高校档案数字化建设的几点看法

卢清富

一、档案数字化的意义

数字化档案，以数据库的虚拟方式进行档案资源的有效管理，是一种先进的、行之有效的管理方式，它使档案的存在方式、利用方式、工作方式都发生了很大的变化，是几千年来档案管理和利用方式的一大变革，对提高高校档案工作的整体水平具有十分重要的意义。

1.档案资源数字化，促进了高校档案管理方式的变化，有利于节省存储空间

传统档案是库房的实体管理，数字化档案是利用计算机在局域网空间里对数字化档案信息的虛拟管理，实质是对传统档案在网络空间的复制，这个复制不但节省了档案实体的存储空间，突破了库房面积的限制，更不易受昆虫、灰尘、潮湿、霉菌和光的侵害，具有传统管理方式无法比拟的优越性。

2.促进了高校档案利用方式的变化，有利于档案的快速检索和利用

档案数字化使学历认证工作变得更加便利，如工作人员通过QQ在线传输或电子邮件，能很快将数字化的档案全文发送到（教育厅、教育部等）学历认证中心，瞬间完成本专科、博士、硕士等毕业生生的学历认证工作。档案数字化使检索变得更加方便、快捷，如档案工作人员通过计算机和档案软件管理系统，在很短时间内就能完成档案数据的快速检索和全文打印，能很好的满足广大师生快速利用档案的需求，这既节省了工作时间又提高了档案利用的工作效率，有利于提高档案工作的整体水平。

3.数字化是网络共享的前提和基础，有利于实现高校间档案资源的网络共享

档案资源数字化打破了档案利用的时间和空间限制，有利于促进高校档案资源社会化进程，各高校间可以通过组建区域性档案网络共享平台，最大限度地实现档案的快速检索和利用。

4.有利于档案的长期存储和利用

档案原件数字化后以副本形式提供利用，这样可避免档案原件实体在使用过程中磨损或丢失，数字化的档案副本具有再生作用，这既保护了档案原件又延长了使用寿命，有利于档案的长久保存。

二、高校档案数字化应该认真思考的几个问题

档案资源数字化建设在高校正蓬勃开展起来，并取得了可喜的成果。但目前在数字化实践中仍然暴露出了一些值得我们认真思考的问题。

1.馆藏档案是否需要全部数字化

高校档案数字化过程中面临着一个重要的问题那就是哪些档案需要数字化，哪些不需要数字化，最终是否全部需要数字化的问题。对于这个问题，不能一概而论，应该具体问题具体分析，要从保存和利用价值及实际利用情况等方面来考虑，方能使数字化档案朝着有利的方向发展。从档案保护学上讲：应该以抢救档案原件为工作重点，先将破损的、污染的、纸质变脆甚至发黄的重要档案原件进行数字化扫描，确保濒危的档案原件的原貌。从保存和利用价值上讲：有些档案需要做数字化处理，如高校的录取名单、毕业名单、学籍卡片、学籍变更材料、奖惩材料、教学评估等具有永久和长期保管利用的教学类档案；党政会议纪要、人事任免、职称评定等具有永久和长期保存的行政类、党群类档案；基建类图纸、声像类照片、科研类项目、实物类字画、人物类著名专家教授等，这些档案是高校档案保管、利用的重点，对这部分档案进行数字化建设有利用于重要档案的长期保管和快速利用，是毋庸置疑的。有些档案不适合做全部数字化处理，即使是重要的利用比较频繁的，也不一定非要全部数字化，如财会档案，永久和长期保存的账本适合做数字化处理，但凭单类就不适合数字化，这是因为凭单订装较厚，拆除比较麻烦，容易造成原件的顺序颠倒、纸张损坏，这项工作对于档案馆来说是非常麻烦的，所以这个数字化有点得不偿失。如果非得数字化，可由财务档案的形成部门在装订档案原件之前先进行数字化扫描处理，再将扫描后的电子文件移交到档案馆或直接进行目录和原文对接，这无论对财务档案形成部门还是对档案馆来说都是有利而无弊的。再如设备类、外事类等用的较少就可以不数字化。所以，没有必要将馆藏档案全部数字化，数字化不是数据越多越好、也不是范围越广越好，要根据实际利用的需求而定。有人认为馆藏全部档案都数字化才是真正意义上的数字化档案馆，才符合信息化建设的趋势，实则不然，数字化的真正目的不是建立什么样的档案馆的问题，无论是数字化档案馆还是传统意义上的档案馆，都不是最终目标，而最重要的目的是所做的事有利于档案的便捷利用和长期的优化保存，这才是根本所在，因此，数字化建设重在质，而不在量，没有必要将馆藏档案全部数字化。

