建立安全高效口腔医学实验室管理体系

李翠英, 武 岩, 甘业华

(北京大学 口腔医学院中心实验室, 北京 100081)

实验室建设与管理

建立安全高效口腔医学实验室管理体系

李翠英, 武 岩, 甘业华

(北京大学 口腔医学院中心实验室, 北京 100081)

探讨了口腔医学院公共实验室的安全、高效运行管理机制；分析了国内口腔医学院公共实验室存在的问题,并进行了管理模式和机制改革的尝试和探索。通过采用分岗位管理模式,以安全准入为基点,完善了相关的管理制度,有效地保障了实验室的安全管理工作。口腔医学院公共实验室需要创新的理念和科学的管理体系。

口腔医学实验室； 实验室管理体系； 运行管理机制； 机制改革

口腔医学院实验室是临床医生、教学人员和医学生开展科研和教学工作的重要平台,也是创新型医学人才培养的重要基地。口腔医学实验室建设是学科建设的重要组成部分,实验室建设水平代表着医学院的教学、科研水平和医学院的创新能力,也反映了医学院创新型人才队伍的建设状况。因此,实验室的水平在很大程度上影响着口腔医学院的学术地位、社会影响力和未来发展前景,所以安全有序、功能完善的实验室平台建设和高效科学的实验室管理是当前医学院校科研建设和学科发展中不容忽视的问题。

国内很多口腔医学院校都设有院管实验室,机构运行和管理模式各有千秋,分别承担着口腔医院和医学院的科研任务,提供科研服务及人才培养工作,有的还兼任着实验教学任务,在科研、教学和口腔疾病研究中起着重要作用。为此,总结实验室管理中的问题,探讨科学有效的管理模式,全面提升实验室管理效率,对公共实验室建设具有重要意义。

1 口腔医学院公共实验室建设的现状及问题

目前,国内已有口腔医学院校180余所,其中大型口腔医学院多数设有公共(院管)实验室。这些实验室有的是教学和科研合二为一,有的是教学实验室与科研实验室各自分开,分别承担着医学院的临床教学实训与科研任务。本文主要探讨科研型公共实验室的管理体系的建设。国内的科研型实验室多数主要提供硬件设备和设备使用支持服务,可能配备少数研究人员专职或兼职担任负责工作[1]。个别院校由学科带头人参与组织机构的构成,但是实验室运行仍然主要靠配备的少数技术人员和管理人员负责,尤其对大型设备统一管理和提供技术服务,而学科带头人实际上并不参与日常运行管理[2-5],导致如下共性问题。

(1) 缺乏有效的开放政策,实验室利用率有限。由于口腔医学院的实验室管理人员有限、部分设备不尽完善,加之实验时存在多方面人为的不确定因素,公共实验室的全开放管理存在很大难度,经常面临明显的安全隐患。加之有的实验室缺乏有效的开放管理政策和措施,所以形式上是开放的,却只是在有限的规定时间内或有限的规定区域内才可以利用,为学生探索性研究提供的支持更是有限。

(2) 实验室设备管理薄弱,存在一定的安全隐患。国内口腔医学院除了仅有的几个重点实验室有一定的经费支持处，多数实验室没有很稳定的经费来源。由于经费不足,尤其技术人员管理职责不明确或责任心不强,有些实验设备状态不佳,设备管理、维护和操作培训不到位,导致开放使用设备存在安全隐患。

(3) 实验室的效益不高,影响了平台的可持续发展。实验室平台是科研产出的重要基础。如果管理模式上仅提供技术支持服务,当使用者较少时,平台设备闲置是个巨大浪费；如果配备一定力量的研究人员的话,责任不清或管理不当会形成人才和设备的双重浪费。通常,实验室要面临科技服务和科研产出2个方面的考验。由于实验室效益非常有限,导致实验室在发展和维护上遇到很多的困难。

(4) 专职实验室人员的待遇偏低,影响队伍的稳定。实验室工作往往以科研产出和科技服务为考核指标,偶有实验室可以有一定的设备用于效益提成。各单位实验室人员的奖金待遇往往只有医院的平均奖。由于医学院只有临床为一线,非临床岗位的普遍收入明显偏低,加之工作压力较大,缺乏相应的激励机制,在一定的程度上影响了实验室专职队伍的稳定。

(5) 实验室存在很多人为安全隐患和管理难题。开放的公共实验室的安全管理本身就是一种挑战。目前从事实验研究的多数是有各种不同需求的高智商、高学历、高能力的临床研究人员,个性较强；尤其临床研究人员经常由于缺席实验室例会,疏于各种特殊情况的安全培训,缺乏安全责任意识。有的对管理人员多方面的安全提示表示不耐烦。加之实验室不安全因素较多,如水、电、气等各种开关、危险试剂、麻醉药品、各种气瓶、液氮罐、酸缸及实验用微生物等。如果不严加管理,安全隐患很大,同时管理难度也不小。很多实验室由于人手不够、管理手段有限,时常出现安全问题。

