村级档案工作存在的几个问题及整改建议

孙昆

村级档案是村级各组织在政治、经济、科教、文化和村民自治等活动中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像等各种载体的原始记录。它记述和反映了基层自治组织实行自我管理、自我教育、自我服务的活动过程。建好、管好、用好这些档案，既能保障农民的合法权益，又能促进农村社会秩序的稳定。尤其是村级档案中大量的土地承包合同、协议书、户籍等作为最有说服力的依据和凭证，有力化解干群之间、群群之间的诸多冲突矛盾。但是由于受多种主客观因素制约，村级档案工作存在诸多问题。

一、村级档案工作存在的问题

1、档案意识薄弱，不存或存而不建。村级建档涉及千家万户，费时费力。特别是现在各村委会都在抓经济建设，“没时间、没精力”开展档案工作，更没有归档建档的意识和习惯，加之，有不少村支部新建搬迁，仅存数量不多的档案也丢失不少。根据南宫市去年对村级档案工作的调查结果来看，多的有几十卷，少的仅有几卷，只保留一些重要村级规划、基建设备图纸、土地承包等档案资料，且管理混乱。甚至有一些村没有档案。有些村基础设施薄弱，檔案工作处于“四无”（无库房，无专门设备，无人问津，无人管理）状态，档案存放杂乱无章。条件稍好的村，把档案放在木厨木柜里，但大多数村只是用袋装、用绳捆，随便一放或桌子下面一堆，与废弃的报刊、书籍“为伍”，档案保管条件达不到“八防”要求。时间一长，易发生火灾、霉变、虫蚀、鼠咬，造成档案资料的严重损毁。

2、整理不规范，利用价值不高。档案工作专业性、知识性较强，大多数行政村没有专职档案人员，即使有也基本没有经过档案业务学习和培训，且更换频繁，只能对档案起到简单的保管作用，不能真正做到档案的立卷归档整理，更不用说对档案进行科学化、规范化管理。由于平时不注意各种文件材料的形成、积累和及时归档，处理比较随意、盲目，导致档案门类不全，载体单一，内容单调。有些档案员虽然做了一些档案搜集和整理工作，但也只是把一些零碎的文件材料收收拢拢，随意装订起来，既不进行分类、编目，也不划分年限、类别、保管期限，文件格式不统一，书写不规范，没有编制检索工具，更没有开展档案开放、多渠道提供查询、借阅等利用工作，结果造成大多数村对档案信息资源的开发利用近乎为“零”，“死档案”不能转化为“活信息”。

3、档案工作发展不平衡。村级建档费时费力费钱，大多数村由于没有集体企业，经费来源比较单一，也比较紧张，加之领导干部重视不够，很难拿出一部分钱来，购买档案用品，配置档案设备，因此不能着力开展档案工作。受经济因素制约，农村档案工作发展呈现不平衡状态，档案管理也呈现出不同发展层次。经济基础较好且档案意识较强的村，档案存放条件好，基本实行了集中管理，且有分管档案工作的领导干部，并采取了一些基本保管措施，但离“八防”要求也很远。比如：由于舍不得购买档案管理所需的必要装具和设备，没有专门档案室或专业档案柜，档案只是存放在固定的装具中。反之，经济基础薄弱且档案意识不强的村，档案工作仍处于起步阶段，只保存了很少或根本没有形成具有保存价值的文字材料，除村级账本外只有土地承包档案，有的村甚至连土地承包档案也未保存全。这些村档案工作很难开展。

二、整改建议

1、加大宣传，建章立制。针对这种情况，我们要加强《档案法》在农村的宣传力度，提高广大村民特别是村干部的档案意识，加深农民对档案相关知识的了解和掌握，让农民自愿收集、整理、保护档案资料。首先，要通过多种形式和途径，例如会议、喇叭广播、板报等方法向广大群众宣传《档案法》、《河北省档案工作条例》及有关档案工作的法规政策，扩大档案工作的社会影响，营造良好的档案工作氛围，从而增强全社会的档案意识，促进村级建档的进一步开展。其次，建立健全各项规章制度，统一标准，成立村级档案工作领导小组，强化管理。如可以成立以村支部书记或村长为主要负责人，会计人员为兼职档案员的档案工作小组，具体负责本村的档案年度立卷归档工作。

2、逐级培训，示范指导。档案工作的专业性、知识性要求我们要提高村级档案人员业务能力。第一，档案主管部门可采取“县培训到乡、乡培训到村”的逐级培训方法，通过定期举办培训班的形式，使乡村级档案人员掌握整理立卷的基本知识，逐渐熟悉档案业务工作，进而具备独立完成档案组卷的能力。第二，鉴于村级档案量少类多、比较复杂的工作实际，档案业务指导部门还可采取示范指导的方法，在每个乡镇选一个示范村进行现场操作，以干代教，共同发现问题、解决问题，深化指导效果，进而使村级的档案工作更清晰、具体、到位。以南宫市农村档案工作为例，档案局多次下乡调研考察后，在乡镇领导协调下，于每个乡镇确定一个试点村进行村级档案工作现场会，以点带面，全面铺开新农村建档工作。

3、发展经济，财政支持。经济基础决定上层建筑。首先，大力发展农村经济，经济上去了，各项工作都能顺利开展。“有钱好办事”，有了钱，就可以修“房”盖“屋”，购置办公用品和档案管理材料。其次，村档镇管，村级档案工作经费列入乡镇财政预算，特别是对档案的整理、维护等方面所需费用要专项列支，购买档案用品及基本设施，按需派发到村，为村级档案工作提供可靠物质保证。

（作者单位：南宫市档案局）