北方魏家峁煤电公司一期工程档案管理

杨 靖，刘宏宇，张建民

（北方魏家峁煤电有限责任公司，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

北方魏家峁煤电公司一期工程档案管理

杨 靖，刘宏宇，张建民

（北方魏家峁煤电有限责任公司，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

北方魏家峁煤电公司为加强公司档案管理，通过深化档案工作重要性的认识、制度的建设与执行、开展档案工作评价和档案开发利用等工作，使得档案管理工作取得显著成效。

档案管理；制度的建设与执行；档案工作评价和档案开发利用；显著成效

0 引 言

北方魏家峁煤电有限责任公司坐落于内蒙古准格尔旗龙口镇，距离首府呼和浩特市170 km，2009年7月注册成立。魏家峁煤电一体化项目是响应国家“上大压小”节能政策的置换项目，是中国华能集团北方公司首个煤电一体化项目，一期建设规模2× 660 MW超临界空冷机组和年产600万t煤炭的露天煤矿。规划容量三期超临界660 MW空冷机组和年产1 200万t的露天煤矿。露天煤矿于2009年9月正式开工建设，2014年8月完成综合验收。2013年10月10日国家发改委正式核准魏家峁电厂项目，并成为蒙西至天津南特高压输电工程起始电源点，从此加速推进电厂建设步伐，计划2016年10月完成电厂双投。届时将真正实现煤电联营，具有良好的经济效益和市场竞争优势。公司始终坚持煤电一体统一规划管理，在一期工程档案管理方面，配有建筑面积150 m2档案室，除必要的硬件设施外，还运用了档案管理信息系统。在一期工程档案管理工作中，公司实施了严谨、细致的管控措施，积极开展档案的收集、整理和归档工作，档案管理标准化工作富有成效，积累了一定的成功经验。

1 档案管理的重要性

档案管理是企业管理的重要组成部分，是企业管理行为的主要痕迹和历史依据，同时企业生产经营的全过程控制以及生产、经营、技术、管理等各方面信息都在档案中反映，并为企业的后续发展提供基础资料支撑。此外，企业档案还在项目核准与验收、合同谈判、设备维修、质量认证、财务审计等工作中发挥重大作用，为企业创造着明显的社会效益和经济效益。魏家峁煤电公司在档案管理过程中，从领导带头落实档案管理责任和抓实档案工作宣传两个方面强化档案管理的重要性，并推动了档案管理工作高质量迅速开展[1-2]。

1.1 档案管理在企业发展中的重要作用

1）公司领导将档案工作纳入到单位工作计划，做到档案管理工作与工程建设同步进行，确保了档案收集与整理工作的准确和完整性，及时完成档案基础设施建设、人员配备以及相应的管理标准建设，确保档案工作高质量快速发展。

2）公司将文件材料的归档及日常档案管理工作纳入绩效考核范畴，对不按要求归档的部门、参建单位和个人追究其相应责任。

3）领导带头落实档案管理工作职责，依据归档资料的要求，在审批合同、招投标、设备验收、工程开竣工报告等纸质材料时，对资料部分不完善或者不准确的不予签字。认真做好档案工作的监督和检查，及时帮助解决档案管理中遇到的问题。

1.2 深化宣传

公司在档案管理工作方面不断深化宣传工作，特别注重开展每年一度的“国际档案日”活动，深入《中华人民共和国档案法》和公司档案管理制度的宣传，强化员工思想认识，提高参与档案管理工作的自觉性和热情。将企业每名员工都是档案工作的参与者，企业档案是一部企业活生生的发展史的观念深入人心，从另一层面强化了职工在企业改革发展中的主人公意识。

2 完善档案管理工作体制

2.1 建立公司档案管理体系

按照档案管理工作规范化、制度化、科学化的要求，公司档案管理实行“统一领导，分级管理”的原则。总经理是档案管理的第一责任人，对公司档案管理全面负责；总经理工作部是档案的归口管理部门，具体负责档案事务的日常管理工作；档案室负责管理公司各种门类和载体的档案，并对各部门、参建单位的档案工作进行业务监督和指导；公司各部门和参建单位是档案管理的日常运行单元，公司各部门、参建单位负责人为本单位档案工作第一负责人，各单位设立1名兼职档案管理员负责收集、整理、保管内部文件，并及时向档案室移交文件材料。

2.2 完善档案管理制度

“无规矩不成方圆”，为加强档案管理，实现依法治档，公司首先将制度建设挺在前头，并不断细化完善，强化执行，深入全过程管理与质量监督。确保了企业档案管理的完整性、准确性与系统性。

1）结合公司实际情况，依据国家档案局颁布的由中国煤炭工业协会档案分会起草的《煤矿建设项目档案管理规范》，制定了《魏家峁露天煤矿600万t/a建设项目档案管理办法》；依据国家能源局DL/T241—2012火电建设项目文件收集及档案整理规范，制定了《魏家峁电厂一期2×660 MW机组工程项目档案管理办法》。