以上问题常常是影响实验室高效运行和可持续发展的瓶颈,也是很多口腔医学院院管实验室建设中面临的实际情况。

2 更新管理理念,不断探讨公共实验室建设新机制

北京大学口腔医学院中心实验室成立于2009年,是以提供口腔医学基础研究、应用基础研究支持和研究生科研技能培训为主的开放性公共实验室,其主要任务是为口腔疾病发病机制和深入诊防治研究提供硬件支持和技术服务,为口腔医学人才培养提供科研培训基地,为口腔医院(口腔医学院)创造科研业绩。为此,从建设初始就重视建章立制,对实验室进行了一系列管理改革探讨。

2.1 明确实验室建设目标,建立高效管理新模式

实验室是科研创新体系和学科建设的重要组成部分,口腔医学实验室,尤其研究型口腔医学实验室是口腔医学院组织高水平口腔基础研究和应用基础研究、聚集和培养优秀科学研究人才、开展学术交流的重要基地。实验室的安全、高效和可持续运行取决于实验室的科学管理机制,而好的管理理念是一切行动的指南[6]。高校实验室管理改革中, 推进实验室管理的观念创新是进一步完善实验室管理体制、推进实验室建设的重要保证[7]。一个好的管理模式应该具有胜任力特征,即能将某一工作或组织、文化中表现卓越者和表现平平者区分开来的个体潜在的深层次特征[8]。因此,明确实验室定位目标,调动全员工作积极性,发挥每个人的胜任力潜质,对于完成实验室的科学有效管理,提供全方位优质服务和形成高业绩产出具有重要的作用。

北京大学口腔医学院中心实验室在建设初期,在尽量完善管理制度的前提下,以实验室全职的研究、技术和管理人员统一管理的普通管理方式运行了几年。随着研究人员对实验室需求量的日益增大,实验技术人员的自我工作压力却并未明显增加,且工作效率越来越低。后来,经过调研国内多所口腔医学院研究所或院管科研型实验室的管理运行情况,借鉴国外重要实验室的运行模式,提出并实施了适合医学院实验室特色的管理模式，即分岗位分别管理,全面推行研究人员以科研业绩和科研服务为主要考核目标,技术人员以科技服务和实验室管理为主要职责的管理机制。该管理模式的特点是管理宽严结合,灵活与严守规章并存,各岗位工作目标明确、职责清晰,考核指标因岗位而不同,绩效与考核挂钩。如研究人员每年度的绩效考评要看完成与专业技术职称直接挂钩的研究论文影响因子和课题、成果等,连续3年考核不合格者建议转岗；技术人员、管理人员和其他辅助人员则以岗位工作情况,以工作完成的质与量等作为考核主要内容,必须严格遵守岗位纪律；所有人员考核时如果有对实验室技术人员的任何不良评价,一经证实则一票否决。

分岗位管理制度的实施,能够充分调动全体人员自觉开展本职工作的积极性、自觉性和责任心,考核结果与绩效相关,奖勤罚懒,连续3年考核不合格者劝其转岗。在人性化的严格政策支持下,研究人员有了压力和目标,主动争取科研合作,支持配合临床科研的积极性空前高涨,科研产出明显增加,仅2015年的SCI论文就达到人均2篇,影响因子人均超过7.57/年；技术人员明确了自己的岗位职责,热情主动地发现和解决研究人员遇到的困难和问题,管理人员工作更加周到、到位。

结合不同岗位人员的工作内容和性质实施分层次管理和绩效考核。工作压力不同、创造的劳动价值不同,考核指标也不同,体现了心理上的公正与公平,是人性化管理的体现。各岗位人员工作职责明确,考核指标和绩效分析尽量量化,分配公平、原则透明、科学合理,符合按劳所得、按需分配原则,体现了人力资源管理的科学化。针对人力资源管理和团队建设目标,不断完善与分配及考核机制相配套的各项管理规定、奖励、惩罚制度,完善职工岗位培训和人才培养计划与规划,健全实验室各项管理流程和服务指南,这体现了管理的制度化。7年的初步实践证明,良好的科研平台建设,不仅需要有明确的工作目标、硬件和团队建设,更需要优秀的管理理念和高效可行的科学管理体系,这一管理体系的形成必须适合岗位特点,具有创新性,更应该具有科学化、制度化和人性化。

