做好档案超前控制保证重大建设项目档案达国家标准

董 瑶

陕西宝鸡第二发电有限责任公司

做好档案超前控制保证重大建设项目档案达国家标准

董 瑶

陕西宝鸡第二发电有限责任公司

国家重大建设项目的新建、扩建、改建等项目，是一项庞大的系统工程，具有投资金额大，资金来源渠道多;建设工期长;施工、设计、科研单位多，并且资质参差不齐;国内外新技术、新材料、新设备大量引进和采用等特点，国家重大建设项目的档案工作也就因此具有了广泛性、复杂性、阶段性和多样性的特点。为保证国家重大建设项目竣工档案的完整率、准确率、归档率和案卷合格率达到国家档案管理标准，就必须转变档案工作的思路和方法，坚持“谁形成的项目文件，谁负责立卷归档”的原则，采取严格把关的有力措施，加大项目文件搜集、整理、归档超前控制的力度。

档案控制;经济控制

1 严把合同签订关，运用法律手段超前控制

国家基本建设改革的进一步深化，给重大建设项目档案管理工作带来了生机和活力。全面推行项目法人制、招投标制、合同制、建设监理制和质量监督制，为工程文件搜集、整理、归档的超前控制提供了契机。实践证明，严把合同的签订关，运用法律手段超前控制档案工作是行之有效方法。

重大建设项目的工程涉及施工、设计、设备采购、建设监理等，建设项目大小参建单位多达二十多家。合同一经签订，就明确提交竣工档案内容、套数、移交时间、质量要求、施工单位的审核责任和违约的责任等，充分发挥合同的法律作用，保证项目档案的齐全、完整、准确。因此，建设项目档案部门要抓住超前控制的关键点，积极参与合同或协议签订工作，并把项目文件的收集、整理、归档工作，作为合同或协议的一项重要内容。对竣工档案的归档份数、质量、违约等提出具体要求，按照“谁形成的项目文件，谁负责立卷归档”的原则，利用合同的法律效应，明确合同乙方是项目竣工档案的第一责任者。

2 严把档案保证金结算关，运用经济手段超前控制

建设项目档案是工程建设的重要内容和组成部分，资金的能动作用和杠杆作用也必然会在项目档案工作中有所体现。采取档案保证金制的经济手段，制约项目档案是十分必要的。在签订合同时必须明确，把工程档案的质量要求作为合同付款条件之一，合同价款10%的用于项目档案的移交，其数额很可观，这样从工程开工承包商对档案工作就有了压力和动力，必然会引起承包商对工程文件的高度重视。档案保证金的扣留比例，应视工程量的大小、形成工程文件多少和重要程度以及施工队伍素质的高低等区别对待，决不能一刀切、一概而论。待工程竣工，承包商能够按期、按质移交合格的竣工档案，建设项目档案部门签署结论性意见，财务部门方可进行付款工作。否则，由建设项目档案部门进行指导重新整理，经多次重整，仍达不到标准要求，施工单位不予配合照成工程档案的依据性、结论性文件缺失，对日后工程项目验收照成不必要的损失。

3 严把平时督导关，运用职能手段超前控制

国家重大建设项目的竣工档案要达到完整，齐全，准确，实现档案的有效利用，发挥投资效益，档案人员必须从项目一开始就要充分发挥职能作用，超前控制，严把平时的督查、指导关，这也是档案人员工作的重点和难点。

3.1 抓好档案工作技术交底。标准是衡量事物的准则，是以特定形式发布，共同遵守。从项目一开始，建设单位就应以国家、省、市档案部门的有关法律、法规、标准为依据，制定《建设项目文件立卷归档细则》，以正式文件印发给各参建单位。由项目档案部门与承建单位进行档案工作技术交底，明确工程文件积累的顺序和范围。这样就为项目档案的平时收集和档案人员的督导工作提供了统一的标准，竣工档案的规范性、完整性就有了保证。

3.2 抓住重点和关键环节，超前督查指导。虽然合同或协议对承包商在工程文件搜集积累上起到了法律和经济制约的作用，但由于承包商的资质和技术人员素质参差不齐，在理解执行《建设项目文件立卷归档细则》上以及档案意识上也相差甚远。为此，建设项目档案人员要积极主动了解工程进度，要会同甲方工程管理人员和监理工程师一起，实地进行督查指导。这样就为竣工档案的齐全、准确打下了基础。

3.3 抓住薄弱环节进行跟踪控制。建设项目文件收集的薄弱环节，往往没有引起重视;或因工作的中间环节多，衔接不及时没有采取相应的措施而出现“断档”或“空档”。一是建设项目前期阶段和初开工阶段。因这一阶段机构不健全、人员不到位，工作忙乱、生疏、无暇顾及项目文件的收集，甚至出现前期临时机构的撤离、合并、人员调动、相互交接不及时。因此，档案人员要把此阶段作为项目文件收集的重点加以控制。二是随着科技的飞速发展，开放的不断深入，建设项目配套的国内外设备数量大、种类多，到货验货时间分散等情况，所形成的大量中外文文件容易被忽视。

因此，项目档案人员要参与设备的开箱验收，及时收集全部技术文件。借用复制件安装调试，保存原件避免损坏丢失。三是现代科技迅速发展， 电子档案日益增多，特别是形成电子档案的人员和渠道较多，这不仅给电子档案的收集带来一定的难度，也给保管、复制、利用带来一系列的新问题。因此，建设项目档案部门必须把电子档案的收集、整理提到议事日程上来，超前控制，抓紧抓好，加大收集的力度，及时催收，妥善保管。

4 严把竣工验收关，运用行政手段超前控制

国家重大建设项目的竣工验收是国家行政主管部门对投资效果的全面检验，不仅是对建设项目实体的验收，同时也是对过程档案的验收。但是由于重大建设项目规模大，施工周期长，单项或单位工程多，往往是首批单位工程为后来的单位工程做准备。这样就形成了有的单位工程已经验收投产使用，有的还在施工图设计阶段。因此，整体项目竣工验收和单位工程竣工验收只能分别进行。只有严把单位工程档案的验收关，才能确保整个项目档案验收的顺利进行。其次是设计变更是否齐全，是否在施工的过程中就在施工图上修改到位。特别应该注意的是，一个单项或单位工程有总承包和分包单位的，要严格审查各分包单位的竣工图是否与总图一致，是否标识统一，是否相互衔接。只要分包单位的工程文件达不到要求，档案部门就有权否决单项或单位工程竣工验收，单位工程文件的立卷、归档，由总承包单位负责检查汇总。

[1]王黎平《建设项目档案工作实务》