障机制。这一机制的建立能够确保档案信息资源主动、及时、准确的送到用户手中，达到“一对一”开发档案信息资源的效果。最后，要建立档案信息资源开发应用反馈系统，配备专门的设备和人员进行操作，同时，也要鼓励利用者将自己在利用已开发的档案信息时发现的问题反馈到此系统，并要求专门人员定期向档案信息资源开发部门反映利用者的反馈信息，这样做能更好的开发出公民真正需要的、与社会各方面联系密切的档案信息。

三、健全档案信息资源开发的法规标准体系

档案信息资源开发适应新常态，就要不断健全新常态下档案信息资源开发的法律法规体系。国家和政府先后颁布了一系列关于档案信息资源开发的法律和法规，但却存在条款系统性不够、操作性不强等问题。在档案开发过程中，也依然存在违法违规行为，尤其是在网络档案信息资源的开发中，泄密现象时有发生，这对国家和社会都会产生不利影响。为此，需要进一步健全法律法规体系，明确法律法规实施细则，标明开发过程中可能存在的违法行为，以及对这些行为的处罚措施。此外，档案安全问题也是新常态下档案工作存在的重要问题，为解决这一问题，法律法规体系中也应涉及到对档案安全保密法律的制定与执行。健全的法律法规体系可以为新常态下档案信息资源的全面开发提供制度保障。

完善的档案信息资源开发标准规范也是档案信息资源开发适应新常态的重要保障。因此，要不断健全档案信息资源开发标准规范。对档案部门来说，一方面要健全档案信息资源开发内容的标准规范，哪些档案信息资源可以开发，哪些不可以开发，哪些可以优先开发都要有一定的标准。另一方面要健全档案信息资源开发方式的标准规范，明确规定实体档案信息如何开发，电子档案信息如何开发。不断完善档案信息资源开发标准，能够确保新常态下的档案信息资源深入、全面的开发。

四、加强数字化档案信息资源的开发

新常态下，数字化档案信息大量涌现，档案部门要迎接数字化档案信息的到来，并做好开发工作。在开发过程中，加强档案信息化基础设施建设十分必要。档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，以各级档案部门的局域网为基础，与办公自动化、政府网、互联网等系统相连，建立数字化档案信息开发平台，充分开发丰富的数字化档案信息资源。新常态下，数字档案馆和档案网站建设已具规模，这为数字化档案信息资源的开发奠定了良好的基础，档案部门利用数字档案馆和档案网站这一平台，将数字化的档案信息资源上传至数字档案馆和档案网站中，用户可以直接进入网站查询相应档案信息，这能够实现档案信息资源的多范围、跨时空开发。此外，档案部门还应重视对多媒体档案信息资源的收集与开发，多媒體是信息时代的强势媒体，具有直观、强烈的视听效果，能更清晰、明确地记录真实情况。新常态下，多媒体档案信息资源已大量出现，也必将会成为档案信息资源的重要组成部分，并为社会公众所熟知及利用，因此，加强对多媒体档案信息资源的开发已成为档案部门的重要工作。

五、借助社交媒体开发档案信息资源

近几年来，社交媒体以其互动性、时效性和开放性等特征而成为各种信息流的重要传播渠道，在社会各领域得到广泛应用。新常态下，微博和微信已成为最受欢迎的、用户量极多的社交媒体工具，档案部门可重点借助微博和微信进行档案信息资源的开发。对微博来说，档案部门可以在微博上开通微博账号，初期上传一些公众感兴趣或是与公众息息相关的档案信息，以吸引一部分微博粉丝的关注，后期档案部门一定要定期上传档案信息，上传的内容要简短并有吸引力，符合现在大众的阅读习惯。就微信而言，档案部门可以在微信上建立自己的公众号，在公众号里设置档案资料、高频预览、联系我们等专栏，定期推送相关档案信息的同时也重视与公众的互动。社交媒体有强大的信息技术作支撑，因此，在社交媒体上不仅可以发布文字档案，还可以上传与档案信息有关的图片、视频等，不仅可以直接说明档案信息，还可以发布一些档案故事，举办微型档案展览等，对档案信息资源进行深层次、全方位的开发与利用。