2.2 以安全准入为抓手,强化安全责任目标

实验室是高校进行人才培养的重要场所,是培养学生动手能力、实验实践能力和创新意识的基础环境,很多学生都需要在实验室中接受学习和训练,因此,围绕实验室工作开展的各种教育,对于学生综合素质的提高有着不可替代的重要意义[9]。其中,安全意识因与生命和健康密切相关而更显重要,因为安全是人们追求一切美好生活目标的根本,也是创新和发展的基石[10]。初期实验室的运行尤其证明了这一点。

公共开放实验室的管理重点和难点在于严把实验室的安全准入关。需要从入口开始,让使用者早期便熟知所有实验室的规定,以及操作规程,使他们具有强烈的安全责任感。

(1) 严把实验室安全准入关,全面建立基本安全管理保障体系,进行有针对性的实验室安全教育,实现学生实验室安全准入制度。只有建立有效的准入制度,才能更好地落实实验室安全工作[11]。为此,建立并不断完善了实验室的各项规章制度与管理流程,尤其完善了更加人性化的实验室准入培训系统,将设备使用培训制度也纳入入室培训必须的内容。在培训形式上,每学期1次、一年2次组织集中面授培训和严格考核；对培训内容不断进行丰富和完善,图文并茂地制成PPT课件供网上自学培训,组织培训教师编制了大量精选考题,建立了考核题库,随机抽题组卷,确保培训后闭卷考核公平公正、严格有效,满足和方便了部分着急进入实验室者随时上网学习后的考核申请。当然考核标准严格掌握,低于90分为不合格,必须重新培训、再考核,任何申请入室者都一视同仁。设备培训除了其使用注意事项的准入培训外,还要求所有进入实验室者第一次操作设备时必须接受技术人员的机旁操作培训,直至学会独立操作为止,有效防止了违规操作造成的设备损坏和安全事故。以入室培训为抓手,还配备安全保障硬件设施,即早期就安装了全程、全方位的设备监控和门禁管理系统,遇到可疑或违规现象随时查看监控,严格按照规定及时处理任何安全问题,减少了很多常见的违规和可能的安全隐患出现,确保了实验室自开放至今,尚未出现任何安全事故或大的差错,保证了实验室的良好有序运转。

(2) 强化安全责任目标,实行奖惩分明的全方位安全管理责任制。实验室安全管理工作的主体是人,要做好实验室安全管理工作,必须在管理的每个阶段、每个环节都有人负责,责任必须落实到人[12]。为此,实验室明确了安全管理的最重要原则为“以人为本,安全第一”和“预防为主”,在入室培训及日常管理工作中,反复强调和贯彻这一原则。

3 全面完善实验室安全管理体系

根据口腔医学院中心实验室的实际情况,逐步建立并完善了相应的安全管理体系。该体系包括:

(1) 全方位安全责任人管理组织机构。完善了各层次人员的安全管理职责和安全管理制度(见图1)。

(2) 实施优秀研究生安全助管辅助安全管理制度。在管理上,不断完善了人员择优选拔、培训、适时讲评总结、沟通和优秀者年度评选表彰等一系列管理措施。在政策上,放权给助管人员,全力支持配合他们的管理,有问题随时帮助他们解决。在职责上,他们不仅负责每天最后离开前的门窗、水电、设备开关的安全检查,还在教师值班以外时间内,承担对新入室人员的监督与操作等培训、违规现象的纠正及研究人员遇到困难和问题时的帮助。他们在补充职工值班和管理方面,起到了非常重要的作用。

图1 安全责任人管理组织机构图

(3) 严格的惩罚处理措施。针对开放实验室来自各临床科室和不同层次学生(硕士生、博士生、八年制学生及博士后)等复杂人员情况,在管理上经常出现反复强调却还有违规的现象。经过反复调研和讨论、征求意见,实行了严重违规者的实验室惩罚处理管理方案,对违规者第一次提醒或警告,第二次再犯则停用该设备1天～1周,严重者禁用实验室1天～2周不等,并且做到出现违规,一旦证据确凿,严格按照规章执行处罚。当然,处罚的目的是为了约束其遵守管理规定,强化安全责任意识,提高管理效率。该措施实施后得到了大家的重视和认可。

(4) 坚持雷打不动的实验室周例会制度。要求全体利用实验室的研究人员必须参加例会,例会上各平台和办公室及时提出实验室出现的各种安全或其他管理问题和解决措施,适时批评违规和表扬有示范意义的优秀者,尤其遇到严重违规问题时,利用例会进行案例教育和现场教育培训,旗帜鲜明地奖优惩劣；会后将例会内容通过研究人员微信群全文再次传达,做到人人知晓,保证例会的强调作用,由此形成了人人关心安全、爱护环境设施、遵章守纪的良好氛围,起到了非常有效的管理作用。

