高校档案馆移动服务趋势及策略研究

于莎莎

2016年8月，CNNIC（中国互联网络信息中心）发布了第38次中国互联网络发展状况统计报告，公布的数据显示截至2016年6月，我国网民规模达到7.10亿，其中手机网民规模高达6.56亿，使用手机上网的比例由2015年底的90.1%增加到92.5%，手机上网成为人们获取信息的主要方式。

在互联网环境下，移动互联网技术、移动智能终端设备以及个性化的用户需求催生出移动服务方式。开展移动服务是高校档案馆顺势而为，对拓展服务功能，提高服务质量进行的有益探索。

一、高校档案馆移动服务的意义

高校档案馆移动服务面向高校各院系及管理部门、教职员工、在校生或毕业生等用户，借助移动互联网技术，以智能手机、平板电脑等移动终端为媒介，通过提供专业化、个性化的高校档案信息服务，满足用户随时随地获取利用高校档案信息资源的需求，为用户带去更便捷的服务和更美好的体验。

1.转变服务方式，提升自身影响力。高校档案馆开展移动服务，能够促进高校档案馆从传统“以档为本”的被动服务，逐渐向“以人为本”的主动服务转变，使用户不受时间、地点和人员的限制，随时随地获取利用档案信息资源，满足用户日益增强的利用需求，是高校档案馆服务意识的革新和服务功能的拓展。在开展移动服务的过程中，高校档案馆有效地展示了自己、宣传了自己，使广大用户深入了解了高校档案馆的功能和作用，改善以往不被熟知的弱势地位，提升了自身的社会影响力。

2.开发特色资源，发挥文化教育功能。与综合档案馆和专门档案馆相比，高校档案馆的馆藏资源具有自己的特色，学籍档案为用人单位认证在校生或毕业生的学历水平提供凭证；校史变迁档案、名人校友手稿等档案材料是高校开展文化教育的珍贵素材；高校教学管理或科研活动中产生的各种原始档案信息，为学校各部门及师生员工开展教学科研活动提供参考。高校档案馆开展移动服务，有利于满足不同层次用户的需求；有利于深度开发高校特色档案资源；有利于传承校园历史文化。

3.依法开放档案信息资源，保障高校信息公开工作。高校档案馆开展移动服务，依法开放档案信息资源，从根本上改变了高校档案馆的封闭性质，是高校档案馆发挥社会功能的前提；同时，高校档案馆作为高校日常管理、教学与科研活动中形成的重要历史记录的保管者，其大部分归档信息都被列入到《高等学校信息公开事项清单》的十类五十条目录中，按照《中华人民共和国档案法》和《高等学校信息公开办法》等法律法规要求，加大高校档案信息资源的开放力度，可以保证高校信息公开工作有序进行。

二、高校档案馆移动服务的现状

目前，互联网环境中，主要有微博、微信和APP等三种新媒体技术应用于移动服务中，高校档案馆多借助开通微博和微信开展移动服务。

1.高校档案馆微博服务情况。截至2015年12月31日，笔者以“大学档案馆”“学院档案馆”“微博”为关键词对微博用户进行检索，经人工筛选，选取开通微博并通过认证的15所高校档案馆为样本，从粉丝数、关注度、微博数、日均更新数及成立年度等几方面进行数据统计（见表一）。

从数据中可见，高校档案馆官方微博开通数量少、认证率低；拥有粉丝数少、被关注程度低；微博信息发布数量少、活跃度低，仅有华东师范大学档案馆能达到日均发布1条信息，但微博信息内容多为原创，特别是北京工商大学档案馆微博，设立了“名人档案”“他山之石”“文化拾趣”及“校史上的今天”等多个原创栏目。

