关于高校“三馆合一”的思考

蒋娟

从20世纪50年代起，我国档案界著名学者吴宝康教授就提出“文档一体化”、“图书、情报、档案一体化”思想，随着信息时代的到来，图书档案一体化是必然趋势。我院于2011年从成人本科院校晋升为普通本科院校，档案室一直滞后于学校的发展。在2016年党政工作要点中明确提出图书馆、档案馆和校史馆要“三馆合一”，我认为“三馆合一”有利于档案馆的建设和发展。

一、学院“三馆合一”提出缘由

在人类文明进程初期，档案图书就是合二为一的，古代的宗庙就是二者的集合体。随着社会分工细化，图书从档案中逐步分化出来，承担不同的社会功能，实行不同的管理体制。随着社会的发展，信息化社会的到来，这种各自为政的纵向伸展，缺乏横向联系，束缚了自身的发展，也不适应未来社会的需要。纵观国内外，图书馆档案馆合并模式凸显优势。美国总统图书馆、加拿大图书馆与档案馆合并模式，运行良好。在我国部分高校中也有图书馆档案馆合署办公，如属211的江南大学档案馆图书馆合并办公，运行也非常畅通健康，可见，图书馆档案馆合并模式可行。

我院在2016年春季开学的工作要点提出推动图书馆、档案馆、校史馆“三馆合一”工作，以馆藏图书资源建设为核心，以档案信息化建设为重点，大力加强图书、档案数字信息资源的共建、共享以及三馆信息资源数字化融合服务的研究和实践，不断提高一体化管理水平。学院要加快档案馆的发展是有缘由的，是基于我校档案室底子薄，一直在办公室领导下，办公室是行政部门，对人财物的管理特别严，要扩大档案室规模非常难。我院档案室从设立以来，一直就是一个人，虽然我校在2008年通过了国家科技事业单位档案管理国家二级，在2011年成功转制为普通本科院校，但档案室一直没有大的发展，一直是我一个人在档案室艰难前行。我向领导提出增加档案室人手，都以机关部门进人难为由不了了之。

随着学院的发展，产生的档案数量增多，档案的规范化程度加强，一个人的档案室不能保证正常的工作开展，因此学院提出了“三馆合一”，档案馆图书馆合并模式，增加档案室的人手，整合档案资源。

二、学院“三馆合一”对于档案馆发展的优势

著名图书馆学者周文骏认为，图书、情报、档案等都是以文献信息为基础而形成的产物。图书馆和档案馆收藏的各类文献都属于文献信息学范畴，都具有信息性，都是重要的信息资源，但因存在概念、内容、存在方式、学科構成、馆藏利用等方面的差异，导致图书馆与档案馆彻底分离。档案是社会活动的原始记录，具有凭证情报价值，可读性不强。图书是商品，具有知识性、商业性和艺术性，可读性强。随着信息时代的到来，档案馆图书馆合并是可行的，档案馆充分利用图书已有的运行模式、信息技术和信息意识，可以推进档案信息资源的利用工作，让档案不再是深在闺中，而是为普通老百姓服务，发挥档案价值。

我院提出了“三馆合一”，为了尽快加强我院档案室建设，我们调研了重庆、四川所有本科院校，并实地考察了图书馆档案馆合一的学校。四川师范大学和宜宾学院、攀枝花学院的档案馆合并在图书馆，并且运行良好。我们在今年7月初走访了这三个档案馆图书馆合并的学校，结合我院实际情况，认为三馆合一在学院档案室发展阶段是具有促进作用的，理由有三：一是图书馆作为教辅单位，学院在人财物方面的投入较大，图书馆在学校本科评估中占有非常重要的地位，甚至某些指标具有一票否决的权利，因此学校会加大对图书馆人财物的投入，档案馆是图书馆的一个重要组成部分，当然也会分得一杯羹；二是图书馆档案馆有共同的业务，图书、档案数字信息资源的共建、共享以及信息资源数字化融合服务的研究和实践，有利于开展工作；并且图书馆属于专业技术岗，馆员有评职称的指挥棒指导前行，有自己研究领域，这些都有利于调动馆员积极性；三是档案馆室脱离校办，避开了校办的行政业务牵扯，有更多的时间精力投入业务工作，确保了有足够的时间投入档案工作。

我院档案室是校办的领导下档案室，其优点有二，第一，在校领导身边的部门，容易被重视，也容易被灯下黑，就看你如何运作档案室；第二，档案室在档案收集、催收方面，有校办的一方大印，有利于档案的催收，收集；同时，校办行政事务事无巨细，档案室的人手经常被校办调用，影响档案室的工作。这样的隶属关系证明，我们档案室并没有得到较好发展。“三馆合一”势在必行，从我们调研的档案馆纳入图书馆的几所本科院校来看，运作良好，尤其是档案馆的人手增加迅速，经费都基本能够满足本馆档案的数字化及日常运作。

三、学院“三馆合一”后如何加强档案馆建设

诸多因素，我院档案室一直没有进人，在今年提出“三馆合一”后，学院的进人计划立马给了我们档案室两个指标，充实了我们档案室人手，三个人的档案室框架基本成型。“三馆合一”后档案室的建设非常重要，我以为可以从以下几个方面着手建设。

1.加强对档案馆的领导，参与图书馆的话语权。档案馆图书馆的合并，不仅仅是机构的精简，大家在一套班子的领导下各干各的，没有业务交叉，而是统一领导、规划和管理，将图书馆档案馆的人财物纳入统一的规划之中。

图书馆、档案馆在一起合署办公，图书馆一般都是三、四十人，甚至更多，档案馆一般就三、五人，档案馆的馆长要参与到图书馆的核心领导层，要有话语权，这样档案馆才能在图书馆这个大家庭有一席之地，在人财物方面才能分得一杯羹，否则档案馆没有人财物的强有力支撑，档案馆的建设会举步维艰。

2.运行模式分析。共享共建是图书馆档案馆合并的初衷，要加强档案馆业务建设。将图书档案资料制定检索、分编，统一访问标识和索引，建立统一的检索平台，满足广大师生科研需要。高校可采用清华同方RFID图书档案管理系统提高管理效率。在档案图书信息系统未统一前，老师要申报一个课题，一般先在图书馆网页的CNKI、维普查阅文献资料，然后再到档案馆室查阅相关档案资料，老师觉得这样检索查阅资料很麻烦，甚至有些脱节，如果建立图书档案一体化服务平台，图书档案双重服务就为老师们提供了智力支持，大大提高了利用效率和工作效率。

当前，本科院校学位论文电子版和纸质版基本是分离的，电子版由图书馆接收，但学位论文属于学生档案范畴，由档案馆负责接收管理，如果档案馆图书馆合并办公，利用图书馆的数字化建设成果，联合教务处、研究生院建成论文在线归档管理系统、电子文件自动在线归档系统、电子档案在线发布查询系统等检索平台，可以方便广大师生查阅。

3.档案图书服务对象区别对待。

虽然档案馆与图书馆的作用都是为广大师生服务，为社会提供服务，但在具体的服务对象上却有所区别。图书馆是面向全校师生，面向全社会，任何一个公民只要办理图书证、相关手续或者交纳一定费用，即可获得相应的信息服务。档案馆的服务是有限制的服务，因为档案涉及保密问题，因此对党政机关、企事业单位、社会团体及个人服务权限不同，哪些档案哪些人可以查阅要区别对待，“特定的内容对特定的人开放”这种服务层次的区分，并不是取决于交纳费用的多少，而在于不同服务对象所具有的涉及秘密文件的权限不同。

（作者单位：重庆第二师范学院档案室）