社交媒体是与用户互动性极强的媒介，因此，档案部门可以利用社交媒体实现档案信息资源的个性化开发。微博、维基、微信、网络社区服务等社交媒体工具都有其独特的功能，可以适应不同形式的档案信息服务的需求，档案部门针对不同需求，开发出不同的档案信息资源。另外，档案部门利用在线订阅、推送，标签设置等功能，可以对档案的内容进行筛选和分类，并将服务对象定位为个体，有目的地向可能存在利用潜力的用户进行信息推送和介绍，实现档案信息资源的个性化开发。

六、档案信息资源的开发要密切结合现实需要

第一，新常态下的社会需求会越来越高，越来越多元化，这就要求档案信息资源开发工作密切关注国家机构、社会组织和个人的实际需求，开发出利用者真正需要的档案信息资源。档案信息资源开发的最终目的是向利用者提供符合实际需求的、有价值的档案，因此档案利用者的实际需求意愿便是档案信息资源开发不得不认真考虑的重要条件和标准。如果开发出来的档案信息未能满足人们的需求，它们就会变成无源之水、无本之木，其价值也就不能实现。第二，在大数据时代，档案信息资源的开发有了更强大的数据支撑。档案部门可以借助大数据、云计算等技术，对档案信息资源的开发现状、用户的利用意向以及现实社会条件进行单独分析和关联分析，生成数据报告，分析出档案信息资源目前的开发现状以及用户感兴趣的档案方向，从而为档案信息资源的进一步开发提供可靠的数据支持和方向预测。第三，新常态下，政治建设、经济建设、文化建设、社会建设以及生态文明建设都会进入一种新的稳定发展阶段。档案信息资源开发作为档案工作中与外界关系更为密切的一部分，要紧随政治、经济、文化、社会和生态文明建设的步伐，开发出与之相关的档案信息资源，为政治、经济、文化、社会以及生态文明建设提供有效的信息支撑，为它们的可持续发展尽一份力量。

七、加强档案信息资源的整合開发

新常态下，信息资源共享越来越受到全社会的关注，而进行资源的整合便是实现共享的有效方式。档案作为最真实可靠的信息记录，更应该进行整合，以便为社会提供更加丰富的信息。然而，现在“档案信息孤岛”现象普遍存在，各地区的档案馆仅仅开发本馆的档案信息，档案信息内容不全面，难以满足社会的高层次需求。因此，为了适应新常态，也为了更好的满足社会对档案的利用需求，档案馆必须打破封闭式的自我开发思想的束缚，从社会角度和利益出发，树立社会档案整合共建共享的指导思想。档案部门要与其他相关部门以及国外档案机构建立合作关系，以便及时了解和查询本部门未保存的档案信息，做到档案信息的跨部门、跨资源、跨国别开发，解决馆藏资源与社会需求不相适应的难题。

此外，档案馆也要十分重视对民间档案、口述档案、流失海外的档案等档案信息资源的收集整合。这些档案都是重要的文化遗产，也都是一定时期的反映，尤其是民间档案和口述档案，更贴近人们的生活，因此，更要多加关注。档案馆一方面要时常面向社会开展收集工作，在必要的情况下可实施有偿收集，确保收集到的档案齐全、完整；另一方面，通过举办档案展览并参加国外的档案展览，把那些流失在海外的档案收集回来，这也是保护我国档案资源和文化遗产甚至是维护国家利益的表现。

八、重视对民生档案信息资源的开发

新常态下，民生问题已然成为政府和社会关注的重点。档案馆在“建立覆盖人民群众的档案资源体系”和“服务民生”的思想指导下，也开始积极接收各种涉及民生的专业档案，使大量民生档案进入国家档案资源体系。民生档案被接收进馆为其开发奠定了基础，也为档案馆提供了便利。档案馆在开发民生档案时，一方面，要将接收进馆的那一部分进行充分开发；另一方面，还要注意收集社会上的民生档案，同时鼓励社会公众积极参与到民生档案的开发过程中，以确保民生档案的完整。民生档案是直接关系到大众的档案，所以，做好这一开发工作不仅可以使档案工作更加贴近百姓，而且也有利于维护百姓的利益。

档案信息资源开发是一项长期的、紧迫的、艰巨的工作，要想做好这项工作，需要全社会的共同努力，尤其是新常态的到来又给档案信息资源开发带来了全新的挑战。因此，为了更加适应新常态，把这项工作做好，档案部门要积极采取相应的策略全方位、多层次地开发档案信息资源，充分发挥档案工作的经济效益和社会效益，为经济的健康发展和社会主义和谐社会的构建做出更大贡献。

（作者单位：上海大学图书情报档案系）