2）公司档案划分为科技档案、文书档案、声像档案、照片档案、电子文档档案、实物档案等六大类别。明确了各类别的归档范围、时间、整理要求，保证归档文件材料的齐全、完整、准确和系统。明确了公司各部门和参建单位（设计单位、施工单位、监理单位、设备厂家）需要归档材料的内容。

3）明确文件材料移交要求。档案的移交工作坚持谁负责、谁整理的原则，档案室负责整理工作的业务指导。公司各部门、各参建单位的兼职档案人员检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，重要项目文件材料移交时需编写归档说明。兼职档案员在归档材料整理完毕后，填写“档案交接登记表”，签字后向公司档案部门移交。档案室接收时全面检查归档文件材料的质量，交接双方认真核对移交清册，履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

4）制定了档案业务工作制度，明确规定了借阅管理、档案信息安全保密、档案鉴定销毁、档案统计和档案库房管理等工作要求，确保档案工作业务的水准。

2.3 强化制度的执行力度

1）组织好档案管理标准的培训工作，提高专（兼）职档案员的业务能力。公司高度重视培训在档案管理工作方面的基础性作用：①采取了外派人员参加集团内部档案业务专题培训、外派人员进入档案管理先进单位参观学习，汲取先进的档案管理工作经验并加以推广应用；②深入开展好内部培训，由公司档案室负责，将培训工作抓在日常，将档案工作作法、制度要求进行深入学习贯彻，平时加以指导，确保涉档人员的业务工作水平[1]。

2）为强化档案制度的落实，公司将档案管理工作作为责任绩效项目纳入对各部门、参建单位的考核管理。由总经理工作部按月度进行绩效考核检查。严格奖惩，充分发挥制度的约束与激励作用。

3 开展档案业务评价

开展档案业务评价工作是华能集团公司系统内的一大特色，并实施了考评奖励机制。这也是提升档案工作的水平的重要措施，公司每年定期对照“中国华能集团公司档案工作评价评分表”认真进行自评和自改工作，逐步改进不足，档案工作标准化管理取得突出进展。

4 提高档案利用服务工作

1）在公司露天煤矿一期工程建设项目安全设施、环境保护、水土保持、消防设施、职业卫生等专项验收以及采矿、机电、地面等综合验收过程中，档案室积极配合各部门，提供相应的文件、竣工资料、竣工图纸等，并编辑了项目合规性文件汇编、竣工验收报告、机电设备清册等文件资料，确保了验收的顺利完成。

2）档案室档案员积极做好档案资料借阅服务工作，熟悉室内档案资料的内容和存放位置，及时、准确、高效地为公司职工查找资料。

3）注重档案的展览工作，公司专门设置了展览室，通过将能反映煤矿建设各个时期的照片资料、实物痕迹、获奖奖状、奖章、奖品或荣誉证书等，激发职工荣誉感和责任意识。

5 结 语

魏家峁煤电公司档案工作在严格按照国家法律法规进行管理的同时，充分考虑到了企业的实际情况，通过合理科学的制度要求和严格的过程管理，深入做好档案信息化建设，实现了企业档案管理工作的质量标准化。其中露天煤矿一期工程档案建设工作已具备了档案验收条件，同时电厂一期工程建设方面档案管理工作正稳步推进。但在档案的利用服务工作方面，其实效性和开发利用空间还有待提高。

［1］吴艳新.企业档案的有效征集［J］.露天采矿技术，2015（5）：80－84．

［2］吴磊.胜利东二号露天煤矿档案管理［J］.露天采矿技术，2015（11）：86—88．

［3］李刚.如何做好新时期的档案编研工作［J］.办公室业务，2012，159（11）：52－53．

［4］梁正银.归档文件整理指南［M］.武汉：湖北人民出版社，2003.

［5］DT/T28—2002国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范［S］.

［6］焦丽燕.谈水利工程档案管理存在的问题及对策［J］.商业文化（下半月），2011（6）：86.

［7］刘国华.企业集团档案工作的问题和发展趋势［J］.档案管理，2004（1）：33－34.

［8］甘辉.科研机构档案信息化建设的路径探析［J］.办公室业务，2013（11）：53－54

【责任编辑：陈 毓】

The first project archive management in North Weijiamao Coal and Electricity Company

YANG Jing,LIU Hongyu,ZHANG Jianmin
(Northern Weijiamao Coal Electricity Co.,Ltd,Ordos 010300,China)

In order to strengthen archive management,deepen the importance awareness of archival work and construction and implementation of system,carry out archives work evaluation and development and utilization of archive,North Weijiamao Coal and Electricity Company has made remarkable achievements on archive management.

archive management;construction and implementation of system;archives work evaluation;development and utilization of archive;remarkable achievement

C931.2

B

1671－9816（2017）03－0091－03

2016-10-07

杨 靖（1987—），女，内蒙古人，助理工程师，2010年毕业于内蒙古工业大学信息管理与信息系统专业，现就职于北方魏家峁煤电有限责任公司，从事档案管理工作。

10.13235/j.cnki.ltcm.2017.03.026

杨靖，刘宏宇，张建民.北方魏家峁煤电公司一期工程档案管理［J］.露天采矿技术，2017，32（3）：91-93.