2.高校档案馆微信服务情况。同样截至2015年12月31日，笔者以“大学档案馆”、“学院档案馆”为关键词对微信公众号进行检索，经人工筛选，共有36所高校档案馆开通微信公众服务，其中26所高校档案馆完成了认证。本文以完成认证的26所高校档案馆微信公众号为统计样本，经分析，高校档案馆开通微信公众平台的时间总体较晚，服务功能实现得尚不完善，其中4所高校档案馆微信公众平台的栏目尚在建设中；主动推送信息数量和频率较低，只有2所高校档案馆能达到每周更新2-3次，日均推送信息3条以上，有12所高校档案馆推送信息总数少于10条，4所高校无推送消息；推送的信息内容单一，多以馆室工作动态和业务指南为主；互动服务开展得不很理想，只有5所高校档案馆设置了在线预约、查询和留言栏目。

三、高校档案馆移动服务存在的问题

1.基础薄弱。与国内外图书馆和发达国家档案馆开展移动服务的情况相比，我国对档案馆特别是高校档案馆开展移动服务的理论研究和实践探索都很薄弱。理论上缺少对移动服务安全保障体系、模式和移动服务平台建设等方面的专门研究；实践应用过程中，服务内容简单、服务方式单一、沟通渠道不畅等，使高校档案馆移动服务收效甚微。

2.认识不足。多数高校管理者没有预见到高校档案馆移动服务的优越性，没有对其发展给予足够的重视和支持；高校档案工作人员对开展移动服务的意识还很淡薄，没有认识到移动服务对简化工作程序、提高工作效率的有益之处，缺乏积极性和主动性；而高校档案用户由于不了解移动服务的使用方法和渠道，缺乏对移动服务的使用意识。这些因素都制约着高校档案馆移动服务的开展。

3.特色匮乏。高校档案馆开展移动服务是以高校数字档案信息资源为基础的，现阶段，多数高校档案馆数字化工作尚停留在对馆藏资源进行加工、整理、转换的初级阶段，对馆藏数字化资源进行整合优化的程度不深，缺少主题鲜明、内容丰富、形式多样的特色档案数据库，无法满足用户的个性化需求。

4.经营不善。高校档案馆开展移动服务过程中，一方面忽视了与用户进行互动交流，沒有及时对用户的请求和反馈进行处理，未充分满足用户需求，造成用户满意度差；另一方面没有充分发挥出微博、微信、APP等新媒体的技术优势，缺少专人管理维护，影响了移动服务效果。

四、高校档案馆移动服务发展策略

1.发扬“拿来主义”精神。国内外图书馆在移动服务的理论和技术研究上日益成熟，大批移动图书馆开发与使用，加速了图书馆移动服务的发展进程；在移动服务的理论研究和实践探索上，发达国家档案馆也已先行一步。美国国家档案馆开发了一款手机APP——“历史上的今天”（Todays Document），它将馆藏资源与移动技术相结合，是档案馆开展移动服务的代表之作。他山之石，可以攻玉。高校档案馆应充分发扬“拿来主义”精神，借鉴能为我所用的理论成果和实践经验，结合自身发展现状，有选择的“拿来”，融合贯通，促进发展。

2.转变思想观念。改进服务，意识先行。高校档案馆管理者和工作人员应紧跟信息化发展潮流，摒弃重藏轻用的服务思想，增强开展移动服务的意识，并充分重视微博、微信、APP等新媒体技术在移动服务中的优势和作用，保证基础设施建设和专业人员配备；同时，还要加强与用户的互动交流，通过调查问卷、在线留言等方式征集用户意见，密切关注用户提出的问题和要求，及时回应并跟进结果反馈。通过与用户互动交流，分析用户需求热点，尽力满足用户的个性化需求，促进高校档案馆移动服务的开展和推广。

3.精耕信息内容。高校档案馆要充分发挥馆藏信息资源的优势，深度挖掘档案信息内容，一是要开发特色专题，比如“校史上的今天”、“名人校友”、“大事记”等涉及高校历史沿革、校园发展建设、校友等方面的内容；二是要针对用户需求做好人事档案、学生档案、业绩档案等档案管理知识的普及，增强用户档案意识；三是要发布工作动态，加强外界对高校档案馆工作的了解，提升高校档案馆的社会影响力；同时还要注重丰富信息形式，不局限于文字、图片，要广泛使用音频、视频，增强高校档案馆移动服务效果。

（作者单位：黑龙江工程学院）