网络时代高校档案信息化探讨

孙美凤

(黑龙江民族职业学院，哈尔滨 150066)



网络时代高校档案信息化探讨

孙美凤

(黑龙江民族职业学院，哈尔滨 150066)

文章对网络时代高校档案信息化建设存在的问题进行了分析，并提出了高校档案信息化建设的合理性建议，以促进网络时代档案信息化建设发展的步伐。

高校档案；信息化；探讨

计算机网络的形成和发展，社会对档案信息的依赖程度越来越高。随着信息技术的发展，人们更希望通过网络来获取档案信息。为跟上时代发展的需要，档案工作者必须运用现代化管理手段推动档案信息网络化建设，从而提高工作效率和服务质量。

1 档案信息化建设的主要内容

高校档案信息化建设指的是对现代化先进的技术进行充分的应用，实现档案信息资源的数字化，同时恰当地管理档案以及提供利用服务的一种档案管理方式。高校档案信息化的内容主要有:(1)转变传统实体的管理模式，为最大化的信息共享的实现提供条件；(2)档案信息资源的数字化；(3)提供利用、存储、收集的网络化；(4)现代化网络技术及信息技术的应用。

从目前而言，我国高校的档案信息化建设是一个动态的过程，处在不断发展之中，因此，高校档案信息化模式也处在变化过程中。

2 高校档案信息化管理工作中存在的问题

2.1 高校档案信息化建设意识

随着各行各业信息化的迅猛发展，高校很多部门已经开始使用信息系统，如办公自动化系统、学籍管理系统、校园卡管理系统等。但是高校档案工作，其信息化建设明显滞后于学校发展与建设。究其原因，一方面是因为高校档案部门信息化建设意识、创新意识不够，档案工作人员固步自封，安于现状，不愿接触和掌握新的计算机技能和档案知识；传统的管理理念、思维方式和服务方式束缚了自身和档案工作的发展；另一方面是很多高校领导对档案工作的重视不够，人员配置、机构设置与档案信息化建设的工作要求不相适应。严重影响高校档案信息化建设的进程，档案信息在运用现代信息网络、现代信息技术等高科技技术方面较为落后，使得信息资源的开发、利用范围窄、作用小和影响力弱，与档案工作所应具有的重要地位、作用不相适应。

2.2 高校档案信息化建设手段

高校档案管理信息技术运用不够。现代科学技术的发展，为档案的科学管理提供了充足的技术保障，但档案管理的先进技术，如缩微、档案保护、光学、档案信息资源的开发和共享等需要软件和硬件支持，离开了这些，无疑于纸上谈兵。目前的高校，虽然办学条件得到了普遍改善，但档案管理相对于一线的教学、科研来说，仍有很大距离。软件上来说，整个档案队伍素质普遍较低，严重缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案信息化建设和高校档案事业发展的需要，成为制约高校档案信息化发展的瓶颈。

2.3 高校档案信息化建设的成果

随着信息化的发展，高校各个部门产生了大量的电子文件，但是由于缺乏统一的管理、标准的管理软件和完善的管理制度，电子文件统一归档难，造成这些宝贵资源的散失。档案信息化建设的最终成果是要方便用户的查找和利用，目前档案信息化建设重点是目录录入、数字化扫描，这只是改变了档案信息存储方式，为信息资源利用奠定基础，档案信息化建设的真正作用，是信息利用方式的改变——从手工检索查阅转变为随时随地网络检索查阅。

3 加强高校档案信息化管理工作的具体措施

3.1 充分提高认识，切实转变观念

高校领导必须充分认识高校档案的价值，为档案工作者营造良好档案信息化工作的氛围，将档案信息化建设与“数字化”校园建设同步推进，加大对档案部门的人力、财力、物力支持，为档案信息化建设提供强有力的保障。高校档案工作者也应当多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，以更加有效的举措，切实把学校档案信息化各项工作落到实处。制定科学的发展目标和规划，分层次、有计划地开展档案信息化建设，以促进高校档案管理工作的可持续发展。利用多种途径和形式提供档案利用，包括开展咨询服务，举办档案展览、建立档案目录中心等。积极响应时代发展的号召，加强现代化信息技术的应用，以便于实现档案信息资源的共享，进而促进工作质量和服务水平的提高。要从以前的“你求我供”的被动服务方式转变成网上主动提供的服务方式。以便在当前的网络环境中，促进管理自动化和档案业务工作自动化的真正实现。

3.2 加强现代化信息工具运用能力

信息时代的发展和变化要求档案工作者具备先进的思维和广阔的视角，努力学习和掌握网络技术的新知识，能够站在高校档案信息化建设的前沿。具备判断、分析识别、整序等信息处理能力，熟练掌握数据库技术、信息检索技术等方面的专业知识，能够在网络环境下进行信息处理工作。提高档案管理人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，及时准确地提供信息，使利用者在最短时间内寻找到所需要的信息，有效推进本校的档案信息化建设。

3.3 建立满足用户需要的档案信息资源库

首先，立足自身馆藏，增加传统编研力度，建立地方特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求。档案信息资源开发反映了档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作。档案馆在进行信息资源开发时，必须要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系，尤其应积极开展网络服务，发展网络信息用户，利用网络优势，方便、快捷地同信息用户建立点对点联系，随时向用户提供需要的信息。

总之，信息社会把高校档案工作推向一个新的发展时期。面对信息技术的挑战，高校档案必须真正实现网络化，全面实现资源共享，为高校及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案服务走向全方位现代化。

[1]刘明达.高校档案馆在校园文化建设中的引领作用[J].领导科学论坛(理论),2013,(9).

[2]李泽玉.论高校档案信息化现状及对策分析[J].南昌教育学院学报，2012,(1).

[责任编辑 宝 玉]

2017-06-22

黑龙江省教育科学规划2016年度重点课题(ZJB1316027)成果

孙美凤，1966-,女，黑龙江牡丹江人，副教授，档案管理研究。