2.高校是否都应该进行档案数字化建设

档案数字化建设，已成为档案管理的必然趋势，它促进了档案传统管理方式的转变，不仅有利于实现档案的快速检索和利用，也有利于档案的收集整理，实现资源的网络共享，提高档案工作的整体效率，便于广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。那么是否高校都应该进行档案数字化建设呢？答案是否定的。这是因为数字化建设虽然有很多优点，但是由于受到资金、技术设备、人员、档案自身状况等多种因素的制约，所以都搞数字化项目短时间内是不现实的。有条件的要先搞，如 “211”、“985”等一些重点大学如果建设经费充足、档案管理软件成熟、技术设备先进齐全、或有熟练精干的复合型数字化人才，就可以把数字建设搞的好一些，细一些，精一些；到现在为止，档案数字化建在很多普通院校特别是重点高校正如火如荼的进行着，有的已经远远的走着了同行的前列，而且搞的很好。条件不具备的一些普通大中专院校可以先搞好基础设施建设，再图后进，或者不进行数字化建设，看看那些没进行数字化建设的兄弟院校，档案工作也不是进行的很好么？业绩不也是很突出么？可以说一切工作也没耽误。再者档案数字化的缺点在短时间内不可能完全暴露出来，只知道它具有不稳定性，不安全性，如果没有了电这个媒介，数字化的一切成果都是无稽之谈，数字化的优越性还有待进一步评估。正因为一些安全隐患不可能短时间内显现出来，所以凡事都应一分为二的看问题较好，有无条件数字化都要把传统的档案工作做好，这才是最重要的。数字化建设更不是一蹴而就的事情，因为只要有档案产生，数字化建设将永远进行下去，这既考验学校的经济实力又考验专业档案人员的耐力，更需要长时间的人力、物力等各方面的综合性投入，所以条件不具备，没有必要跟风似得非得要赶数字化建设的大潮。

3.数字化的档案是否需要网络共享

数字化的档案内容能否网络共享呢？答案是肯定的，这是因为实现档案资源共享是数字化建设的最大目的，但是在共享之前首先要解决几个问题：其一哪些档案需要共享？其二是全部共享还是限制性共享？ 三是局域网內共享还是公共网络共享？权威机关认为高校档案都是解密性质的文档，已经不存在秘密等级，鉴于此，数字化档案存在共享的大环境，如构建档案信息共享平台，实现高校间的档案资源共享不是不可能的。笔者认为高校档案是否共享还需要各形成单位的主管领导来决定，因为档案是在工作或教学实践过程中形成的，各单位自己整理并归档的。那些档案内容敏感或涉及个人隐私或仅供本单位内部使用的文档是否也需要网络共享，各单位自己有决定的话语权，档案部门只能参考执行而已，诸如类似学校的会议记录、科研成果就不能完全共享，而应该有所选择、有所限制，在局域网内的共享。因此，数字化后的档案也不是随意性的全部共享。档案部门应该根据各类档案自身的归属和流向向形成单位报送公开的权限范围，明确其审查意见后与其签订共享责任书，在小局域网内先达到资源共享，当然在更大区域范围内实现档案信息远程共享那是最好的选择。

4.高校档案管理是否还需要双套管理模式

数字化后档案管理模式是否还需要双套制的管理模式呢？答案是肯定的，这是因为档案信息资源新的管理方式才刚刚起步，还不成熟，不可能在短时间内完全取代几千年传承下来的传统管理方式；从档案工作内容来看：随着档案管理现代化的发展，档案工作出现了多层次进行划分的方法，即划分为档案实体管理系统和档案信息开发系统，这两个系统对档案工作产生了深远影响，不论是实体管理还是进行信息开发工作，它们中的任何工作环节都是必不可少的，各自发挥着自己独特的作用，来实现档案管理系统的整体功能。数字化后，档案实体工作没有因为档案管理软件的使用而减弱，相反是加强了，档案传统工作规范化加快了档案数字化建设的步伐，档案数字化工作促进了档案传统工作的结构的变化。再者数字化工作也并不是档案工作的全部，档案管理工作更需要两套模式相互配合，这才是做好档案工作的关键。因此数字化后要建设成一个利用便捷、运作高效、符合实际需要的档案数据库，仍需要采取双套制的档案管理模式。

5.如何实现快速查找和使用的问题

纸质档案数字化后，能不能有效地提升档案管理水平和利用效率，既依赖于档案管理软件的成熟与否又依赖于服务器的配置高低，因为不管哪款软件都不是万能的，功能方面都存在一些缺欠，随着扫描数据越来越多，软件会越来越不堪重负，因此，要对管理软件不断完善和升级，用户及时跟进，逐渐解决实际工作过程中出现的问题。同时对网络服务器及时更新换代，提高网络传输速度，这样才能够实现档案数字资源的快速检索和利用，否则在实践过程中会直接影响到数字资源的利用效果，一切数字化工作也都将成为空谈。

总之，数字化建设任重而道远，在这个过程中会出现很多新问题，档案工作也会面临着一些新的挑战。对此，我们既要着眼于变化着的实际问题的解决，又要大力加强档案数字化建设各方面的投入，实现传统档案资源管理的信息化转变，拓展社会服务功能，最大限度地发挥档案数字信息的重要作用，使档案更好的为广大师生服务。

（作者单位：内蒙古大学档案馆）