水利工程技术档案的管理与利用

聂小军

(江西省丰城市丰东灌区管理局，江西 丰城 331100)

水利工程技术档案的管理与利用

聂小军

(江西省丰城市丰东灌区管理局，江西 丰城 331100)

水利是国民经济的命脉，自古有着“治国先治水”的说法，古今中外的统治者都十分重视水利工程的建设。然而“重建轻管”却是我国水利工程中普遍在的现象，要实现对工程的效管理，其中关键的一点就是要重视工程技术的档案工作。档案主要是用文字、图纸、甚至图像、影音资料等对水利工程在准备、施工、验收及运行等各个阶段的情况进行详尽的记录，为做好水利工程的运行及相关工作，更充分地发挥水利工程效益，促进和完善水利工程管理作好参谋作用。文章强调了水利工程技术档案的重要性，提出了工程技术档案管理工作中存在的问题，以及对工程技术档案进行管理和利用的具体措施。

水利工程；技术档案；管理；重要性；措施

0 引 言

水利工程从决策阶段到项目管理阶段直至运行管理阶段，都需要相关工作人员对有关工程的相关资料进行整理，然后归档分类保存，这一系列过程的信息整合，就形成了最后的水利工程技术档案。它主要以文字、图纸甚至图像、影音等不同的形式呈现，为水利工程的运行管理提供原始依据。因此，在整个水利工程中，水利工程档案的作用都是不容忽视的。

1 水利工程档案在工程运营管理中的作用

水利工程档案记载的是整个建设过程的细节，每个参与到水利工程建设过程中的人，他的工作和劳动成果都会有所显示。档案是对前一阶段的建设活动的再次呈现，是帮助我们充分了解工程建设的关键性资料，对整个水利工程的建设都有明确的参考意义。水利工程档案在整个工程中都是至关重要的，其中所做的相关报告和设计可以为管理机构的建立和编制制度的运行打下良好的基础；相关费用的计算和检测报告有利于账目的清算；工程的设计图和机械设备的说明书则从技术层面对工程建设的日常工作进行维持。

水利工程的运行管理要以水利工程技术档案作为原始依据。与一般的工程相比，水利工程建设是一项艰巨而又极其耗时的大工程。在这个过程中，尚处于建设状态的建筑物就很容易受到自然或是人为因素的破坏而出现损伤，相应的机器设备也会因为使用周期过长而逐渐失去功能，通常这个时候就要按照实际情况进行检修甚至是直接更换设备。当然，这种检修或设备的更新并不是盲目的，而是要按照水利工程档案的记录进行合理调整[1]。在对葛洲坝水利枢纽进行加工改造的过程中，通过对档案资料的参考，工程师和施工人员既减少了自己的工作量，也在一定程度上促进了工程建设的效率。

不仅如此，水利工程档案还从技术层面对自身和周边建筑进行安全衔接提供保证。水利工程功能和所处位置的特殊性，决定了它不可能会是一个独立的工程，而是与电力、交通、油气管道等工程有所交集，这也是跨河桥梁之类的工程会出现的原因。为此在开工前一定要对河道的截面形状、水流特征等进行详尽的考察，以减少意外事故产生的风险，确保工程建设的顺利进行[2]。

2 水利工程档案管理过程中存在的问题

在整个水利工程的建设环节中，几乎是离不开工程建设档案的，尤其是在开工的前段时间，对档案的使用次数往往更为频繁。水利工程建成后其功能是否可以得到充分的体现，很大程度上是受到工程建设档案质量影响的。在对近年来工程建设档案的管理和使用过程中，我们发现了不少问题。

2.1 档案的编码不合理

对同类型的问题并没有做好归档整理，以至于有关人员在进行资料的查找时浪费了大量的时间和精力。

2.2 文件和案卷名称不规范

通常只是简单地用数字进行命名，而不把具体的事件标注在上面，尤其是给图纸类资料的查找带来了一定程度上的不便。

2.3 文件资料不准确

这一点主要体现在设计图和实际完成的工程有差别、同样的事物在档案的不同页码上的记载不一样、文字说明跟对应的影像资料也存在偏差等[3]。

2.4 档案纸张质量不耐用

记录着相关资料的档案因为被长时间的使用，纸张很容易就会出现破坏，上面的字迹也会因为掉色而难以辨认，不利于它在工程后期的使用。

2.5 档案利用水平低

虽然计算机技术在水利工程建设档案管理的过程中发挥了一定的作用，然而互联网技术在该领域并没有得到充分的运用，这就导致在整理档案的过程中无法对网络资源进行有效利用，产生更多人力资源上的浪费。

