浅谈公路档案信息化建设及有效管理

许瑞芳

山西省公路局太原分局

浅谈公路档案信息化建设及有效管理

许瑞芳

山西省公路局太原分局

公路建设项目档案的管理具有重要的意义，不但能保证项目进程合乎进度要求，更能使项目合理有序的进行，对于成本控制也起着至关重要的作用，而对于管理过程中出现的问题，应实施精细化管理模式，根据项目要求确定合理科学的组织管理方案，运用先进的信息化管理技术，从多角度强化对公路建设项目档案的管理工作，从而达到保证项目质量，控制项目成本促进公路建设的健康发展。基于此，本文将着重分析探讨公路档案信息化建设及管理，以期能为以后的实际工作起到一定的借鉴作用。

公路工程；档案；信息化

1 、公路档案信息化建设管理现状

公路档案管理要适应时代发展和需要，要在加强信息化管理来提升为社会服务的能力。近年来，我们交通系统大力加强推进档案管理信息化建设，但是，在现实工作中，要以电子文件的形式逐步取代了纸质文件需要一个过程，需要思维的转变，需要能力的提升。特别是随着经济和科技的发展，办公自动化、无纸化等出现之后，我们的档案管理工作出现了一些改变。这样一些文件往往都是以机读文件的形态存在，因此，我们需要对这些档案提供电脑空间，并分类存放，并随时能够信息综合系统地提供出来，使档案系统性，真实性、价值性地随时为工作提供帮助。但是我们一些站所档案管理方面比较落后。如一些地方还是重视纸质档案，缺少实现档案信息电子化的意识，档案信息管理人员的素质需要提高；档案管理工作标准化、规范化不够，因此，采用信息化管理有一定的难度；另外，档案管理档案整理、分类方法以及著录标准因人而异，缺乏统一性，从而制约了档案信息电子化的进程。

2 、公路档案信息化建设管理措施

2.1 建立健全档案管理机制

要想实现公路档案管理的信息化建设，需要严格按照规章制度开展管理工作，制定科学可行的管理制度，对现有档案管理机制加以优化，确保档案信息管理建设的安全。同时以档案规范为依据，合理构建公路数字档案馆，通过数字化形式来管理公路的全部档案，实现档案信息的共享，有效满足社会对档案的使用需求。另外，公路档案管理部门可以充分利用互联网通讯优势，构建资源信息共享的网络平台，以此拓宽信息渠道，让人们了解相关的公路建设信息，实现资源信息共享，提高工作效率。

2.2 完善信息化管理系统

想要进一步的完善公路工程档案信息化管理系统，必须将计算机技术与网络技术嵌入进档案管理的工作之中，这样才能实现公路工程档案的科学化管理。一是构建体系。档案管理工作的管理者必须顺应时代的发展，依据档案管理的实际情况，针对性的进行档案管理的信息化建设，聘请专业的档案信息化管理专才，构建完整的信息化管理体系。二是同步控制。档案建设的过程必须与公路建设的过程相同步，然后再将档案资料录入到信息化的系统之中，做好资料的统计与分析，保证档案资料的完整性和系统性。三是精细工作。在项目开展的进度上，时刻统计与记录，及时做好工程规划和控制，分步骤，有节奏的来对项目管理进行监督和检查，最后再将审批完的资料录入到相应的信息管理系统之中，并且，在信息录入的过程之中，必须要保证录取信息的准确性和完整性。

2.3 加强网络化服务

对于公路档案管理工作而言，其需要从大量档案信息中提炼出规律性与结论性的数据，然后将其归纳整理，形成文字精练与结构严谨的综合体，为相关部门的决策提供参考依据。如交通公路系统工程建设部门可以积极构建计算网络，将其与档案管理工作相结合，在网络中统一纳入全系统的档案资料，便于深层次开发与综合性利用各种档案，实现档案管理工作的科学化、规范化与标准化。此外，可以实现档案信息网络动态化管理，为社会活动的决策者或司机等提供有效的信息，避免因路况等因素而造成物力与人力的浪费，保障人们的生命财产安全。

2.4 加强管理人员素质

公路档案管理工作的有效性在一定程度上取决于档案管理人员素质高低，因此公路主管部门需要积极培训档案管理人员，使其掌握新的知识，提高自身的业务知识水平和专业素质，成为优秀的档案管理人员。随着办公自动化的深入发展，电子文件被应用档案管理工作中，需要档案管理人员积极学习电子档案管理知识，与时俱进，从而为企业形成良好的形象做出贡献。此外，档案管理人员应对文件归档工作和电子文件鉴定加以重视，鉴定文件的真实性和完整性，保证电子文件背景信息与内容的完整性。

2.5 加强公路档案的信息库建设

首先，要将传统的纸张储存模式转变为电子文件存档。电子文档解决了纸张占地大、记得少、寻找起来繁琐、工作效率低的缺点，更为省时和方便。其次，要建立公路档案的信息库，满足信息资源方面的需求，及时制定出解决实际问题的措施。通过及时补充、更新、维护数据信息库，完善资料的接收整理体系。另外，可以利用现代科技，通过互联网，在实行安全维护的条件下可以实现信息资源的共享，建立项目网络共享平台。这样一来，获取信息的渠道扩大不少，有利于自身的改进完善，也能让公众加深对公路建设的了解，提升信赖度与满意度，对于实现廉洁高效，优质服务的建设目标迈进了一大步。

总而言之，在公路建设工程中，其建设档案管理工作始终贯穿整个工程，从立项、审批、设计、施工以及竣工，建设资料都发挥了极其重要的作用，因此必须提高对其管理工作的重视。随着科技的不断发展，如今信息化管理技术覆盖至公路工程建设工程的档案管理工作中，并为其提供了巨大的便捷，这也要求我们在以后的实际工作中必须对其实现进一步研究探讨。

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