疾控中心档案管理中的问题及对策

2017-03-04庄淑卿莒县疾病预防控制中心山东日照276500

化工管理 2017年23期

庄淑卿（莒县疾病预防控制中心，山东日照 276500）

疾控中心档案管理中的问题及对策

庄淑卿（莒县疾病预防控制中心，山东日照 276500）

疾控中心档案管理工作是疾病控制中心部门工作中的重要组成部分。档案资料的科学管理，能够为以后的疫情、流行病和其他卫生安全方面提供重要的参考依据。由于档案管理开展的时间较晚，管理工作中存在许多问题，本文就疾控中心档案管理中的问题进行研究并提出对策，为疾控中心档案管理工作提供参考。

疾控中心；档案管理；解决对策

档案管理在疾控中心预防和控制疾病的工作中起着重要的作用，对档案信息进行科学合理的处理、管理及调用能够提高疾控中心整个部门的工作效率，及时的为疾控中心的工作提供参考案例。疾控中心档案管理中存在的问题要及时的解决，为疾病的预防和控制做好准备工作。

1 档案管理中存在的问题

1.1 档案管理的重视不足

在疾病控制中心中档案管理部门处于边缘化的位置，这是由于疾病控制中心对于档案管理的不够重视，导致档案管理的设备和人员的不足，有的疾控中心虽然建立了档案室并且设立档案管理岗位，但是对于档案管理人员要求不高，一般是办公人员兼职，阻碍了档案管理质量的提高。

1.2 管理制度的不健全

疾病控制中心档案管理缺乏管理制度的严格要求，其中档案管理不系统，不规范，而且档案管理人员对于每个部门的档案不能及时的进行收集和整理，导致档案存放在各个部门，档案管理工作不能有效的进行。收集到的档案信息不能进行合理的分类管理，在调阅档案时要花费大量的人力和时间进行查找，影响档案管理的工作效率。

1.3 档案管理的设备不完善

档案管理工作需要的设备落实不到，使档案管理的工作难以进行，而且经费有限无法完成档案管理工作的开展。许多疾病控制中心对于档案的保存还是使用纸质档案保存，相当一部分疾病控制中心不具备档案管理需要的条件。

1.4 档案管理人才素质较低

档案管理人员的素质决定了档案管理质量的好坏，多数的疾控中心的档案管理人员的素质偏低，不具备专业技能，使档案管理质量难以提升。缺乏高素质的档案管理人才，使档案管理工作难以继续。由于档案管理工作得不到应有的重视，而且档案管理工作复杂，繁重，使档案管理人员对工作失去信心，导致在长期的工作中缺乏积极性，不利于工作的开展。

2 档案管理问题的对策

2.1 端正对档案管理的态度

疾病控制中心的领导要对档案管理工作加以重视，对于档案管理工作要给予认同，明确档案管理在疾病控制中心中的地位，即档案管理部门为重要的辅助部门，在为疾病的预防和控制中提供重要的参考依据，保证了疾病控制中心工作的开展。在资金和人力方面对档案管理工作予以便利，改变档案管理人员的在整个部门边缘化的处境，这样能够确保档案管理工作的顺利进行。

2.2 完善档案管理制度

疾病控制中心要对档案管理制度进行完善，使档案管理工作能够科学合理的进行，建立档案管理工作的责任制度，对档案管理人员的工作有着明确的要求，并且定期的进行考核评价。完善档案分类管理制度，按照档案的重要性和档案的储存时间等条件进行分类管理[1]。

建立部门档案定期收集制度，对于各部门的档案定期的进行收集，要求各部门对档案进行整理，后送到档案管理部门进行统一的分类和保管，对于电子档案要以电子邮件的形式发送到档案管理部门，通过计算机信息管理技术对电子档案进行分类并储存，这样能够有效的提高档案的管理效率。在调阅档案时要提出申请，并礼貌要求档案管理人员调取档案，从档案管理系统或者纸质档案室中调取的档案信息要严格遵守保密规定，不许遗失或外传。

2.3 加大管理建设的投入

随着计算机信息管理技术在各个行业的应用，疾病控制中心档案管理也应实现信息化管理。要加大对档案管理信息化建设的投入，配备齐全的计算机信息化管理的设备，如存储设备、刻录机等。档案管理部门还要建立恒温、恒湿的档案室为档案信息化管理创造条件，推动档案管理信息化进程。

管理人员要能够熟练的操作信息化管理软件，并且对信息管理系统有着足够的了解，管理人员能够使用计算机对档案进行分类和存储。由于档案管理的内容多，时间长，而且工作的难度大，所以应用计算机信息管理技术是对档案管理工作效率的巨大提升，减少疾病控制预防工作在需要调阅档案信息的时间，保证疾控中心工作的顺利进行。

2.4 提高管理人员的技术水平

档案管理工作在疾病控制中心占有重要的位置，并且档案管理工作要求管理人员具备专业的档案管理技能，对于大多数的档案管理人员专业技能水平较低的情况，对档案管理人员进行培训，让档案管理人员到上级管理部门进行培训，提升档案管理人员的专业技能，学习信息化档案管理的知识，提升档案管理人员的自身素质，管理人员也要不断的自我提升，掌握工作中需要的各种知识，并加以运用，使管理人员能适应档案管理工作方法的改变。对于正处在管理工作的人员要加大培训的力度，增强工作能力[2]。招聘档案管理相关专业的管理人才，发挥管理特长，进一步提升档案管理的效率。

在提升档案管理人员专业技能水平的同时，对于档案管理人员要改善办公条件及福利待遇，对于职称的晋升提供优先的条件，调动工作的积极性，使档案管理人员能够对工作有主动性和积极性，推动档案管理工作的开展。