(5) 动态工作微信群。为所有使用实验室的工作人员、研究人员和安全助管人员等分别建立了专门的动态工作微信群,方便了互通有无、难题讨论和困难解决。实验室工作人员将关注工作微信群中的呼叫作为自己的工作职责,随时关注大家的需求。工作微信群在一定的程度上确保了实验室开放期间的安全有效管理和高效可持续运转,也使实验室成为功能成熟、服务周到、氛围和谐的良好平台。

(6) 完善的规章制度。完善了实验室设备科学管理体系,以及实验室设备的电子档案建设；规范了实验室设备维护和维修,以及设备采购流程等。现在,中心实验室的所有管理基本实现了流程化,使得一些管理规范、制度和标准成为了其他实验室建立时参考的模板。

4 结语

北京大学口腔医学院中心实验室在建立安全、高效口腔医学实验室管理体系方面开展了有益的工作。为此,在北京大学上百个实验室中,7年间2次被评选为优秀实验室,并作为医学院国家工程实验室的成员,被批准成为“口腔数字化医疗技术和材料国家工程实验室”的一部分。总之,口腔医学院实验室的实践证明,建设安全有序、高效开放的实验室,以人为本的管理理念是至关重要的；在实现实验室先进管理理念的过程中,坚持严把安全准入关和过程规范化,是实验室可持续发展的重要保障环节。

References)

[1] 军事医学科学院.军事口腔医学国家重点实验室[EB/OL]. [2016-08-10].http://sklms. fmmu.edu.cn.

[2] 四川大学.口腔疾病研究国家重点实验室[EB/OL]. [2016-08-10].http://www.sklod.org/ CN/index_cn.html.

[3] 上海交通大学.口腔医学重点实验室[EB/OL]. [2016-08-10].http://kjc.shsmu.edu.cn/ show.aspx?info_id=487&info_lb=775&flag=612.

[4] 武汉大学.口腔生物医学教育部重点实验室[EB/OL]. [2016-08-10].http://kfy.whu. edu.cn/info/1064/2515.htm.

[5] 首都医科大学,北京口腔医学研究所[EB/OL]. [2016-08-10].http://www.dentist. org.cn/kxyj/article/11918.html.

[6] 谭斌,何湘蓉,黄建安,等. 高校研究性实验室的管理理念及其意义[J]. 湖南农业大学学报(社会科学版),2007,8(4):73-75.

[7] 陈宪明.论高校实验室管理的观念创新[J]. 实验技术与管理,2011,28(2):21-23.

[8] 谢向辉,申昆玲,王爱华. 关于医学生岗位胜任力培养的几点思考[J]. 继续医学教育,2015,29(6):58-59.

[9] 黄凯. 北京大学实验室安全教育体系建设的探索与实践[J]. 实验技术与管理,2012,29(8):1-4.

[10] 高风新,卢士香.高校实验室仪器设备管理和使用的信息化建设[J]. 实验室研究与探索,2014,33(5):272-274,282.

[11] 赵文武,李桂桃.高校实验室安全现状分析与管理对策研究[J]. 中国安全科学学报,2003,13(3):27-29.

[12] 李五一,谷大风,胡放. 香港高校实验室安全和环保工作考察及启示[J]. 实验技术与管理,2008,25(9):10-11,22.

Establishing safe and efficient management system of stomatological laboratory

Li Cuiying, Wu Yan, Gan Yehua

(Central Laboratory of Stomatological College, Peking University,Beijing 100081, China)

The safe and efficient operation and management mechanism for the public laboratories in stomatological colleges is explored, the problems existing in these laboratories are analyzed, and the attempt and exploration are carried out on the reform in the management mode and mechanism. Through adopting the post management mode, and based on the safety access, the relevant management system is improved, which effectively guarantees the safety management of the laboratory. The public laboratories in stomatological colleges need the innovative ideas and scientific management system.

stomatological laboratory; laboratory management system; operation and management mechanism; mechanism reform

10.16791/j.cnki.sjg.2017.02.056

2016-09-21

北京大学口腔医院第四届管理科研基金资助项目(YS040215)

李翠英(1959—),女,黑龙江牡丹江,博士,教授,主要从事口腔病理学研究及口腔实验室管理

E-mail：sydkq@126.com

甘业华(1963—),男,安徽芜湖,教授,主要研究方向为颞下颌关节病基础研究与临床、口腔肿瘤研究.

E-mail：kgyehuangan@bimu.edu.cn

G642

A

1002-4956(2017)2-0217-04