上述这些问题的存在使水利工程档案的管理工作更加困难，在一定程度上阻碍了水利工程的施工进程，甚至会对整个工程的安全性造成破坏。在进行地下航道的建设过程中，如果不去考虑实际情况与设计图的差异，而一味地按照原计划来施工，很可能会破坏周围的环境，严重的话甚至会使附近的生态系统失衡。

3 加强水利工程技术档案管理和使用的措施

为了使水利工程技术档案可以更好地实现工程运行监管以及更新改造的目的，工程建设的过程中既要注重对技术档案的建立，也不能忽视对它的管理和利用。要对档案进行充分利用，全方位结合管理单位的现实需要，将工程档案的功能完全发挥出来。

3.1 加强对档案管理工作的组织领导

在工程建设的过程中，技术档案的建立并不是一项独立的工作，作为工程建设的关键部分，它应该和其他的环节一样，接受单位的统一领导，并实行分层管理，确保每个岗位上的人都能各司其责，责无旁贷；另外还要进行相应的制度建设，进一步完善相关的管理条例，加大人员和经费方面的投入，以促进档案管理工作的有效进行[4]。

3.2 对归档文件的质量严加控制

在工程建设的筹备阶段，就应该对进行归档的资料的系统性、规范性和完整性提出相应的要求，并形成具体的规定纳入管理条例中，要把责任具体都每个人身上。对水利工程整个建设过程中以不同形式和载体承载的资料必须按照不同的类别进行整理，从源头上保证其完整性；档案的形成要符合水利工程建设的各个环节，对此阶段中的任何一个细节都不能放过，确保图纸和实际工程的相符、专业性数据准确无误、相关手续和证件齐全。文件的归档并不是杂乱无章的，而是要在一定的要求下有规范地进行整理，档案的名称和具体内容要高度一致。档案袋等的制作也必须严格按照标准进行，进行装订时的质量控制同样是极其重要的；归档的任务完成后，在档案的保管和使用上也要小心谨慎，避免纸张破坏、字迹模糊的情况出现；在上交档案之前，还应该对档案进行一番认真细致的检查，在保证合格的基础上再由负责人签字确认，最后归管理单位统一保管。

3.3 提高档案工作信息化管理水平

当前阶段，我国不少水利档案管理部门所用的设备还停留在传统那种目录级别的水平上，无法借用互联网资源进行资料的搜集。在经过数字化处理后，档案内容就一直被存放在数据库中，由于安全性和技术性等方面的局限而无法充分利用，导致其价值难以被完全挖掘。

3.4 提高工程建设档案对管理工作的适应性

由于工程管理和建设是两项侧重点不同的工作，因此它们对档案工作的要求就有所不同。例如，在工程建设过程中极为重要的质量评测，运行管理工作中一般是用不上的；在工程建设者看来似乎没什么价值的机械或材料的使用说明书，却管理工作中的重点。现阶段，越来越多的管理人员选择参与到工程建设的环节中，给工程建设档案的管理提供了充足的人力资源，结合水利工程的运营管理工作，有计划、有目的地进行档案整理工作。如此一来，既可以减少有关人员的工作量，避免二次加工和材料的浪费，又保证了工程档案的使用，促进建设工作的顺利开展，确保工程作用的发挥。

4 小 结

水利工程技术档案是对整个工程建设过程的真实反映，可以作为施工阶段的关键性凭证，对水利工程建设和管理工作意义重大。水利工程技术档案管理工作的复杂性和琐碎性，要求档案管理人员端正自己的工作态度，对档案管理中的各项工作都要认真对待，以充分保障技术档案的价值在水利建设中的实现，并在此基础上推动我国水利事业的良性运行。

[1]张敬宏.水利工程技术档案的管理与利用[J].城市建设理论研究:电子版，2013(26)：54-56.

[2]丛培昱.水利工程技术档案管理与资料整理[J].商品与质量·建筑与发展，2014(04):199.

[3]何国贤.水利工程建设项目档案的管理及利用现状分析[J].城建档案，2016(04):39-40.

[4]胡永飞.浅谈如何做好水利工程档案管理工作[J].建筑工程技术与设计，2014(17)：23-24.

1007-7596(2017)10-0151-02

TV51；G271

C

2017-09-18

聂小军(1976-)，男，江西丰城人，助理工程师，研究方向为水利工程技术档案管理。