谈档案工作中的责任心

夏启芝

责任心是职业精神的核心元素。档案工作默默无闻，带来的是长远的效益，有时工作是看不见，摸不着，因此，责任心是做好档案工作的首要前提。我在十堰市中医院创建省级先进档案室、国家二级标准档案室、AAA级档案室的过程中，深刻领悟到，只有在档案工作中抱有高度的责任心，拥有良好的职业素养才能真正做好档案工作。

心怀责任，才能做好档案的收集工作

做好档案工作的第一步是档案资料的收集工作，没有档案资料，档案管理是无水之源、无本之木。因此，一个单位的档案资料收集是否完整，档案管理工作人员发挥着至关重要的作用，直接反映出档案工作人员的责任心问题。责任心表现在对档案工作的热爱上，要树立干一行、爱一行的事业心，认真做好本职岗位工作，岗位没有高低贵贱之分，只有工作成效好坏之分，任何工作做好了，都会出成果，都会促进个人成长和事业进步。同时，只有工作出成效，才能得到单位领导的重视，才会让领导更加关注和支持档案工作。责任心体现在档案的资料收集上，就是要时时刻刻关注档案收集这件事儿。我们除了发挥专职档案人员作用外，每个科室还配备了兼职档案员，保证各科室档案资料的及时归档。将科室的档案管理纳入综合目标管理，提高科室人员参与档案管理的积极性与责任心。在科室人员的调动与交接时，注重交接过程中档案资料的收集，避免人员交接产生资料的遗失和管理漏洞。在收集档案资料的过程中，避免就重避轻，严格按照档案的归档范围归档。在档案的资料收集中，尤其要注重平时的收集，以免临时抱佛脚，时间长了资料遗失。我们的做法是凡是到办公室盖章的文件和材料必须留存一份；凡是医院办文、办会、办事过程中产生的文字材料必须当时归档；凡是重大活动检查结束时，总结汇编资料必须归档案室；凡是设备开箱验收、基建竣工验收、科研课题鉴定等重大活动，档案人员必须同步参加。要注重科技档案的收集，比如设备档案、基建档案、药品档案等，这些档案资料有的是跨年度，因此要做好资料的跟踪管理。责任心表现在档案的归档鉴定上，就是档案管理人员要坚持客观性、严肃性、主观能动性，该存档的一定存档，不能根据自己的个人感觉对材料破旧的不想归档、对利用价值判断有误的不归档、对整理有难度的不归档，这些都是不负责任的表现。这样侥幸心理，虽然在短时间内体现不出来，但是对档案管理工作来说，是极其不利的，这都是责任心的表现。

忠于责任，才能做好档案的整理工作

档案的整理工作反映了一个单位规范化管理水平。档案整理工作环节多、细节繁琐，一份文件从使用到归档往往要在档案人员手上过很多遍。忠于责任，就是在档案整理工作的每一个环节中，始终严格按照有关的档案整理制度去做。在整理上年度的档案时，首先要总体回顾一下上年度的重大活动、重大事件、工作亮点，做到心中有数，统领档案整理过程，而不是“就汤下面”，应付了事，糊里糊涂整理档案。在整理档案时还要做到勤动手、勤登记，发现一份资料不完整要登记、有需要补充完善的要登记，有需要科室提供的要登记，有需要进一步归纳整理的要登记，有暂被别人借阅的要登记，然后按照登记情况逐条落实，补充完善，这样既保证了档案的完整性，又提高工作效率。要严格按照档案的管理标准整理档案，尤其要分清文书档案、实物档案、电子档案、照片档案、会计档案、基建档案等不同整理的方法，不能囫囵吞枣，眉毛胡子一把抓。包括分类、立卷、标号、书写、索引、录入等都要符合不同类型标准，如电子档案需要双份备存，照片说明要素要齐全，图纸叠放要整齊，实物档案要有规范说明、病历档案室如何编号索引，医德医风档案、专业技术档案是如何分类管理等等，都要注重每一个细节。忠于责任还要创新工作思路，反映出自己单位档案管理工作的特色和亮点。为了反映我们中医院的中医药特色，我们结合院庆活动，建立了实物档案陈列室，有声像，有解说，有图片展示，有实物陈列，生动而真实地反映了医院的发展历程。陈列室还补充了职工撰写的字画及奖牌奖杯。特别是针对行业特点，在实物档案中单独设立了医院名医成果展、医院文化建设成果展、医院发展建设成果展，成为医院实物档案陈列的特色。医院纸质档案、实物档案、电子档案成为医院一部活的历史。

担当责任，才能做好档案的利用工作

档案是要通过开发和利用来发挥效益的。担当责任，就是要我们档案管理人员主动去承担档案的开发、利用工作。保持高度的责任感、使命感，不是一时的新鲜感，而是持之以恒挖掘、利用开发档案。档案编研工作要充分考虑单位性质和特点，选题科学，既要符合当前的发展实际，又具有前瞻性，最好选择成熟的主题、单位成系统的工作来开展编研。档案编研除了常规的发文、简报、院报、专题创建汇编成册，撰写全宗介绍、组织机构沿革、大事记、干部任免、业务发展简介、科研成果简介、基本建设简介、数据汇编等，还要根据行业特色，编写高水平的编研材料。如我们医院在编研工作中发挥员工积极性，对编研出版专著的员工给予奖励和加分，员工先后编研了《跨越》、《院志》、《百花与中药》、《名医传》、《文化手册》、《刘吉善文化中医论集》、《赵和平临床经验集》、《常见肝病中医特色诊治与护理研究》、《实用神志病手册》、《常见风湿病中医特色诊治》、《实用中医专科护理健康指导》等多部编研成果，既反映了中医药特色文化，又总结了工作经验，成为医院编研文化的亮点。担当责任，还表现在热心主动的提供档案利用服务上，我们经常深入科室了解业务开展情况，如学术活动、文化活动、创建活动，为活动提供参考的文字材料，有价值的蓝本。如我们医院近几年基本建设任务多，档案室为项目建设提供了大量详实的原始资料，为土地争取、手续办理起到了积极服务作用，受到一致好评。尤其是在员工专业技术职称晋升上，档案室为他们提供大量的原始文件、资料、凭证，受到员工好评。

（作者单位：湖北省十堰市中医院）